（11）控製通話時間
同時在用電話進行溝通的時候，一般應該把時間控製在3分鍾以內，最長也不要超過5分鍾。即便這一次溝通沒有完全表達出你的意思，最好約定下次打電話的時間或麵談的時間，而避免在電話中占用的時間過長。
（12）設想對方要問的問題
當你在電話中與他人進行商務談話時，對方肯定會問你一些問題，所以你應該事先準備好如何作出回答。一位公司的總經理助理給城外的分公司的一位專家打去電話，請他參加總公司的會議，那個專家聽後立即說道：“為什麼我要跑這麼遠去參加這個會議呢？”在這種情況下，一個拙劣的回答可能是：“我想您最好來這兒。”但如果你事先預想到了這樣的回答，並且能十分機智地給予反饋，你就可以回答說：“您是這方麵的專家，而且我們討論的問題恰巧在您的研究範圍之內，因此如果您能光臨，會對我們有很大幫助。”聽了這些話，那個分公司的專家當時就改變了態度--“好的，我會準時參加的。”
（13）電話留言
在商業投訴中，不能及時回電話最為常見。為了不喪失每一次成交的機會，有的公司甚至作出對電話留言須在一小時之內答複的規定。一般應在24小時之內對電話留言給予答複，如果回電話時恰遇對方不在，也要留言，表明你已經回過電話了。如果自己確實無法親自回電，應托付他人代辦。
2．接聽電話禮儀禁忌
需要注意的是，在商務交往中，不允許接電話時以“你找誰呀”作為見麵禮。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的戶口，一個勁兒地問人家“你找誰”，“你是誰”，或者“有什麼事兒呀？”
萬一對方撥錯了電話或電話串了線，也要保持風度。切勿發脾氣、擺姿態度。確認對方撥錯了電話，應先自報一下“門”，然後再告之電話撥錯了。對方如果道了歉，不要忘了以“沒關係”去應對，而不要教訓人家“下次長好眼睛”、“瞧仔細些”。
如果有可能，不防問一問對方，是否需要幫助他查一下正確的電話號碼。真的這樣做了，不是“吃飽了撐的”，而是借機宣傳了本單位的以禮待人的良好形象。
在通話途中，不要對著話筒打哈欠，或是吃東西。也不要同時與其他人閑聊。不要讓對方由此來感到在受話人的心中無足輕重。
結束通話時，應認真地道別。而且要恭候對方先放下電話，不宜“越位”搶先。
在接電話時，再次要注意給予對方以同等的待遇。堅持不分對象地一視同仁。
極其個別的人，長著一對挑肥揀瘦的“勢利眼”。即使是接電話地，也極為庸俗地“因人而宜”、“對象化”的傾向十分明顯。他們在接電話時，一開始總是“拿架子”，“打官腔”。先是愛搭不理地問上幾句：“誰呀”、“什麼事呀”，然後能推的事情就推，能踢的皮球就踢，“事不關己，高高掛起”。不過他們的天氣也不總是永遠這般陰沉，一旦聽出來對方是上司、是家人、是朋友，或是自己正在求助的人，立即就會“雨過天晴雲散盡”，低聲下氣，細語柔聲，卑躬屈膝，有求必應，不怕旁人說自己是一副奴才腔。這種不能平等待人的做法，既容易得罪人，也會讓旁人看不起。
在接待外來的電話時，理當一律給予同等的待遇，不卑不亢。這種公平的態度，容易為自己贏得朋友。
在通話時，接電話在的一方不宜率先提出中止通話的要求。萬一自己正在開會、會客，不宜長談，或另有其他電話掛出來，需要中止通話時，應說明原因，並告之對方：“一有空閑，我馬上掛電話給您。”免得讓對方覺得我方厚此薄彼。
遇上不識相的人打起電話沒個完，非得讓其“適可而止”，不可的話，說得應當委婉、含蓄，不要讓對方難堪。比如，不宜說：“你說完了沒有？我還有別的事情呢。”而應當講：“好吧，我不再占用您的寶貴時間了”、“真不希望就此道別，不過以後真的希望再有機會與您聯絡”等。
手機的使用禮儀
在商界，人們往往風塵仆仆，來去匆匆。為適應商務人員工作繁忙，活動量大，時常居無定所，而又急需隨時隨地傳信息的特點，近年以來移動通訊業務已有長足的發展。其中，手機更為獨領風騷，日益普及，成為廣大商務人員隨身必備、使用最為頻繁的電子通訊工具。
隨著手機的日益普及，無論是在社交場所還是工作場合放肆地使用手機，已經成為禮儀的最大威脅之一，手機禮儀越來越受到關注。在國外，如澳大利亞電訊的各營業廳就采取了向顧客提供“手機禮節”宣傳冊的方式，宣傳手機禮儀。
商界人士在日常交往中使用手機時，大體上有如下六個方麵的禮儀規範：
1．要置放到位
商務禮儀規定，手機的使用者，當將其位置在適當之處。大凡正式的場合，切不可有意識地將其展示於人。
道理其實很簡單，手機就是手機，它們終究不過是通訊工具罷了，而絕對不能視之為可以炫耀的裝飾品。把它們握在手中，別在衣服外麵，放在自己身邊，或有意當眾對其進行擺弄，實在無聊之至，商界人士是切不可那麼做的。