我們知道，現代社會是一個信息的社會。對於廣大商界人士而言，信息就是財富。目前，多種多樣的現代化通訊工具層出不窮。它們的出現，為商界人士獲取信息、傳遞信息、利用信息，提供了越來越多的選擇。而今應用最多、最廣的是電話、手機、傳真機、電子郵件以及商務書信等，要想充分發揮這些通訊工具的效用，就需要掌握其使用禮儀。
商務電話禮儀
電話在現代商務活動中，應用範圍非常廣。隨著科學技術的發展和人們生活水平的提高，電話的普及率越來越高，無論是生活還是商務活動都已離不開電話。我們每天要接打大量的電話，看起來接打電話很容易，對著話筒同對方交談，覺得和當麵交談一樣簡單。其實不然，在商業往來中，接打電話大有講究，可以說是一門學問、一門藝術。
1．電話的基本禮儀
（1）重要的第一聲
當我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心裏一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中隻要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。根據不同企業的特點，可能會要求報你的姓名，部門的名稱，或者公司的名稱，一定要避免的是，拿起電話之後，說：“喂，說話。”避免使用不標準的用語。應該說：“你好，這裏是XX公司。”聲音一定要清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應有“我代表單位形象”的意識。
（2）要有喜悅的心情
打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由於麵部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“對方看著我”的心態去應對。
（3）清晰明朗的聲音
打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。
（4）迅速準確的接聽
現代工作人員業務繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心裏會十分急躁，你的單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠，聽到電話鈴聲後，附近沒有其他人，我們應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的，這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話隻是“喂”了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。
（5）認真清楚的記錄
隨時牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指①When何時②Who何人③Where何地④What何事⑤Why為什麼⑥HOW如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴於5W1H技巧。
（6）了解來電話的目的
上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌隻說“不在”就把電話掛了。接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。我們首先應了解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。
（7）掛電話前的禮貌
要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛電話，不可隻管自己講完就掛斷電話。
（8）先打腹稿
主動撥打電話的時候，也就是電話拜訪的時候，需要注意什麼問題呢？在主動撥打電話之前，先打一個腹稿，有所準備，這樣可以節省打電話的時間，同時這也是一個非常好的商務習慣。因為你並不知道接電話的人正在忙什麼，在通話之前做到心裏有數，可以有效地節省時間，並能夠提高電話溝通的效率。腹稿打好之後，應該做一個簡單的寒暄，然後迅速直奔主題，不要閑聊天，東拉西扯，偏離你要表達的主要意思。
（9）確定對方是否具有合適的通話時間
當你給他人打電話時，他們也許正忙於自己的某一事情。你應當表明自己尊重他們的時間，並給他們足夠的時間作適當的調整。你可以在開始講話時向對方問一下：
“您現在接電話方便嗎？”
“您現在忙嗎？”
“您現在有時間同我談話嗎？”
“這個時候給您打電話合適嗎？”
“您能抽出點兒時間聽聽我的話嗎？”等等。
（10）表明自己打電話的目的
當你接通電話時，立即向對方講明自己打電話的目的，然後迅速轉入所談事情的正題。職業專家們認為，商場上的機智就在於你能否在三十秒內引起他人的注意。最有效率的領導幾乎從來不花費一分鍾以上的時間因為任何事情進行討論。