（3）把接待車的後備箱收拾幹淨，客人接到後，首先得要放行李，這亂糟糟的汽車後備箱讓客人立馬感覺到這個廠家在管理方麵不細致。
（4）客人上車坐定後，先送上一杯水，以及本次會議的日程安排表。
4.酒店的安排
安排經銷商培訓會時所選擇的酒店要與一般的聯誼會有所區別，從確保培訓會效果的角度來說，在酒店選擇方麵考慮以下幾點因素：
（1）偏遠些的酒店，離熱鬧的市區遠些，免得經銷商老板們出去逛大街，影響次日上課的精神狀況。
（2）在酒店大堂為前來報道的經銷商登記時，要收取客房鑰匙押金，一是避免經銷商過多地進行自行換房，二來也是避免經銷商走時帶走客房鑰匙。
（3）讓酒店方麵提前把客房的消費品全部取走，免得經銷商自行取用後，在費用方麵給廠家帶來的麻煩。
（4）關閉客房裏的長途電話。
（5）保留機動房間。
5.會場安排
要想保證良好的會務效果，會議安排很重要，在筆者參加的若幹次經銷商培訓會中，也遇到過因為事前沒有籌備準備到位，而出現的各類會議事故。這些事故若是從事前籌備的角度來說，也都是很好解決的：
（1）了解會場電流的最大負荷是多少，因為會場往往會啟用多個用電設備，防止出現跳閘事件。
（2）會場使用的話筒一定要雙備份，即有兩個有線話筒，兩個無線話筒，對於連續性使用的無線話筒，一定要備足電池。
（3）要求酒店會場的調音師提前上班，因為調音師的正常上班時間為早晨八九點鍾，可會議往往八九點就已經開始了，而在會議之前，一般需要半個小時以上的音響調整時間。
（4）全場禁煙，若是煙民實在太多，可考慮在靠近出口的地方安排吸煙區。
（5）在會場中提供瓶裝水，千萬別使用那種瓷杯。因為瓷杯需要服務人員多次續水，這服務人員走來走去，影響會場紀律，另外，瓷杯有蓋，蓋子落下時，有撞擊聲，彼此起伏的撞擊聲會幹擾大家的學習情緒。
（6）一定要注重現場的通風，一旦通風不佳，會直接導致大家出現煩躁、胸悶等狀況。
（7）注意溫度，會場內的溫度比室外低2~4度較為合適，稍微冷些，有利於大家頭腦清醒，過於舒適的暖風很容易讓大家昏昏欲睡。
（8）在會議現場可考慮使用強製性無線電靜默設備，強行切斷所有手機信號，避免一些不自覺不肯關手機的經銷商影響會場環境。
經銷商要換貨怎麼辦
事件起因
某製造商在福建地區聯係到當地一家比較有實力的經銷商，一方麵經銷商看重製造商的產品，另一方麵製造商看重該經銷商在當地的影響力，所以一段時間內雙方的合作非常融洽。幾次合作之後，為了加大出貨量，業務員給經銷商鋪了一批貨。但到了回款的時候，經銷商卻一反常態，以部分產品質量問題為由，堅決不回款。針對這個問題，廠商方麵給出了一係列妥協條件，比如更換問題產品，允許降價銷售，但是經銷商就是不肯讓步。幾次談判下來，經銷商終於對廠商業務員提出了要求，就是要廠商用新產品來換老產品。
原來，這段期間製造商方麵研發生產出來了一批更新換代的新產品，打算在處理完老產品之後，全線推出新品打市場。而經銷商不知道從哪個渠道得知了這個消息，發展新產品的利潤空間更大，市場前景更好，於是假借各種理由退回老產品，目的就是為了搶先經營新品。
矛盾
問題至此，廠商方麵一定要堅持催促經銷商回款，把老產品傾銷出去；而經銷商方麵堅決不回款，一定要用新品換老產品。
降低經營成本，轉移經營風險，這是商人的本質，經銷商提出此要求，也是正常的，當然，從廠家來說這就不正常了，畢竟，這在一定程度還是打亂了廠家的計劃部署，並給廠家帶來了一定的經濟損失。
導致出現這種狀況的原因基本都是出在廠家自己身上。
問題一：僅僅是幾次合作之後，廠家業務人員就敢給鋪貨，這不是自找麻煩嗎？是不是出於追求個人業績，而采取的鋪貨行為呢？
問題二：既然廠家有打算在處理完老產品之後再推出新產品，那麼保密工作就做好點，這種事件的發生，也就是因為泄密而導致的。
問題三：對待經銷商，既要會哄，也得會嚇，經銷商一提出不回款，廠家除了哄著、急著妥協之外，難道就沒從反麵角度去想想嗎？誰都有軟肋，難道廠家就沒在這方麵想想辦法？