3.體現對經銷商的尊敬
國人自古以來有個“敬”字的優良傳統，尊敬寫在紙麵上的字，同樣的話，說出來的效果往往趕不上寫出來的。從人與人之間的關係角度來說，把對方說的話，以文字的形式當場記錄下來，這就是一種對對方的尊敬。
4.便於市場交接
鐵打的市場，流水的業務員，這業務員換市場是再常見不過的事情了，可後來接手的業務員，必須要在最短的時間內了解當地市場的曆史狀況和現狀，尤其是與經銷商的合作狀況，但業務交接的時間有限，許多問題隻能是一帶而過。若原業務員能留下一本與經銷商的溝通備忘錄，這將給新接手的業務員帶來多大的幫助。
5.便於上級主管領導的工作檢查
廠家領導前來檢查市場工作，所看到的現狀隻是當時的，領導更想知道的是，在以前，在領導不在場的狀況下，業務人員的工作狀況是什麼樣，又都做了哪些工作，這時，一本備忘錄很能說明問題。
6.追查事故責任
許多市場問題不是突如其來的，往往在前期已經有所體現，可能沒有引起大家的重視，或是沒有及時采取措施早早解決，在事故性質發生變化、事態變得嚴重時，或者已經造成一定損失時，這事故責任自然是要追查的，這時，廠家業務人員和經銷商老板往往就得相互推卸責任，若是有本經銷商往來溝通備忘錄，這追查起責任來也就簡單多了，從而避免許多無謂的糾紛。
7.備忘錄內容的新用途
該備忘錄所記錄的內容，可作為廠家業務人員撰寫工作報告的素材基礎，其中的一些內容還可作為新年度的合同附件。
經銷商培訓會的幾點細節
許多廠家的經銷商培訓會是年年開，在每次的經銷商培訓會結束後，總會有許多經銷商老板抱怨這會議組織得不好，要麼是招待得不好，要麼就是某個會務工作沒安排好，總之是有問題。並且，經銷商還會與其他某個廠家的經銷商培訓會進行比較，又有著多大多大的差距什麼的。而對廠家的會務組織部門來說，費時費力費錢地組織這個經銷商培訓會，到頭來卻不落個好，實在是太冤枉了。其實，若是能關注其中的一些細節，做好相關的事前籌備工作，就能有效地提升經銷商的參會滿意度。筆者這些年以來，以培訓師的身份參加了上百場經銷商培訓會，從中也學到了不少優秀的經銷商培訓會的組織經驗，在此整理出來，以供各位廠家的會務人員參考之用：
1.觀念上的準備
別把前來參會的經銷商當成下級員工，經銷商是廠家的客人。這個觀點是前提，有些廠家之所以在會務安排工作頻頻招致經銷商的不滿，就是因為廠家的是按照開自己員工會議的思維模式來進行會務設計工作，到處都是規定，到處都是要求，沒有從平等或是尊重客觀事實的角度看待經銷商，自然導致經銷商的不滿，以至於抱怨四起，牢騷連連。
2.請誰不請誰
這經銷商培訓會自然要請經銷商老板了，除此之外，還要請誰呢？廠家對此態度不一，有的是隻請老板本人，有的則無此限製，經銷商老板老婆、孩子、員工、朋友的等都有。筆者建議，在確定邀請對象時，最好是邀請經銷商老板及其伴侶，因為國內的私營經銷商群體中，很多都是夫妻搭檔的管理模式，也就是夫妻倆都是老板，要培訓自然是一起參加培訓的效果最好，也免得出現老公參會學習了許多新東西和新市場趨勢，而老婆因為沒有參會，仍然堅持舊有的那一套，在後期的運作中出現些矛盾和理解不對稱的事情來。
另外，在邀請函上需直接注明，下屬、孩子、朋友不要帶上，因為經銷商培訓會上往往會安排一些管理方麵的學習內容，就是如何管理甚至是對付下屬的，老板若是帶著下屬一起去上課，恐怕不太妥當。有的經銷商老板喜歡帶朋友一起去，而這些帶去的朋友不但給廠家幫不上什麼忙，並且會以旁觀者的身份在經銷商老板耳邊說上不少風涼話，對廠家有頗多的不利因素。至於經銷商老板帶孩子去，也不太合適，原因有三：第一，孩子若帶到培訓會現場，難免會影響會場環境；第二，若是把孩子放在房間，參會的老板又會心神不定；第三，經銷商培訓會多安排在一些風景優美的城市，老板們經常會帶孩子出去玩了，培訓會也不參加了。3.迎接
除了極少數本地經銷商和自駕車前來的經銷商老板外，大多數經銷商老板參會無非是火車、汽車和飛機。那麼，這接待工作就得從車站碼頭開始了，這類的迎接工作一般得主要以下幾個細節：
（1）安排穿廠家製服或是促銷服裝的禮儀人員，作為迎接的識別人員，便於識別。
（2）製作大幅的迎接牌，接待人員人手一塊，便於經銷商識別。另外，在迎接重要嘉賓時，還得標注該嘉賓的姓名。別省那點錢，弄張皺巴巴的白紙，寫上人家的名字去迎接。