1．備貨
在合理控製訂貨的基礎上，按時、按質、按量地準備好應交的貨物，這是做好發貨工作的前提。
★(1) 備貨準備。根據合同規定的日期，及早向生產部門、供貨部門聯係，確定提貨時間，或安排庫存商品進行加工整理。準備裝運貨物，要注意核查產品品質、規格、花色搭配等。在備貨或加工整理中，如發現產品品質問題應及早研究解決；如發現數量短缺而合同中又不準分批裝運或未簽定溢短裝條款，應采取有力的措施補貨。由於在搬運過程中可能發生意外損壞，因而備貨數量應留有餘地，以免因部分貨物損壞，一時不能補齊而影響發貨。
(2) 檢查貨物包裝。對備運貨物的包裝材料、包裝方法、包裝質量等認真進行檢查，既要符合運輸的包裝要求，也要與合同要求相符。
(3) 刷製貨物的標簽和標誌。合同中如有規定，備貨時應按規定預先刷製標簽和標誌；如合同未規定，應催促對方提貨，並在接到客戶通知後及時刷簽。刷簽時要注意圖形和字跡清楚、位置醒目、大小適當。★
2．編製貨物發運分析單
根據合同規定和彙款、回函情況，編製貨物發運分析單。它是企業內部各個環節和外部各單位辦理貨物發運工作的聯係單，它把發貨各環節與各個部門的工作聯係起來，使發運工作密切配合、順利進行。發運工作各環節，如報檢、儲運、投保、製單、結算等，均按分析單的要求辦理。內容按合同有關條款逐項複核，以防出現差錯。因交易條件及各部門需要的不同，貨物發運分析單一般應一式數份，分送倉庫、統計、財會、報檢、儲運、投保、製單、結算等各部門。單據是商品交易過程中各部門聯係的主要依據，也是發貨、結算的主要憑證。製單工作必須做到正確、完整、及時，單證要簡明、整潔。
3．檢驗貨物
凡合同中規定產品必須出具檢驗證明的，在貨物備齊和收到對方來函後，即向有關部門申請檢驗。按合同要求，可以由商檢機關檢驗，可以委托技術監督部門檢驗，也可以由買方或賣方自己檢驗。檢驗不合格的貨物，一律不能發運。
4．聯係車船
聯係車船是做好發運工作的基礎，沒有車船計劃，貨物備齊也難以發走。特別是在運力緊張的情況下，車船問題是直接製約發貨的關鍵。
★(1) 汽車運輸的貨物，企業要及時與承運部門或單位聯係，經協商達成一致後，即可開具"貨物發運單"，與承運部門或單位辦理承運事宜。"貨物發運單"通常一式五聯，第一聯為儲運存查，第二聯為運輸部門交貨簽收後結算運費，第三聯為收貨單位備查，第四聯為收貨單位簽收後退回作托收憑證，第五聯為收貨單位簽收後退回。
(2) 火車運輸的貨物，應先查明貨運車皮計劃、車次等，根據貨物發運要求填寫托運單，截至收單期前送車站貨運部門作為定車依據。車站收到托運單後，根據車皮計劃、貨物性質、貨運數量、目的站安排車次。
(3) 車次時間確定後，車站即簽發托運單作為收貨裝車的憑證。
(4) 船運聯係手續與聯係車皮基本相同。★
5．裝車(船)
銷售部門應在托運單位規定時間前組織人力把貨物運至車站貨台或貨艙。車站(或船運公司)憑裝貨單核對驗收貨物，收貨完畢，由車站(或船運公司)簽發收貨收據。所裝貨物如有包裝損壞、件數短缺等情況，應立即進行調換或補救。發貨人憑收貨收據及時向車站(或船運公司)換取正式提單並辦理運費結算。"鐵路運單"一式五聯：第一聯正本和第五聯是貨物到達通知，由鐵路貨運部門交給收貨人，第二聯是運行報單，第三聯交給發貨人，第四聯由鐵路部門交給到達車站。
6．投保
有些商品運輸，根據合同規定或車(船)要求，要辦理保險。投保時，由銷售部門填具投保單，送交到運輸部門或與車船運輸部門同時辦理，一旦簽發保險單，保險即按規定生效。一筆銷售業務，貨物從銷售單位交至買方手中，都要經過距離長短不等的運輸及多次裝卸和儲存。在此過程中，貨物很可能遇到自然災害或意外事故，受到損失。為了保障貨物發生損失後企業可以得到經濟上的補償，企業通常都要投保貨物運輸險，以達到轉移風險的目的。
7．寄送裝車(船)通知
貨物裝車(船)完畢，並取得提單後，按慣例要把貨物實際裝車(船)情況用電傳、電報、電子郵件或特快專遞寄送單據副本的辦法通知買方，便於買方了解裝運情況，做好收貨準備。如果貨物由買方負責保險，企業應及時通知買方辦理投保。
◎ 退貨管理
依據買賣合同而出貨的商品，由於某些因素會發生客戶將商品退回企業的現象，這就是退貨。發生客戶退貨，企業應檢討銷售管理工作，努力減少退貨。為此，企業應該查明退貨的原因，並對退貨進行嚴格的管理。
1．退貨的原因分析