“昨天我缺一份公司的營業執照複印件,先找行政,他們說得到財務那兒拿。好不容易找到了財務,又說要財務總監同意,而財務總監又關機。這不讓人搓火嗎?”
“幾點的事呀?”
“昨晚8點。”
“都下班了!再說,人家也不知道你著急找他呀。”
“我和其他那些部門的人吃飯的時候,他們還總說‘你們銷售多好哇,一切資源、投入都是你們優先’。可我們部門累得半死也沒人看見,而且誰都能衝著我們呼來喝去……真氣人!”
這個案例反映的便是典型的跨部門溝通問題。
4.與客戶溝通
作為一個商業性的營利性組織,利潤決定了組織的未來,而客戶是利潤的直接來源,誰與客戶之間的溝通更為有效,誰就能在商戰中占據有利地位,否則就隻能在一次次的較量中敗走麥城。而在爭奪客戶的戰鬥中,最有效的辦法就是找準客戶需求,抓住客戶“軟肋”,而這些都是需要在進一步的溝通中去發現的。解決了與客戶有效溝通的問題,就等於拓展了組織的生存空間。
5.與其他組織溝通
組織是不能獨立存在的,它存在於整個社會大環境中,需要與其他的組織發生關係,主要包括與政府組織的溝通,與同行業企業組織的商業競爭,與媒體的溝通等。與政府組織的溝通能保證組織的政策、方向上的無誤,與同行業的溝通能保證組織在行業競爭上的不落後等。
1.3.2組織溝通的網絡
1.按照溝通對象進行劃分
按照溝通對象的不同,組織內部的溝通網絡,從靜態結構看,可以歸納為“三橫兩縱”。
三橫是指戰略層、管理層、執行層三個層麵各自針對戰略、業務、實施不同領域的橫向溝通絡脈。兩縱包括自上而下與自下而上的兩條縱向溝通經脈。概括來講,組織溝通包括“向下溝通”、“向上溝通”、“橫向溝通”三種溝通網絡。組織內部高效的信息傳遞,員工意見的即時反饋,組織整體健康的保持,都依賴於“三橫兩縱”溝通網絡的高效和通暢。
(1)向上溝通。主要是指組織成員和基層管理人員通過一定的渠道與管理決策層所進行的信息交流。它有兩種表達形式:一是層層傳遞,即依據一定的組織原則和組織程序逐級向上反映。二是越級反映,即減少中間層次,讓決策者和組織成員直接對話。
向上溝通要求基層領導深入實際,及時反映情況,做細致的工作。相對於向下溝通來說,向下溝通比較容易,居高臨下,甚至可以利用廣播、電視等通信設施來進行。
(2)向下溝通。管理者通過向下溝通的方式傳送各種指令及政策給組織的下層,包括有關工作的指示、工作內容的描述、員工應該遵循的政策、程序、規章等、有關員工績效的反饋以及希望員工自願參加的各種活動等。
向下溝通是傳統組織內最主要的溝通流向,一般是以命令的方式來傳達政策、計劃、規定之類的信息。傳統的管理方式一般偏重於向下溝通,管理風格更趨於專製。
(3)橫向溝通。主要指與同層次不同部門及個人之間的溝通。在組織管理中,橫向溝通又可具體的劃分為以下4種類型:
組織決策階層與工會係統之間的信息溝通;
高層管理者之間的信息溝通;
組織內各部門之間的信息溝通與中層管理者之間的信息溝通;
一般員工在工作和思想上的信息溝通。
2.組織溝通按照溝通網絡的基本形式進行劃分
(1)鏈形網絡。其交流隻能是向上或向下進行。這種情況一般發生在隻有直線形權力關係而沒有其他關係的組織中。如員工向小組長報告,小組長向部門主管報告,部門主管向總經理報告,總經理向董事長報告,這幾個人的關係就代表了一種鏈形關係。
(2)Y形網絡。即有2個部屬向其經理報告,在經理上麵有兩級管理層。實際上是一個4個層次的結構。