二、加強工程建設項目檔案管理工作的建議及對策
1.強化全員重視工程項目檔案工作的思想意識。工程項目檔案是工程人員花費大量心血完成的，不僅是工程項目建設的曆史記錄，更是工程項目建設經驗和技術的結晶，直接反映工程項目建設的成果。從這個意義上說，建設單位應把工程項目檔案工作作為一項重要的基礎工作抓，提高全員對工程檔案管理的認識。同時把工程項目檔案管理工作列入工程管理的內容，與工程管理的其他內容同計劃、同要求、同考核。
2.建立健全檔案管理組織網絡，明確專兼職檔案人員職責，工程項目負責人為項目檔案主要責任人，牽頭成立建設、設計、施工、監理四方麵組成的檔案資料小組，要求各施工、設計、監理等單位，配備固定的專職或兼職檔案人員，負責工程建設期間資料的收集、整理和歸檔工作。
3.把檔案管理責任納入相關合同中，增強合作方的檔案管理意識，自覺按照合同約定收集、積累、整理和移交完整、準確、齊全的檔案資料。
4.組織項目專兼職檔案資料管理人員參加相關工程項目檔案專業知識培訓，提高業務技能，及時掌握國家、省市檔案行政管理部門製定的案卷整理規則，提高案卷整理質量。
5.加強檔案人員與工程項目技術人員密切配合。工程技術人員參與工程項目建設全過程，他們熟悉工程文件材料的內容和形成過程，同時了解工程進展情況。可以由工程技術人員協助檔案人員審核各項施工記錄數據是否真實可靠，竣工圖是否真實準確地反映工程竣工的實際情況等，這樣有利於工程項目檔案質量的控製。
6.加強工程項目驗收過程中檔案的驗收、總結。檔案部門參加竣工驗收，同時審查工程檔案資料是竣工驗收的法定內容，也是保證工程檔案資料質量的一種手段。在工程竣工驗收時，檔案驗收要同時進行，對工程項目檔案進行初驗收，檢查各項合同項目檔案是否符合規範，對存在的問題提出整改措施並限期整改，在工程總驗收前檢查整改結果，提出驗收意見。竣工檔案的驗收移交應納入工程交接驗收程序，沒有完整、準確、係統的竣工檔案，工程不能交接驗收。
7.增強建設單位的依法治檔意識。建設工程檔案是依附於建設工程的，是工程保質保量的一個重要憑證，因而工程檔案與建設單位及全社會有密切的利益關係。國務院頒布的《建設工程質量管理條例》十七條明確規定：“建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各個環節的文件資料，建立、健全建設項目檔案，並在建設工程竣工驗收後，及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案。”建設單位是有法可依的，也必須依法管理工程檔案，做好收集整理、建檔、移交三個環節，保證工程檔案的成套性和科學性。
工程建設項目檔案不同於一般的檔案，工程項目建設的特點決定了工程建設項目檔案的係統性、專業性。而且，工程建設項目檔案形成於工程項目建設的全過程。這就要求在工程建設項目檔案管理工作中，從工程項目立項起開始，采取行之有效的運作機製，加強對工程建設項目檔案的過程管理，確保竣工檔案材料完整、準確、係統。