如何加強工程建設項目檔案管理工作
高教高職研究
作者：孫文靖
摘 要： 本文就當前檔案作用日益突出的工程項目檔案管理存在的問題進行認真分析，並提出做好工程建設項目檔案管理工作的相關建議及解決對策。
關鍵詞： 工程建設項目檔案 存在問題 解決對策
工程建設項目檔案是指建設項目在立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件，包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件等。隨著各地新一輪城市建設的大發展，工程項目建設檔案的管理問題日益引起社會的廣泛關注。完整、準確、齊全、係統的工程項目檔案不僅能滿足項目本身管理維護的需要，而且能為城市建設及改造提供準確的依據和憑證，減少不必要的人力、財力和時間的浪費。因此，如何加強工程項目檔案管理工作可以說是刻不容緩的。本文在分析目前工程建設項目檔案管理工作存在的問題的基礎上，提出一些建議及對策。
一、存在的主要問題
1.缺乏有效的檔案管理組織，對工程項目檔案工作重視不夠。
目前，在很多項目中，還沒有建立固定專職性的檔案管理組織。主要表現為：檔案工作人員不固定，一般不設專職檔案工作人員，兼職的也不固定，造成職責不清，兼而不顧，工作不到位，甚至存在無人管理的現象。另外，一些單位的領導往往隻重視抓經濟效益和工程質量，同時由於項目部不是固定常設的編製單位，不少施工項目部從項目經理到部門領導檔案意識薄弱，片麵認為隻要把工程搞好就行了，忽視工程檔案管理工作。
2.管理規章製度不健全，檔案整理人員素質偏低。
某些工程單位沒有建立健全檔案管理製度，沒有實行工程中的檔案質量否決製。他們對工程工程進度和質量有嚴格的製度要求，對檔案資料的形成、收集、積累、整理和交接沒有製定相關管理製度加以保障，導致歸檔材料不完整、不齊全。有些工程建設單位、施工單位臨時抽人整理立卷。這些人沒有參加過檔案專業知識培訓，不能做到科學分類和整理立卷，使得移交檔案館的重點工程竣工檔案質量低。有的檔案進館後，還要重新拆卷返工，浪費了人力、物力、財力。
3.在工程項目建設過程中沒有指定一個主要責任單位按照“四同步”原則，負責檢查指導各階段和各部門文件材料收集、積累情況。
大部分工程建設項目都具有建設工期長、專業涉及多、建設隊伍流動性強等特點。如果沒有指定責任單位不定期檢查和指導檔案工作，每個施工單位隻負責自己那部分工程的施工檔案；當工程竣工時，基礎工程已完工了幾個月甚至一、兩年，其施工資料殘、缺、髒、亂，甚至杳無蹤影的不為少見；若出現資金、質量等問題，則會延長工期，由此造成檔案的不完整、不齊全。
4.沒有及時將工程項目建設過程中的檔案管理責任納入相關合同中，使得部分合作單位缺乏必要的法律約束，導致檔案管理意識淡薄，材料收集不全。甚至有些工程的竣工驗收根本都沒有把檔案的專項驗收列入其中。