(四)對高校收費管理的監督檢查重視不夠
物價、教育、財政和審計部門極少對學校收費管理進行定期或不定期檢查,隻是接到高校收費舉報、投訴問題時才下來檢查,內部審計部門也未將學生收費管理納入其審計範圍。
三、完善高校收費內部控製的措施
(一)收費係統的崗位設置要合理
在計算機網絡下,收費係統的崗位有:數據管理員、收費員、收費審核員和票據管理員。
數據管理員:負責收費軟件的維護、學生應收費用的初始確定、變動調整、數據的備份與恢複,及時與招生、教務、住宿管理等涉及應收款確定的部門進行溝通,保證所有數據的初始、異動和審核有據可依。
收費員:負責根據審核無誤的應收費用收取學生的學宿費等,並開具正式機打收費票據,及時編製收費日報表,彙總當日各項收費金額和票據使用情況,以供票據管理員定期繳銷票據和記賬人員審核記賬。
收費審核員:負責審核應收款的確定、增減變動是否真實、完整,負責票據領用時的使用內容合規合法及是否符合收費許可證規定,負責審核收費係統與銀行、賬務係統的相關數據對賬工作。審核完,定期統計學生收費和欠費情況,並及時把有關學生收費欠費信息掛在校園網上,進行欠費催繳。
票據管理員:負責票據的購買、保管、領用、繳銷工作。
上述崗位要做到相互分離,即數據管理員與收費員分離,數據管理員、收費員與收費審核員分離,收費員與票據管理員分離,使收費工作相互牽製和製約。
(二)高校收費核算方式要有所變化,實現收費係統和賬務係統數據的統一
若實現收費係統和賬務係統數據的統一,可在會計核算方法上改進,即在資產類“應收及暫存款”科目下,增設“應收學宿費”等子科目,借方表示應收學生費用,貸方表示實收學生費用,借方餘額表示學生欠費。在實際工作中,做到學生收費係統數據的每一項變化都在賬務係統中“應收學宿費”等子科目下,通過記賬憑證來體現。同時這兩個係統裏的數據定期進行核對,使其保持一致。通過賬賬核對實現各自獨立的收費係統和賬務係統的數據統一,它不但保證學生收費的準確性,而且完善了學生收費檔案的管理。相應地在負債類“應繳財政專戶款”或“代管款項”科目下,增設“實收”和“預收”兩個子科目。根據招生等部門的單據,借記“應收學宿費等”,貸記“應繳財政專戶款”或“代管款項”“預收”兩個子科目;根據學生銀行繳款單,借記“銀行存款”,貸記“應收學宿費”;同時根據所開具的收據借記“應繳財政專戶款”或“代管款項”的“預收”子科目,貸記“應繳財政專戶款”或“代管款項”的“實收”子科目。辦理退學、休學時,根據退學(休學)單,若未繳費用,用紅字借記“應收學宿費等”,貸記“應繳財政專戶款”或“代管款項”“預收”兩個子科目;若已收費用,退費時,用紅字借記“銀行存款”,貸記“應繳財政專戶款”或“代管款項”的“實收”子科目。上繳財政專戶時,借記“應繳財政專戶款”的“實收”子科目。為維護高校“收付實現製”核算原則不變,在高校對外提供資產負債表時,可將“應收學宿費等”借方餘額與“應繳財政專戶款”或“代管款項”的“預收”子科目貸方餘額剔除,因這兩個數一致,故不影響資產負債表的平衡。