試析彩票行業檔案管理常見問題和對策
工作園地
作者：李溪源
1 彩票行業檔案管理存在的問題
1.1 檔案管理工作紛繁複雜、工作量大。彩票行業的技術更新很快、發行遊戲種類繁多，如，投注站檔案僅河南就有15000個之多，再加上市場的形勢瞬息萬變，彩票任何新玩法的上市、遊戲的發行方式、促銷形式發生改變都將給檔案管理工作帶來很大的難度，增加檔案管理的複雜化。
1.2 檔案管理工作流程不規範。彩票行業在檔案的管理上存在著諸多不規範的問題：一是檔案的號碼記錄不規範；二是檔案的案卷標題撰寫不規範；三是大部分案卷缺少卷內目錄；四是組卷混亂沒有延續性。
1.3 檔案的檢索效率有待提高。彩票檔案的檢索方式有計算機檢索、手工檢索兩種方式，目前傳統的手工檢索方式占據很大的比重。雖然彩票行業在檔案管理的手工檢索途徑上做了大量工作，編製出了多種方式的檢索工具，但是目前的檢索效率依然很低。另外，在編製檢索工具中出現了“多”而不“精”的問題，檢索工具的增多並沒有提高工作效率。
1.4 行政性與業務性高度結合。彩票中心的發行銷售給檔案的管理增加了很大的難度，由於我國的彩票中心都是事業型單位，因此檔案的管理工作就有了行政性與業務性高度結合的特點。
福利彩票在實踐過程中形成了民政主管部門、財政監管部門和全國彩票發行機構三個管理係統，全國彩票係統又分為中央、省、地三級管理層次。這種三級管理的體製對彩票行業的檔案管理工作提出了更高的要求：一是要適應彩票發行過程中的營銷方式、遊戲變革的動態發展；二是要符合檔案的管理工作基本要求。因此，做好彩票行業的檔案管理工作是一項挑戰。
1.5 信息開發和編研有待完善。彩票行業在信息開發和編研中存在應付行為，檔案管理人員為了應付升級隨便挑選幾個人來進行編研，編研的質量太差、實用性很小、利用價值不高。
2 提高彩票檔案管理工作的幾項措施
2.1 提高全體工作人員檔案管理意識。彩票行業的檔案管理相比其他行業有著一定的特殊性，大部分人對這個行業的檔案管理有著陌生感，人員檔案管理意識有待提高。因此，隻有提高了彩票行業人員的重視程度和積極性，才能不斷地適應彩票行業的高效運轉，不斷完善檔案管理事業的體製與管理水平，健全檔案管理的規章製度，保證彩票事業安全、快速發展。
2.2 完善工作機製，提高工作效率。彩票檔案管理部門作為職能部門，其工作人員本身就要積極地貫徹執行國家檔案法律法規和方針政策，統一協調各個業務部門的檔案管理工作，協助上級領導完善檔案管理的各項規章製度，提高對檔案管理工作的指導、檢查和監督力度。另外，針對檔案管理工作要分工明確，為單位檔案管理工作順利開展打下堅實的基礎。
3 結合實際情況逐步解決曆史疑難問題
在福利彩票的發展過程中，工作量大，但是工作人員較少。由於硬件條件在開始之初缺乏，因此，彩票行業的檔案管理工作仍然有很多遺留問題。近年來，隨著彩票行業的快速發展，一些部門才逐步認識到了彩票檔案管理工作的重要性，調入專門人員負責彩票檔案的管理工作，通過對檔案管理規範化、科學化、製度化，逐步實現對檔案的有效管理。
4 逐步實現檔案電子化管理
為了促進檔案的管理工作跟上福利彩票事業的發展，彩票工作中心通過向其他單位積極學習經驗，並且邀請了檔案管理專家對福利彩票的檔案管理工作進行指導，通過安裝檔案的管理軟件對主要文件進行計算機輸入，逐步建立了全部文件的電子目錄形式。並且對上級部門的關於彩票業務的來文進行錄入，逐步實現完整的電子文檔。同時，通過對之前的紙質文檔進行計算機的輸入，為將來工作人員網上查閱和文件的歸檔打下了堅實的基礎。
彩票檔案管理工作人員要努力探索出一種新的管理方法，將電子文件進行歸檔保存，將彩票的檔案管理融入整個彩票行業的建設發展中；逐步探索出彩票檔案共享的平台與製度，力爭在最短時間內將彩票的紙質檔案都進行歸納整理成電子檔案。彩票行業的檔案管理人員要積極地做好檔案的後期服務工作，協助管理層人員建立完善的借閱製度、檔案查詢製度，將檔案的工作與業務工作緊密聯係在一起，提高檔案信息服務質量，促進我國彩票事業的健康發展。
（作者單位：河南省福利彩票發行中心 來稿日期：2014-12-18）