2 人事檔案管理存在的問題
2.1 流動人員檔案利用相對不方便。人事檔案管理模式存在的雙軌製，給檔案利用帶來不便。主要是對於人事檔案留存在人才交流中心的流動人員，在辦理護士執業注冊、變更或職稱考試時和晉升工資時需要調閱以前的工資表格；辦理社會保險轉入時，需要查看與原單位簽訂的勞動合同情況以及辦理社會保險的原始資料等情況時，都需要人事檔案工作人員去人才交流中心調檔查閱，在聘用人員逐年增加的情況下，人事檔案工作人員的工作量相當大，查閱後常常與在編職工辦理時間不一致，檔案利用不方便。
2.2 輕視人事檔案現象較為嚴重。人事檔案利用率的下降，使人們產生人事檔案地位下降的錯覺，輕視人事檔案的現象屢有發生。表現在：
2.2.1 任意借閱現象較為嚴重。人事檔案管理工作中製定有借閱製度，但是有領導在調閱個人檔案時，仍然存在不簽字不打借條現象，任意性增加；職工個人不了解檔案保密規定，要求查閱個人檔案，甚至要求複印相關內容，在沒有接到肯定答複時認為是人事檔案工作者故意刁難，造成關係緊張。
2.2.2 個人承擔檔案轉交接任務。在大學生畢業分配、轉業退伍、調動晉升時，由於各種原因，人事檔案常常由個人攜帶轉交，在接轉人事檔案時，不開具調檔函，手續不嚴格等。有的檔案交給人事部門時甚至沒有密封，存在人為改動或掉頁缺頁的現象，人事檔案的真實完整受到破壞。
2.2.3 人事檔案與本人脫離現象時有發生。按規定，檔案管理與員工的人事管理相統一，表現在：“人在檔案在，人走檔案走”，但是在實際工作中，存在人員調動未辦理完手續期間，人事檔案仍然繼續存放在原單位現象，新單位辦理手續卻沒有檔案無法完成有關工作；還有個別單位為吸引人才，對流入的高級人才免予提供人事檔案，允諾到單位後重新建立。比如，2012年，科研院有一職工，辭職後在相關手續還未辦理完畢時就離開原單位到新單位就職，人事檔案放棄不要，給人事檔案工作帶來被動。
2.2.4 人事檔案管理的法律法規尚不完善。在實際工作中，發現人事檔案管理規定的有些內容與現實不符，難以落實。如，幹部人事檔案材料的收集範圍及保管鑒定等各項製度，與當前專業技術人員的跨行業發展不相適應，有許多材料不在收集範圍內，影響了人事檔案信息的完整。在《流動人員人事檔案管理暫行規定》中缺少簽訂勞動合同和辦理社會保險內容，不利於工作。
3 對策與建議
3.1 主動工作，承擔管理責任
3.1.1 承擔編外聘用人員人事檔案管理責任。如果按照流動人員人事檔案管理條例，流動人員的檔案由人才交流中心管理，但實際上給檔案利用造成不便，而且大部分的聘用人員不願意交給人才交流中心，覺得放在自己單位放心、方便，我們就按照實際情況，主動承擔管理責任。對於新進入單位的編外聘用人員，建議他首先把人事檔案放在人才交流中心，沒有檔案的建議他去人才交流中心谘詢建立，方便今後利用，如果願意放在單位我們也同意接收，但必須經檔案管理員驗收，補齊所有材料驗收合格後才予接收，編號入檔，管理方式等同在編人員。
3.1.2 加強流動人員人事檔案管理。麵對聘用的流動人員越來越多情況，參照《流動人員人事檔案管理暫行規定》，科研院加強流動人員人事檔案管理，對於新招聘合同員工，宣傳檔案的重要性，要求必須有人事檔案才給予其辦理社會保險，沒有人事檔案的必須按照檔案要求返回原單位（原所在學校）辦理，丟失檔案的要求填寫有關表格，交納相關證件，人事檔案部門給予重新辦理或者去人才交流中心辦理。