事業單位人事檔案管理現狀與對策
工作園地
作者：馮豔
近年來，由於各方麵的原因，人事檔案管理發生了諸多變化，出現了一係列問題，麵對問題，應該如何解決，成為人事檔案管理工作者研究的新課題。本文以河南省人口和計劃生育科研院（以下簡稱科研院）人事檔案管理為例說明。
1 人事檔案管理現狀
1999年河南省事業單位人事製度改革，科研院全員實行聘用製，開始聘用臨時工充實專業技術人員隊伍，2003年該院編製人數85人，在編員工82人，聘用員工4人，因為聘用人員數量較少，沒有管理其人事檔案。但是隨著形勢發展和計劃生育職能的轉變，科研院在2006年到2014年事業編製沒有增加一名的情況下，從社會上大量招聘員工，到目前為止全院共聘用員工43人，已經占在編職工數量的一半以上，改變了職工隊伍構成。與正式在編人員有技術、工人、行政管理崗位分類不同，聘用員工主要是有一定技術專長的人員，分布在各個技術崗位，有“外聘專家”“合同工”“臨時工”等稱呼。“非編人員”身份構成也非常複雜，他們中既有無固定工作單位的專業技術人員，也有從企事業單位辭職、病退人員，還有退休職工、大中專畢業生等，從事醫師、藥師、護師（士）、煎藥員、文印員等崗位，這些編外聘用人員很多人已成為各科室業務技術骨幹。管理聘用員工的人事檔案提到日程上來。人事檔案管理現狀是：
1.1 人事檔案管理模式改變。由單一內部管理模式向雙軌製管理模式轉變。按照《流動人員人事檔案管理暫行規定》，這一部分聘用人員的人事檔案應由縣級以上人才交流中心管理，所以在科研院，人事檔案管理存在兩種管理模式，一種是在編人員的人事檔案管理，在內容和管理方式上均按照《幹部檔案管理條例》管理，一種是非在編聘用人員職工的檔案，按照《流動人員人事檔案管理暫行規定》，由鄭州市人才交流中心管理，管理模式改變。
1.2 人事檔案的個體利用率下降。人事檔案的利用主要表現在人事活動中，比如，人事任免考察、工資變動、職稱職務晉升、出國考察憑證等，隨著人員流動性增加和各方麵發展需要，原來辦理出入境、考研、考公務員、辦理轉正定級、職稱晉升等需要個人出示檔案原件或檔案內部分材料的複印件，現在辦理不需要了，隻需出具人事證明即可；辦理新錄用人員工資定級時，上級審批部門規定除研究生學曆以上有工作經曆的需要提供人事檔案，一般不再提供檔案；專業技術人員職稱晉升隻需提供檔案內近五年的年度考核表複印件，人事檔案個體利用率下降。
1.3 人事檔案的應用範圍更廣。在計劃經濟體製下，人事檔案為政治目的服務，應用者多是黨政機關和組織人事部門；在市場經濟環境下，黨政組織機構和人事部門仍然把人事檔案作為考察幹部和考核職工的基礎性材料，另外聘用了大量流動人員的大中型企業和實行聘用製的事業單位，都需要通過查閱流動人員的人事檔案了解應聘者素質、業務能力及各方麵的信息，發現對口人才，人事檔案的應用範圍擴大了。
1.4 人事檔案的個人信息得到保護。在原有的幹部人事檔案中，一般有社會關係和黨團關係憑證詳細證明等，但是隨著時間推移，我們在收集整理新入職職工，特別是從學校轉來的學生檔案和調入人員檔案時發現，涉及職工私密信息的檔案材料在逐步減少，例如，檔案裏的社會關係、婚姻關係的材料證明較少，在一定程度上保護了個人的私人信息。