3.1.3 建立流動人員人事檔案副本。對於已經放在人才交流中心管理檔案的人員，我們建立了檔案副本，收集該同誌的身份證、學曆證和任職證書複印件、合同複印件、辦理社會保險材料的複印件，備工作之需，實際證明這種檔案副本管理較為方便，減少了去人才交流中心的次數，減輕了工作量。
3.2 實施人性化管理
3.2.1 加強在職員工人事檔案管理。特別是加強借閱製度和接轉入（出）手續，完善《科研院人事檔案借閱製度》，加強借閱手續管理，借閱檔案必須有主管領導和人事部門負責人簽字才可借閱，並於當天還回；對於調出人員檔案盡快辦理檔案核查、完善、密封，按照對方單位要求快遞寄走，不讓調出人員為難。
3.2.2 尊重個人擁有的人事信息知情權。人事檔案管理中一直存在並延續著神秘思想，實行本人回避製度。隨著社會的發展和知情權觀念的深入人心，在工作中盡量做到保證機密與適度開放。比如，檔案中涉及國家機密的部分或者涉及個人的曆史評價、處分材料，嚴格實行保密製度，不允許任何個人查閱，除非組織需要，有領導簽字同意才可；對那些本人要求知道的部分，允許本人查閱，例如，報考博士時，學校要求本人提供研究生階段學習成績，我們就按當事人的要求準予其查看此部分內容，需要複印的話經領導審批可以抽出複印，管理更加人性化。
3.2.3 實現人事檔案信息化。實現信息化管理，保證人事檔案信息的完整真實。科研院目前人事檔案信息化主要通過河南省事業單位工資軟件係統和事業單位人事崗位管理係統來實現，通過這兩個軟件可以查到人事檔案的基本信息，如，個人的名字，身份證號碼，參加工作時間，學曆、工作經曆、現任職稱或職務、聘任時間等重要的人事信息，這個信息隻有操作員來掌握，一般人員不允許看到，避免人為的改動，保證了信息真實和安全，在人檔脫離的情況下依然可以查閱到人事信息。
3.3 創新管理，增加收集範圍。根據工作需要，酌情增加人事檔案收集材料，為技術人員未來的職業發展提供支撐。隨著計劃生育事業的發展和專業技術人員專業技能的提高，在原有的人事材料歸檔中增加了技術人員的社會團體專兼職情況和科研成果獎勵信息，比如，參加某醫學專業學會並任職的審批表，獲得省科技成果獎證書的複印件等；按照2008年《勞動合同法》，流動人員人事檔案歸檔內容增加與用人單位簽訂的勞動合同書、辦理社會保險的相關材料，因為這些材料涉及社會保險金額度的計算和退休後的發放，為慎重起見我們統一放入人事檔案，以備查考；按照河南省2014年事業單位繼續深化改革的文件規定，今後所有事業單位在編人員全部辦理社會保險，那麼在編人員的人事檔案也將增加相應材料，收集內容將更加豐富。
（作者單位：河南省人口和計劃生育科研院 來稿日期：2014-12-18）