3 外國聲音檔案的管理概況
對聲音檔案的管理，澳大利亞的國家電影與聲音檔案館、加拿大的檔案委員會等都從管理的角度發布了政策與指南，對聲音檔案的管理進行指導，主要涉及收集、整理與著錄、保存、利用等環節。
3.1 收集。檔案機構保存的文本檔案主要是檔案機構相對應的形成部門在履行職能的業務活動中自然形成與積累的，聲音檔案主要是檔案機構特殊館藏的一部分，很大一部分是以社會收集的方式來形成與豐富館藏。因而，收集是重要的環節。這個環節主要從收集政策上體現，主要包括設定目標、原則、成立項目。以澳大利亞國家電影與聲音檔案館的收集政策為例：[5]
第一，設定目標。主要是基於2008年國家電影與聲音檔案法令的授權，目標是要形成能夠反映澳大利亞視聽媒體曆史、技術和文化的整體的收藏。第二，樹立原則。（1）優先收藏澳大利亞人形成的，在澳大利亞形成的，反映澳大利亞人主要貢獻的，有著重要的文化影響的那些澳大利亞國家遺產。（2）反映澳大利亞的多樣性，關注不同種族和社區。（3）通過和其他檔案機構的合作，我們收集澳大利亞原住民的現行與曆史的資料，要考慮關於原住民文化財產的所有權和展示的種族事宜和文化權利。（4）為確保文化遺產被合理對待，要形成和維護管理實踐。例如應用來源原則來識別來源有問題收藏。（5）隻要可能，就要收集以原始載體、格式和媒體呈現的視聽材料。（6）收藏那些用於補充或完善以幫助理解和研究澳大利亞視聽遺產的支持性文件和實物。（7）在寄送至檔案館的材料中，我們有權選擇不要那些不適於保存在檔案館的材料。（8）保管者對獲取資料負主要責任。（9）我們可以不用對材料進行選擇。第三，要通過實施項目來保證收藏能夠落於實踐層麵，以實現目標。第四，運用不同的方法來收藏視聽資料。（1）通過所有者付款來幫助保存所有者的資料，並從其他地方獲取一定的資助。這主要適用於想通過國家檔案館來保存資料卻依舊保存對資料的權利的所有者的資料。（2）捐贈。通過捐贈與接收的手續，將資料作為禮物進入國家檔案館進行保存。（3）購買。通過評估來提出和確認需要的資料，以此為目標尋找並購買相關資料。（4）複製。對於那些不願捐贈或賣出的所有者的資料，可以通過複製的方式獲得複件。
3.2 整理與著錄。對聲音檔案的整理與著錄是對收藏的資料的內部與外部結構進行分析與呈現的過程，以便管理者和用戶可以更好地理解、獲取和利用收藏的聲音檔案。通過應用主題、來源或是專題、項目等原則，將收藏的資料以類別和等級的有序呈現。最後的目的則是，確保用戶可以找到可用的所需的資料。國外的著錄（description）與國內所提到的著錄不盡相同，甚至有著很大的區別。
以加拿大的檔案著錄規則（RAD）為例，對聲音檔案的著錄表現為以下幾個項目：（1）信息的主要來源；（2）標題，需要在理解整體材料的基礎上賦予總的標題；（3）形成、播放、公布的日期，播放地址、播放人、製作人等；（4）物理描述，例如何種材料的載體和媒體、播放速度、聲音頻道等；（5）檔案描述，例如管理的曆史、保管的曆史、範圍和主要內容等；（6）其他的補充說明。[6]
3.3 保存。檔案機構作為公眾信任的收藏機構的重要原因之一在於它能實現檔案的長久保存，因而保存也是關鍵環節之一。依舊以澳大利亞為例：[7]
首先，在保存政策中設定了幾項關鍵的保存原則：第一，保護原始材料，以確保載體和內容的完整性，適用於模擬和數字的聲音材料。為了保護原始材料，可以製作若幹的複件。第二，保存格式和媒體。由於聲音檔案的載體會有脆弱的特點，例如容易破碎、容易受環境影響，在使用中失去磁性等，因而需要在使用和保存中監控式保護。同時，由於格式和載體不斷變化，因而還要負責保存播放的設備。第三，保存數字資料。無論是對數字化的資料還是對數字資料而言，都需要通過遷移數字內容來進行保護，其中要注意數字內容在遷移過程中丟失的問題。可以使用自動的儲存係統來降低這樣的風險，並盡可能多地保存背景信息。第四，風險管理。對進館的資料進行檢查，對有風險的進行隔離和淨化。其次，使用一定的策略和工具，主要包括：（1）維護原始資料的完整性；（2）保護和負責內容；（3）捕獲元數據和管理數字對象；（4）保證安全的存儲條件；（5）在現在與未來都能提供館藏的利用。最後，為做好保存工作，還要做好防災準備，對保存的工作流程、保護技術等要有研究和創新，並且做好檔案機構員工的培訓工作。
3.4 利用。利用是聲音檔案重要環節，聲音檔案不僅有著豐富的曆史與文化價值，同時也有重要的娛樂功能，有著更為大眾的利用群體。例如澳大利亞國家電影與聲音檔案館有著爵士樂專題，美國國會圖書館所保存的聲音檔案中，更是涵蓋了鄉村音樂、爵士樂、藍調等不同類型的音樂專題檔案。因而，聲音檔案的保存主體在不妨害相關主體的權益以及不違反所有者或是捐贈者意願的前提下，要保證聲音檔案的永久可用。為了滿足對聲音檔案的利用需求，澳大利亞啟用了一係列策略：[8]
第一，根據需求提供利用。對國內外的用戶，需要用於展覽、播放、研究或個人使用以及項目生產等目的的，國家檔案館提供聲音、電影等檔案的利用。既可以到提供利用的檔案機構，也可以通過網絡實現利用。盡可能地對聲音檔案進行數字化，以便更好地利用。第二，開展公共項目。例如通過展覽的方式公布收藏，與其他機構合作，進行展覽等。第三，在線提供利用。提供聲音檔案的總體概況，通過教育或公共項目提供特定的收藏，通過在線商店獲取所需的聲音檔案，以及通過數據庫的方式在線檢索等。第四，進行利用需求分析，對不同用戶提供不同的利用服務，與組織或個人形成合作關係。例如，對多元化的群體像是原住民社區和多文化和不同語言的社區，相應地提供某些特定的聲音檔案。第五，確定檔案人員的職責。例如，促進公共意識，提升對我們項目、服務、活動和作為國家檔案館的支持。