此外，經驗豐富的誌願者能夠代替機構內專門的培訓人員承擔起新入誌願者的培訓任務。許多機構中有參與過多個檔案工作誌願服務項目的長期誌願者，這些專業誌願者同樣擁有豐富的檔案工作經驗，也有能力與項目負責人共同起草製定適合誌願者的書麵工作指南。
3.3 誌願者招募多渠道進行，限製條件明確具體。缺乏相應的渠道來獲取檔案工作誌願服務項目的相關信息是多數人成為誌願者的主要阻礙。這些機構通過不同的形式發布招募消息，針對不同年齡的特定人群使用不同的招募途徑，主要有：在當地報紙、當地圖書館及博物館、檔案網站及大型誌願者招募平台網站發布招募帖等形式。已從事檔案工作的誌願者也扮演著“誌願工作宣傳大使”的角色，借助他們的口頭宣傳不但可以塑造良好的機構形象，也可以號召更多的誌願者加入到檔案工作隊伍中。
一般情況下，檔案機構會主動招募誌願者，但也有一部分普通民眾主動前來谘詢並遞交誌願服務申請。針對這些到館谘詢的潛在誌願者群體，這些機構做到了及時反饋交流，安排專門的誌願者協調員介紹誌願者的責任義務以及具體的檔案工作項目進展情況，避免了服務申請因繁瑣複雜的招募流程而被擱置。
不同機構在具體招募人數方麵會依據檔案工作項目的大小和預計完成時間而有些安排。招募中對誌願者年齡和身份有明確具體的限製，同時需要經過必要的背景調查和信息查驗。
3.4 管理方式靈活有序，充分保障檔案原件安全。如何管理誌願者以及如何為誌願者的工作提供支持和幫助對一個檔案工作誌願服務項目能夠有效開展來說至關重要。用管理正式受薪員工的方式管理誌願者可能會影響誌願者的工作積極性，嚐試用非正規的模式來管理誌願者可以使工作具有一定的靈活性，提高工作效率。首先，這些檔案工作誌願服務項目對誌願者的工作時長和工作時段無固定要求，在具體的工作安排上也給予了誌願者較大的選擇空間。其次，通過任命項目負責人、誌願者協調員及誌願者小組長等方式優化誌願者的管理，使得誌願者在工作中遇到問題可以得到及時解答；工作質量能夠及時檢驗。最後，要求誌願者建立工作日誌或工作清單，有利於跟進項目進度，同時樹立工作責任製的意識。
出於對檔案原件的安全考慮，這些機構在誌願者招募時期便對誌願者的篩選條件進行了一定限製，管理人員負責存取檔案和監督指導，誌願者接受出入檢查，以及強製性的安全培訓等措施都使得檔案原件及其信息的安全性得到了有力保障。
此外，這些機構重視對誌願者的無償工作表示感謝，除了在每日誌願者工作結束之後向他們表示口頭感謝之外，管理人員還以不同的形式給予他們精神獎勵及物質獎勵，比如，謝爾本博物館每年會舉辦誌願者感謝晚宴，根據誌願者的服務小時數發放博物館的會員卡和免費通行證，誌願者也有機會在對公眾開放之前提前參觀博物館的新主題展覽。美國國家檔案與文件管理局會給誌願者頒發感謝證書及誌願者徽章，也可以享受其博物館商店20%的折扣優惠。
4 結語
將誌願服務機製引入檔案工作能夠產生雙贏的效益，一方麵，檔案館吸納來自不同領域的誌願者參與檔案工作，使得大量檔案信息資源更方便人們利用，不僅服務於檔案界，也能夠為各領域研究人員未來的科學研究提供大量的史料支持。誌願者能夠為檔案館注入能量，工作中的熱情具有感染力。誌願者還扮演著“檔案館宣傳使者”的角色，其他民眾可以從誌願者口中得知檔案館館藏的重要性和使用價值，檔案館公眾服務活動的開展細節，檔案資料的係譜學價值，以及如何到館查閱或上網檢索所需的檔案文件。另一方麵，青年誌願者在參與檔案工作的過程中得到了檔案館工作人員的專業指導培訓，積累了大量的檔案工作實踐經驗。在與專業檔案工作人員交流的過程中，誌願者可以更加了解檔案行業，為未來的職業規劃作參考。老年誌願者參與誌願服務，既是發揮“老有所為”的一種途徑，也是實現“老有所樂”的一種重要方式。
檔案作為國家寶貴財富為全民所有、所用的觀點早已成為世界各國的普遍共識。公眾作為檔案信息資源的所有者理應成為檔案事業的參與者，誌願服務則是公眾參與的重要途徑。[3]我國的各級檔案館也可以向美國檔案館、圖書館及博物館學習，借鑒這些檔案工作誌願服務項目的理念和運作方式，從中汲取值得借鑒的經驗，借助誌願者的力量發展檔案事業。
（注：兩個檔案工作誌願服務項目相關信息來自美國國家檔案館和美國檔案工作者協會在2012年合作編寫的《檔案機構誌願服務項目資源介紹/Resources for Volunteer Programs in Archives》）
參考文獻：
[1]吉·青珂莫. 誌願者管理體係的流程分析與構建[D].清華大學，2008.
[2]丁梅. 美國檔案利用工作研究綜述[J]. 蘭台世界，2009，08：43～44.
[3]閆靜. 英國“檔案誌願者”和美國“公民檔案工作者”的思考[J]. 中國檔案，2013，09：54-55.
（作者單位：四川大學公共管理學院 來稿日期：2014-11-13）