2.1.4 誌願者培訓。鑒於該項目參與人數較少，業務培訓主要針對個人。培訓內容包括：最基本的檔案與文件處理原則，以及該檔案工作項目的具體工作指導。在開展培訓前，負責人會提前規劃出誌願工作的大體流程及質量標準，同時擬寫工作進度計劃，並與誌願者商討修改、為其解答疑問。除了與具體工作相關的培訓外，培訓人員也會考慮加入檔案實踐工作領域的其他技能培訓。根據誌願者的興趣點，通過設計小型檔案工作項目的形式講授相關理論知識和實操經驗。
2.2 美國國家檔案與文件管理局總部“軍功授地檔案文件標引”項目。美國國家檔案與文件管理局的總部設在華盛頓特區，年參觀人數超過100萬。該館的主要館藏包括與美國內戰、二戰期間日裔美國人扣留以及移民有關的行政部門文書及其他相關檔案文件。此外，該館還保管美國國會和聯邦最高法院的檔案文件。目前館內員工有300名聯邦雇員，260名誌願者和30名實習生，以及幾十個合同工。
2.2.1 誌願者招募方式和限製條件。美國國家檔案與文件管理局的誌願者的招募方式有很多種，①通過官方網站的誌願者工作板塊發布誌願者招募帖；②口頭招募；③發布招募帖；④當地報紙；⑤當地圖書館。提出申請的誌願者年齡必須在十六歲以上，此外還需要滿足以下三個條件中的任意一個：①擁有美國國籍；②擁有美國永久居留權；③擁有A-1或A-2外交簽證。
2.2.2 誌願者人數和工作內容。參與“軍功授地檔案文件標引”項目的誌願者共有15人，工作在文書處理室進行，所有誌願者共用一台電腦，一個時間段隻有一人工作。每日工作時間分為三班，每班兩小時，正常情況下每人每周工作一班。每班工作開始之前，誌願者要在檔案箱上查看前一位誌願者的標記書簽。按照標識找到下一份文件，每次隻能從箱中拿出一份文件。隨後將文件邊緣有關授地申請人及其上級指揮官的標記信息錄入數據庫。如果信息不完整或前後矛盾，誌願者再打開原始文件閱讀並查證相關信息。完成一份文件的錄入後需立即放回文件夾裝箱，並建立新的標記書簽。用這種方式後續的誌願者可以接續前一位的工作，保證了工作有序連續地進行。為了記錄哪些數據是誌願者輸入的，每位誌願者在錄入時都要建立相應的活動日誌。日誌中包括誌願者姓名、工作日期以及錄入的第一份文件和最後一份文件編號。
2.2.3 誌願者管理。該項目的誌願者招募工作由檔案館專門的誌願者協調員負責，監督檢查工作由檔案館的文件處理員工負責。兩名誌願者承擔誌願者小組長的工作，負責新入誌願者的工作檢查。為了確保誌願者與檔案原件直接工作的安全性，檔案箱隻能由館內員工從庫房中取出，同時保證誌願者的工作在辦公室內進行，最終再由員工查驗後放回庫房中。每位誌願者在入職前都必須經過背景調查並提取指紋，進館工作以及離開時都需要接受出入檢查。
2.2.4 誌願者培訓。每位誌願者在工作前都需要參加共計十六小時的業務指導課程，並發放一份工作說明書供工作中遇到問題時學習和查閱。隨後新入誌願者會與一位經驗豐富的誌願者協同工作。此外誌願者也有機會參加其他部門開展的文檔處理培訓。如果需要額外的培訓，誌願者小組長會為誌願者們提供必要的培訓。
3 美國檔案工作誌願服務發展現狀
3.1 誌願者群體龐大且穩定，工作種類豐富、難度不同。在我國公眾的普遍意識裏，“誌願者”往往與“青年誌願者”聯係在一起，而在國外從事誌願工作的群體年齡跨度大。參與檔案工作的誌願者群體也是如此，不但包括青年學生，也包括退休老年群體。檔案館、圖書館和博物館所在地周邊的退休老年團體、地區高校的學生以及平日裏從事各行各業的中年人也是潛在誌願者群體。有些檔案機構也接收身體有缺陷的誌願者到館從事特定崗位的檔案誌願工作。這些誌願者參與檔案工作的目的各不相同，有些誌願者自身對特定檔案館、圖書館或博物館的館藏有了解和研究的興趣；有些希望以誌願者身份參與檔案工作，為日後的職業發展積累經驗；有些甚至是已退休的檔案工作者，希望以誌願服務的方式重返工作崗位發揮自己的價值。
從誌願者從事的工作內容來看，誌願者參與的檔案工作種類豐富，除了編號、掃描、錄入等重複性較強的工作外，有些誌願者還從事圖片檔案和文書檔案的鑒定、著錄等複雜工作。另一方麵，誌願者可根據自身意願選擇工作的深度和廣度，選擇參與檔案工作項目中的某一環節或若幹環節，甚至是多個檔案工作項目，最大限度地發揮自身價值並積累經驗。
3.2 誌願者培訓指導充分考慮檔案工作需要和誌願者個人需求。開展有效培訓能夠增強誌願者的實踐技能，提高工作效率和工作質量；在培訓過程中培養責任感和榮譽感，有助於逐步組建穩定的誌願者群體。管理人員提供的培訓不但涉及具體誌願項目的檔案工作業務培訓，還考慮到了誌願者的職業發展和個人興趣。培訓內容既包括檔案工作實踐層麵的技術操作和安全指南，也包括理論層麵的理論原則。對誌願者的培訓也不是一蹴而就的，在工作前期的入職指導培訓完成後，在後續的工作中，誌願者可以將實踐工作中遇到的問題反映給管理人員，商討是否有開展深入培訓的必要。