美國檔案工作誌願服務發展現狀初探
海外采風
作者：馮怡
摘 要：文章以美國謝爾本博物館檔案部“檔案鑒定與文書處理項目”和美國國家檔案與文件管理局的“軍功授地檔案文件標引”項目為例，從檔案誌願者群體和工作內容、誌願者招募、培訓和管理等角度探究美國檔案工作誌願服務的發展現狀，為我國將誌願服務機製引入檔案工作提供借鑒。
關鍵詞：檔案工作；誌願者；美國國家檔案館
Abstract： On the basis of introducing the “Archives Appraisal and Processing Project” in Shelburne Museum and “Indexing Bounty Lands Records” in NARA from the aspects of participants， job details， vocational training， volunteer recruitment and management， this paper offers a brief view of the current development and practice methods of volunteer programs in America.
Keyword： Archival work； Volunteering； NARA
1 引言
誌願者是指自願貢獻個人時間及精力，在不計物質報酬的前提下，為推動人類發展、社會進步和社會福利事業而提供服務的人員。[1]在許多西方國家，誌願服務活動開展得十分活躍，涉及的領域也越來越廣。誌願服務活動已經成為這些國家加強對公民的道德教育和維護社會穩定的有效形式，誌願服務活動幾乎家喻戶曉，誌願服務意識為大多數公民所接受，參加誌願服務活動已成為廣大公民的自覺行動。[2]美國的檔案工作誌願服務已有將近四十年的曆史，位於華盛頓的國家檔案與文件管理局總部、下屬各分館和總統圖書館，以及各地的博物館都始終大力支持開展檔案工作誌願服務項目，近些年隨著科學技術和檔案工作模式的創新發展，很多新型誌願服務項目也逐步興起。
在美國，許多檔案機構都麵臨年度預算縮減、受薪員工減少的現狀，而檔案館的性質決定了它總是存在大量有待完成的檔案工作，有需要重新分類裝盒的檔案資料；未編製檢索工具的檔案集合；未完成轉錄的口述曆史檔案等。各類檔案部門的預算、編製不與館藏量直接掛鉤，而是每年都要根據工作情況去向上司盡可能爭取份額，用戶和利用檔案數量多少，是檔案館重要性的證明，是爭取人、財、物的一個重要理由。[2]因此，許多檔案機構都正在通過招募誌願者從事檔案工作的方式擴大本單位的業務能力，完成各種檔案工作項目以便為用戶提供更好的利用。
2 兩個檔案工作誌願服務項目介紹
2.1 謝爾本博物館檔案部“檔案鑒定與文書處理”項目。謝爾本博物館是美國最優秀的多元化現代博物館之一，館藏展品超過15萬件，現有全職員工56人，季節工100多名；其下設的圖書檔案部的工作由一名全職員工和四名誌願者共同承擔。謝爾本博物館的檔案工作項目始於1995年，在亨利·魯斯基金會的資金讚助下曾發起過針對該館創始人Electra Havemeyer Webb的收集建檔工作；此外還有一項文檔整理項目，旨在收集、保存、修複與博物館有關的重要檔案資料以供今後的行政管理和曆史研究所用。
2.1.1 誌願者招募方式和限製條件。誌願者招募大多以口頭宣傳的形式進行，在招募時，博物館規定誌願者年齡應該超過十六歲，但部分崗位接受在成人陪同下提供誌願服務的十六歲以下誌願者。其他的選拔條件和技能要求依據具體的檔案工作誌願服務項目內容而定。
2.1.2 誌願者人數和工作內容。該館的“檔案鑒定與文書處理”誌願工作項目有兩名長期誌願者參與，分別獨立承擔一部分工作。一名參加過圖像分析高級培訓的誌願者負責博物館館藏照片的鑒定評估工作，確定其是否有繼續保存的價值和進行修複的必要。如今這位誌願者已完成大約600張阿拉斯加地區自然風貌和生物物種照片的鑒定工作，確定這些原件是否有副本，以及是否屬於該主題分類；此外還負責審核鑒定博物館重要活動照片，確定哪些是否適合歸檔保存。另一位誌願者的工作種類較多，主要包括：將紙質檔案文件裝入文件夾、照片檔案封套入箱；擅長領域的檔案參考谘詢方麵的研究工作；博物館公務文書檔案的初步歸檔鑒定工作。誌願者被集中在博物館的資料閱覽室工作，配備有辦公桌、電腦、掃描儀和用來轉移檔案箱的手推車；每周工作的時間段和小時數不固定，可自主選擇。
2.1.3 誌願者管理。誌願者隸屬於博物館的策展部，由專門的檔案工作人員負責監督和管理工作。在工作初期，負責人會和誌願者協同工作並進行監督指導；在誌願者工作熟練後，則由其獨立工作，負責人隻巡查工作質量並跟進工作進度，在一個階段工作結束後再進行複查。同時，誌願者需要建立工作日誌，記錄自己的工作進展和心得體會。
在具體工作中，誌願者不可避免地會接觸到檔案原件，因此檔案原件的安全問題是檔案館以及其他檔案保管機構必須考慮的重要問題。在謝爾本博物館，檔案工作誌願服務項目的負責人不給予誌願者直接進入檔案庫房的權限，誌願者在工作中接觸到的檔案原件都由負責人轉送到資料閱覽室，並且在管理人員的視線範圍內進行工作，出入博物館也必須在登記簿上簽名。在招募階段，誌願者的相關證明文件和推薦信也必須接受仔細查驗。