河南省直單位電子文件形成與歸檔情況調查報告
調查報告
作者：馮馨雨 李珂
電子文件與電子檔案的準確性、完整性、可用性、安全性是電子政務環境下對檔案工作提出的新挑戰。電子檔案的接收和長期保存也是數字檔案館資源建設的難點和重點。國家電子文件管理部際聯席會議及國家檔案局在上海、杭州、青島、福建、廣州、重慶等地進行了電子檔案接收與長期保存的試點，在接收流程、規範、係統建設等方麵取得了階段性成果，電子檔案接收將全麵鋪開，對於經濟社會信息化程度普遍較低的河南，各省直機關電子文件形成、電子檔案管理現狀如何，我們從科研課題入手，首先進行了實踐調研，為省直機關電子檔案接收作一些準備工作。
本次調研以書麵調研為主，以個別單位走訪、電話谘詢為輔。此次調查的對象為河南省直一級機構，包括行政機關及中央駐豫單位、事業單位、社會團體、國有企業等。調查問卷依據《數字檔案館室建設指南》的目標規劃，依據《電子文件歸檔與管理規範》、《電子檔案接收與管理辦法》等相關標準法規和河南省檔案管理的實際情況來設計和確定項目，問卷包括基本信息、辦公自動化、電子文件及歸檔、檔案信息管理4大部分，共46道題幹，基本上反映省直單位信息化環境、電子文件產生形成的環境、電子文件數量與現狀以及電子檔案管理狀態。
調查問卷發放90份，實收調查問卷41份，包含行政機關26個，事業單位6個，企業4家，社會團體3個，其他2個。基本上具有代表性與可信度。對調查采集的信息數據利用EXCEL與SPSS18.0進行分析與處理，首先，將數據整合錄入到Excel表格，後應用SPSS18.0軟件對數據進行描述性統計以及交叉分析。文中數據列表中，“頻率”表示選擇某一選項的次數；“響應”表示某一選項被選的頻次；“缺失”表示未填寫的問卷個數；“百分比”表示某選項被選擇的頻次占所有選項被選擇總頻次的比例；“個案百分比”表示某選項被選擇的頻次占被調查總人數的比例；“有效百分比”指某選項頻數在本題有效樣本（去除缺失樣本）中的比例；“累計百分比”表示前述幾個選項有效百分比累加值。
1 省直單位辦公自動化基礎建設情況
辦公自動化就是運用現代科技，以先進成熟的計算機技術、多媒體技術和通訊技術等，建成一個覆蓋整個部門的辦公信息係統， 建立高質量、高效率的政府信息網絡，實現機關辦公現代化、信息資源化、傳輸網絡化和決策科學化。在這部分，主要調查省直單位網絡使用情況、辦公自動化係統應用情況（包括係統軟件架構、係統數據庫選擇、操作係統選用）以及辦公係統中電子文件歸檔功能的設計應用情況等。
1.1 網絡使用情況。
有26家單位接入的是互聯網，占總數的37.7%；14家單位接入省政務內網，占20.3%；14家單位接入省政務外網，占20.3%；15家單位接入行業專網，占21.7%。分析調查數據得知，所有的互聯網連接是由26家行政機關和事業單位連接互聯網；企業網絡建設健全，以中國工商銀行河南省支行為例，省政務外網、內網，行業專網均有接入。
1.2 OA係統應用情況。調查顯示，有20家單位沒有使用OA係統，占總體的48.8%；9家單位使用本單位自建OA係統；9家單位使用行業獨立的OA係統；1家單位使用省直統一的OA係統。我們隨之進一步對單位性質與是否建立OA係統進行交叉分析，行政機關、事業單位以及社會團體未使用OA係統占一大部分。
使用OA係統的單位，從OA係統的軟件架構來看，采用B/S架構的最多，占66.7%；采用C/S的其次，占27.8%；兩種混合架構的占5.6%。從係統數據庫的選擇看，12家單位采用的是Oracle的數據庫，占70.6%；23.5%采用的是SQL Server的數據庫；其餘5.9%采用其他類型數據庫。從操作係統的選擇看，80%以上是選用的windows操作係統。
1.3 OA係統中電子文件歸檔功能
可知，在使用了OA係統的單位中，72%的OA係統有歸檔功能，28%的沒有歸檔功能。從具有歸檔功能的係統統計，19.5%的選擇不定期的歸檔，17.1%的每年歸檔一次，2.4%的每周歸檔一次，還有61%的單位沒有對歸檔周期回應。
2 省直單位電子文件管理現狀
電子文件是信息化環境下產生的新型載體的文件。目前，由於各單位辦公自動化應用水平參差不齊，電子文件的數量、類型、格式以及對電子文件管理各不相同， 電子文件的真實性、完整性、有效性也麵臨著諸多問題。