2.1 從電子文件數量看差異很大。電子文件數量各單位差異很大，兩極分化嚴重。歸檔電子文件數量最多的單位總量有184000件之多，最少的單位僅為200件；儲存容量最多的單位達1000GB，最少的單位僅有30MB左右。以2013年產生的電子文件總量為例：數量最多的單位達13234件；最少的單位僅有37件；儲存容量最多的單位達100GB；最少的單位僅30MB。原生電子文件的歸檔狀況相似：數量最多的單位為17588件；最少的單位僅為150件；儲存容量最大的單位為3800GB，最少的單位隻有100MB左右。有53.1%的單位表示電子文件占現行文件比例大於80%；而有31.3%的單位表示電子文件比例小於19%。
2.2 從電子文件來源看，渠道多元。其中通過掃描、數字照相、攝影等方式以及辦公自動化形成的電子文件占比例較大，為23.5%；由辦公自動化形成的電子文件占22.1%；使用通用字處理軟件形成的電子文件占19.1%；通過電子政務係統平台形成的電子文件占16.2%。
2.5 從保證電子文件安全有效性手段看，存在安全漏洞。高達81%的受訪單位電子文件不使用電子印章，其中65%的單位表示係統無此功能，16%表示係統有此功能但未開通使用；僅有19%的單位表示電子文件使用電子印章。55%的單位表示對電子文件辦理過程有實時記錄；45%的單位表示沒有實時記錄。74%的受訪單位對電子文件進行了加密，26%的單位未對電子文件進行加密。對於元數據和背景數據，48%的單位未進行歸檔；31%的單位通過OA係統進行了歸檔；通過電子政務和其他係統歸檔的單位分別占6.9%、6.9%。有39%的單位未建立電子文件歸檔製度或規範，34%的單位製定了製度規範，27%單位未回應是否建立電子文件歸檔製度或規範。
2.6 從電子文件歸檔方式看各有不同。46.3%單位采用定期集中歸檔的方式，21.5%單位辦結後隨時歸檔，32.3%單位未回應； 41.5%的單位選擇離線歸檔，有26.8%的單位選擇在線歸檔，31.7%單位未回應；對於離線儲存的電子文件，硬盤儲存占50%，光盤儲存占33.3%，磁帶儲存占13.9%，其他方式存儲的占2.8%；對於在線儲存的電子文件，儲存在獨立的檔案信息專用服務器中的占47%，儲存在中心機房服務器中專門劃分檔案信息區域的占35%，其他存儲方式的占17.6%。有效的41份問卷中，有7家回應電子文件向檔案部門移交，24家沒有向單位檔案部門移交，還有10家沒有回答。
3 省直機關檔案信息化管理情況
該部分主要調查了解省直單位檔案信息化建設中軟件係統的建設和應用、數字檔案資源建設情況。
3.1 檔案管理係統應用情況。調查顯示，51.2%的單位使用檔案管理係統，其中17.1%的單位采用自主研發的檔案係統，34.1%的單位采用外部購買的檔案管理係統；39%的單位未使用檔案管理係統。除了1家金融係統外，檔案管理係統多是獨立於辦公係統之外，無法與文件管理係統有效銜接。
3.2 原生電子檔案管理情況。原生電子檔案是指機關、團體、企事業單位和其他組織及個人在社會活動中，通過計算機等電子設備直接形成的以數字代碼記錄的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的曆史記錄。是省直單位數字檔案的重要來源。被調查的41個單位，12個單位管理有原生電子檔案，11個單位明確表示沒有原生的電子檔案，還有18個單位沒有回答是否有原生的電子檔案。
可知，32%的單位暫無計劃開展紙質檔案數字化加工；27%的單位準備開展數字化加工；20%的單位正在進行數字化加工；7%的單位已經完成數字化加工目前已暫停。
4 調查結論
4.1 辦公自動化環境決定電子文件、電子檔案的形成與管理。從調查了解的情況看，省直各單位的信息化程度很不平衡，辦公自動化水平差異很大。大部分省直行政機關、事業單位、社會團體的辦公自動化水平相對較低，未建立網絡環境下辦公係統，隻采用個人計算機進行單機操作，電子文件產生很少，更談不上後期的管理。一些垂直管理的單位信息化程度、辦公自動化程度較高，業務係統管理規範，但係統中電子文件和電子檔案管理仍是係統中的弱項。