3、計算機辦公自動化下的文檔管理措施
3.1提高企業管理者及公司員工的重視程度。一項工作開展是否順利，離不開企業管理者是否足夠重視並將工作落實到位，也離不開公司廣大員工的大力支持與配合。檔案管理和辦公自動化工作，與公司各項業務息息相關。因此，在現實工作中，不僅需要企業管理者在人力和物力上的投入，也需要各崗位的工作人員在日常工作中注意利用相關辦公設備資源等協助做好檔案管理工作。
3.2普及檔案教育，統一規範檔案管理工作。企業須大力宣傳檔案方麵的知識，譬如增加有關檔案方麵知識的培訓，讓更多的員工了解國家及行業關於檔案方麵的相關法律法規，認識到檔案管理的重要性和必要性，加大實施力度；同時，要建立符合國家標準和行業規範，並切合自身實際的檔案管理製度及分類方案，為企業檔案管理工作更加規範化、標準化和信息化打下堅實的基礎。
3.3加深員工對辦公自動化的熟悉程度。要想辦公自動化在企業中運行妥當，不僅須加深廣大員工對辦公自動化的了解程度，還必須提高員工計算機操作技能水平以及對辦公設備等設施的運作熟練程度。要做到讓每一個員工都可以參與到辦公自動化這個工作模式中去，在實踐中逐步實現電子網絡與檔案管理在工作中求同存異、相輔相成的目的。
3.4加強硬件設施和軟件設施的基礎建設。當今的檔案管理工作，已經趨向於利用計算機係統來錄入資料、搜索條目等，有的企業甚至要求用掃描檔案資料的方式，來更好地利用檔案資料輔助開展工作。簡明來說，傳統的檔案管理方式已經改變，日後將逐步實現檔案管理與辦公自動化的緊密結合，讓檔案管理工作更加地快捷簡便。所以，企業必須加強硬件設施和軟件設施的基礎建設，讓辦公自動化成為檔案管理工作的強大後盾保障。
3.5注意做好信息保密工作，以防泄露機密。互聯網的使用已經普及到各個階層，但其安全性和保密性仍比較差。特別對於企業來說，企業的大部分工作需要互聯網來支持，很多信息資料都必須通過互聯網來獲取。這樣一旦與互聯網連上，就很容易導致企業機密泄露。建議的做法是，有裝載檔案係統的計算機必須與外網隔絕，這樣子才可以斷絕與外界的聯係，阻止黑客的入侵，從而防止公司機密外泄。因此，做好保密工作是尤為必要的。
3.6完善對電子文件檔案的監督管理職能。實體檔案由於多是紙質文件，較容易遭受火、水、蟲等災害的破壞，而且如果檔案文件多次被借閱，也容易造成資料缺失、紙張損壞的可能。因此，現在的檔案管理，比較偏向於電子文檔的保存，是以實體與電子文件共存的方式，來進行文件資料的保管工作。但是，電子文件又由於使用計算機等設備設施的緣故，容易因為計算機係統癱瘓等原因而造成文件遺失等。所以，必須完善對電子文檔的監督管理職能，日常工作中，做好電子文件的分類歸檔特別是備份工作，確保文件完整無缺。
4、總結
現代辦公自動化環境下的文檔管理工作已經成為了衡量單位文檔管理水平的一個重要標準。麵對信息化快速發展的逼人形式與行業需求，文檔管理人員應該有更高的敬業精神，隨時提升自己，把握不同時期工作的重點，適應時代的需求。辦公自動化為文檔的管理帶來了前所未有的變革，我們應抓住機會，探索文檔管理的有效措施，將文檔管理工作做的更好。不僅有利於企業對過往產生的曆史文件資料進行係統保存便於查閱利用，也是為企業日後工作的持續發展創造條件。現代辦公自動化環境下的文檔管理將成為促進企業發展的強大後備力量，引導管理者引領企業往更好的方向發展。