試論計算機辦公自動化下的文檔管理
管理錦囊
作者：孫豔秋
【摘要】在新經濟時代，及時、準確的收集信息是每個企業和辦公機構工作中的重中之重，隻有及時、準確的信息才能為企業帶來更好的發展，提高其核心競爭力。辦公自動化能更好的利用現在各項辦公設備及措施，來達到更好地管理利用文件資料的目的。本文從計算機辦公自動化下的文檔管理新特點、計算機辦公自動化下的文檔管理的優勢和計算機辦公自動化下的文檔管理措施三個方麵進行了探討。
【關鍵詞】計算機；辦公自動化；文檔管理
1、計算機辦公自動化下的文檔管理新特點
1.1在辦公自動化的環境下文件與檔案的界限變的模糊。從這些意義上來說，檔案就是有相關聯互性的文件的集合。而規劃整理和集中保存則是文件轉化為文檔的必要途徑。但是在辦公自動化的環境下，文件的規劃整理和集中保存發生了變化。文件的生成是在設定好的係統環境下，文件的類型一目了然，規劃、存儲與閱讀變得有序易控。檔案是有相關聯互性的文件，當文件的生成就是在共性的環境下時，文件其實就是檔案，文件與檔案已經是一體。
1.2在辦公自動化的環境下文檔的管理不再是檔案管理部門的自己的事情。而是需要多部門多方麵的參與在辦公自動化的環境下催生了一種新的文件——電子文件。電子文件的載體當然不是紙張，它涉及的方便也從單一的文件管理部門到文件管理、網絡、信息技術等多個部門。脫離了其中任何一方，電子文件的管理都不完善。
1.3辦公自動化對文檔的標準和規範管理提出了更高的要求。在辦公自動化的環境下文檔管理有電子文檔和紙質文件管理兩部分。紙質文件的管理方式與之前變化不大，但新增加的電子文檔管理則涉及較多部門。每一個部門，每一個環節的操作與管理都要有明確的工作內容和權限的劃分，而且要在操作時能夠體現。
2、計算機辦公自動化下的文檔管理的優勢
2.1文件的歸檔變的更容易。在傳統方式文件的歸檔要先進行全方麵的文件審閱，工作量大且效率低。在辦公自動化實現的條件下，在設定條件下生成的文件本身就屬於同一文檔，不需辨別，在非設定條件下生成的文檔，工作人員隻需按照同一文檔所要求的條件搜索點擊歸檔即可，方便快捷。
2.2信息檢索的效率提高了，檔案的使用變的更加高效捷。如何從眾多的文檔中找出有用的資料一直是檔案手工管理的難題。辦公自動化的應用解決了這一難題。辦公自動化可以實現關鍵字檢索與指定類型的搜索，能夠在極快的時間內多方位的檢索到所有相關信息。搜索效率提高了，檔案的使用也變的更加高效快捷。
2.3辦公自動化係統穩定性高，文件管理更加安全可靠。傳統文檔是紙質版，容易受蟲蛀、潮濕、明火、氧化、人為損壞等多方麵的影響，稍不注意就可能造成不可挽回的損失。時間越長檔案越易壞。辦公自動化下催生的電子文檔與之相比無疑具有很多的優勢：不受外界環境的影響，可以選擇電腦、移動硬盤、光碟等多種載體，存儲時間長不易損壞。傳統的資料管理安全工作多靠人力，占用資源不說，漏洞多，安全係數低。辦公自動化實現的情況下，檔案管理係統可以設置保密係統，使用權限操作對不同的人員加以限製。能很好的避免資料外泄、數據篡改等問題。
2.4資源的共享變的更加快速與安全。日常的情況下要想實現檔案資源共享就必須使文檔在地域上發生轉移。多數情況下都是使用郵件來收發。受到距離長短的影響，郵遞的時間也會發生變化。少則一天多則幾天。而且在傳遞過程中郵件的損壞或者丟失是難以避免的。時間長且不安全，這些都影響了人們就行文檔分享的意願。電子文檔則可以使用網絡進行傳遞，時間不過幾秒，文件也不會丟失受損，大大的提高了文件傳遞的安全性和實效性。