職業學校檔案管理存在問題與對策
工作園地
作者：李莉鳳
河南省濮陽市職業中等專業學校（以下簡稱“濮陽市職業中專”）是國家級重點職業學校、全國首批中職教育改革示範校、河南省示範性中專，是濮陽市職業教育的龍頭學校。本文以濮陽市職業中專為例，就職業學校檔案管理中存在的問題與對策進行探究。
1 檔案管理中存在的問題
1.1 檔案材料歸檔困難現象比較普遍。職業學校的機構設置比較複雜，除基礎科室外，一般還設置培訓科、就業科、企業科等科室，教研室也會對應相應的專業而設置。如，濮陽市職業中專設置了學前教育組、汽車維修組、電子組、計算機組等專業教研室，由於部門多，部門性質又有很大差異，材料的管理難以統一，容易出現交叉管理和多頭參與現象，材料誰拿到就是誰的，該移交的不移交，部門之間在利用方麵達不成共識時，各自為政，各取所需，擅自處理材料，導致檔案材料歸檔困難現象比較普遍。
1.2 教學檔案材料分散，結構層次複雜。職業學校課程門類多，教學材料分散在各個教研室中，教學檔案材料收集歸檔任務比較重。目前，職業學校教育趨向專業化，而一個專業的增減和去留與社會需求關聯密切，專業設置靈活性較強，它沒有普通學校課程設置的相對穩定性，其課程的設置也表現出與這種特點的高度一致性，每門專業除了教授公共課外還要教授專業課內容，並以專業課為重心，各專業的教學內容涇渭分明、各呈其彩，教研材料內容豐富，層次結構複雜，在整理教學檔案時，要格外注意分類的準確性。
1.3 學籍檔案管理難度較大。職業學校的教育形式是多樣化的。如，濮陽市職業中專以三年製中專教育為主，學生注冊的是中專學籍，但為了適應社會需求，也會開辦一些其他形式的教育模式，諸如以校企合作方式開辦短訓班、直培班等，和一些院校合作開辦“3+2大專班”等，還會招錄一定數目的幹部身份的普通中專生，這部分學生學籍注冊情況比較複雜。濮陽市職業中專還成立了綜合高中部，這些學生注冊高中學籍，由於辦學形式多樣化，學籍檔案的內容以及種類也相應地表現為多樣化，給管理帶來一定難度。
2 解決問題的相應對策
2.1 健全檔案管理體係，完善檔案管理製度。歸檔困難現象反映出的實質是檔案管理製度和檔案管理體係的不完善，製度理順了，歸檔的途徑也就理順了，所以，成立綜合檔案室實行集中統一管理是必要的，綜合檔案室由校級領導分管，辦公室主任主管，並設置專職檔案員崗位，以綜合檔案室為中心，輻射各個部、室，同時，要製定一套行之有效的檔案管理製度。例如：濮陽市職業中專檔案室依據《濮陽市學校檔案管理辦法》，結合實際確定了歸檔的範圍、時間和要求，把歸檔的完成情況和崗位職責相結合，使檔案材料從歸檔到整理、保管、利用等環節都有章可循，有力杜絕了不歸檔和材料歸檔困難現象。
2.2 在各專業教研室設置兼職檔案員。職業學校的教研室因專業而分門別戶，要杜絕教學材料的分散，就要在各教研室挑選長期從事教研業務的教師作為兼職檔案員，他們熟悉和了解教學業務，能及時獲得第一手教學資料，作為負責教學檔案材料的兼職檔案員更能盡職盡責。由他們定時對應該歸檔的教學材料收集整理，統一向綜合檔案室移交，可以最大限度地避免教學檔案材料的分散現象。
2.3 成立學籍檔案室，並派專人管理。由於學籍檔案需要特殊保管，利用率較頻繁，又有一定的獨立性，針對學籍檔案的這種特點，可設立專門的學籍檔案室，學籍檔案室受檔案部門和業務部門的雙重領導，其檔案目錄彙入綜合檔案室統一編目，在學籍管理中，還可以根據學校實際情況把管理進一步細化。如，濮陽市職業中專由於兼有中專和高中，學籍管理也劃分成高中和中專兩塊進行，並分別設置了管理員，使其可有更多時間和精力應對職業學校複雜的學籍情況，能更好地為學生提供學籍、學曆證明等材料利用。
2.4 加強檔案宣傳，增強檔案意識。一方麵要宣傳依法治檔，提高全體教職工的檔案法製意識。如，濮陽市職業中專將《中華人民共和國檔案法》利用講座、櫥窗、校園網等媒介加強宣傳，使檔案法製深入人心。另一方麵要抓典型事例做宣傳。如，濮陽市職業中專經常利用《檔案利用典型事例彙編》做宣傳，展示檔案資料在人事、經濟等方麵的價值作用，收效良好。
（作者單位：河南省濮陽市職業中等專業學校 來稿日期：2013-02-17）