1.5 會議記錄的利用。會議記錄在對外提供利用時，主要根據利用者的需要，查找目錄中的議題內容，看醫院對此問題有沒有研究過，如，醫院2006年指揮部會第36次會議議題上詳細記錄了電梯招標渠道、招標信息的發布、中標單位、中標金額、資金的籌措等多項內容，因而查詢電梯資料時，隻需參考會議議題內容，就可以查到自己所需的內容，這樣既方便了利用，又減少了磨損。若議題不全的，則需要查閱會議記錄原件，提供原件需要有分管領導的批示意見。同時，利用隻能在醫院檔案室內進行，且要求利用者不得在原件上批注、塗改、加字、勾畫，不得私自複印。
2 為會議記錄檔案單設門類管理的優缺點
2.1 優點表現：一是提高了查詢效率。會議記錄檔案目錄中增加了會議議題、會議類別、發言人、記錄人等查詢項，便於檢索，從而大大提高了查詢速度。二是確保了會議記錄的安全。既能保證會議的按時歸檔，又能單獨存放、防止泄密，對會議發言者來說也是一種保護。三是便於對會議次數進行統計。能較方便地統計出舉辦會議的次數，為部門的績效考核提供了真實可靠的數據資料；同時，對來年會議召開的次數能起到控製的作用。
2.2 缺點表現：一是適用範圍有一定的局限性。對會議記錄的這種管理模式隻適用於年度內產生會議記錄較多的大中型企業事業單位。二是不利於檔案統計台賬和報表的編製。統計時，還是應該將會議記錄檔案納入文書檔案統計中去，給文書檔案的統計工作帶來了不便。
3 破解為會議記錄檔案單設門類管理缺點的對策
3.1 擴大對會議記錄檔案單設門類的宣傳。要讓會議記錄者清楚地認識到單設門類管理的優點，讓其放心地把手上的會議記錄交至檔案部門來保管。同時，也要讓各單位了解到，隨著文書立卷的改革，許多單位的會議記錄檔案不再是年終的一本，而是以件（每次會議）為單位來整理歸檔的，從而提高各單位為其單設門類管理的普及率。
3.2 在文書檔案內對會議記錄進行虛擬存檔。把年度內形成的同類會議記錄看成一件，在文書檔案中留出虛擬號，如，把黨委會議記錄在文書檔案中室編件號定為“1”，那麼，文書檔案應從“2”開始編件號。編製會議記錄題名時要從簡，隻需注明年度、會議名稱及總件數即可，且把簡化後的會議記錄條目輸入文書檔案管理模塊中去，保證文書檔案歸檔文件目錄中有會議記錄條目，即可方便地做好檔案統計工作。
（指導老師：管先海 作者單位：安徽醫科大學第二附屬醫院 來稿日期：2013-06-18）