為會議記錄檔案單設門類管理的實踐
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作者：周明明
安徽醫科大學第二附屬醫院（以下均簡稱“醫院”）會議記錄一般用於對醫院重大問題的決策、重要的人事任免、大額獎金的使用等問題而召開的正式會議。它真實地記錄了會議的全貌，是醫院各級領導研究醫院發展的憑證和依據。醫院自2002年籌建以來，室藏文書檔案共3626件，而會議記錄就達近2000件，且會議記錄數量會隨著時間的推移和醫院規模的擴大而不斷增加。尤其是目前，醫院正處於二期建設中，需要頻繁地查閱會議記錄中有關獎金的籌措、招標程序的討論、施工項目討論等方麵的問題，若再把會議記錄納入文書檔案進行管理，顯然已不能方便、及時、高效地滿足利用者的需要。為了更便於會議記錄的查找和利用，筆者對會議記錄檔案的管理進行了大膽的創新，提出了新的實踐做法，並進行了分析。
1 為會議記錄檔案單設門類管理的實踐
結合醫院實際，筆者專門把會議記錄從文書檔案中提出來單獨設類，與其他門類檔案並列管理，並在檔案管理軟件中增加了會議記錄檔案管理模塊，具體做法如下：
1.1 會議記錄的收集。建立會議記錄檔案應先從收集入手，即將年度內分散形成在醫院黨委工作部、院長辦公室等部門人員手中的有關醫院全局的重要會議記錄統統收集回籠，從而確保會議記錄材料收集的齊全完整。同時，收集中要注意核查會議組織情況和會議內容的填寫是否規範，以及針對會議議題的附件是否齊全等；但在收集過程中不能為了湊數量而“眉毛胡子一把抓”，會議記錄材料收集好後還要對其內容進行鑒定並準確劃定保管期限。會議記錄檔案保管期限定為永久和定期兩種，具體參照醫院《文件材料歸檔範圍與保管期限表》來執行。
1.2 會議記錄的分類。醫院各類會議記錄材料經過鑒定後，則要著手對其進行分類。筆者把會議記錄分成十一類，分別為：1黨委會；2紀檢會；3院長辦公會；4指揮部會；5籌建會；6運營會；7醫療會；8融資會；9審計會；10教科研會；11醫患協調會。以上類別係對各類領導組，如，黨委中心組、紀檢組、籌建組等，集體討論決定的本組內重大事項的原始記錄，每一類下再按年度和保管期限細分，並添加到檔案管理軟件會議記錄檔案管理模塊中去。
1.3 會議記錄的排列編號。醫院各類會議記錄材料按照上述類別分好類後，即可對其進行排序。同一保管期限、同一類別下的會議記錄則需按開會時間的先後順序排序，並以件為單位編製檔號。會議記錄檔號=“全宗號+年度號+保管期限（代號）+分類號+件號”，如，“QZH-2012-Y-HY03-012”，則表示2012年永久保存的院長辦公會第12件。檔號編好後，則要在會議記錄首頁的上端空白處加蓋歸檔章，並進行填寫。
1.4 會議記錄的編目。醫院會議記錄應按分類方案
和編號順序逐類逐件編製目錄，以係統、全麵地揭示會議的全貌。筆者在檔案管理軟件中，把會議記錄檔案目錄設置成檔號、會議類別、會議議題、記錄人、發言人、日期、頁數、備注等幾個項目，並完成了全部信息的錄入。其中，會議議題的編寫要盡量全，對議題過多的會議，則要概括出會議的主要內容。