室藏檔案提前進館的實踐與思考
工作園地
作者：王建珍
1 室藏檔案提前進館的實踐
隨著到檔案館查找利用檔案人數的逐漸增多，檔案館的館藏檔案信息資源匱乏，不能及時滿足人們對檔案資料利用的需求的問題就顯現出來了。為改變這一現狀，新鄭市檔案局（館）積極創新，采取有力措施，從2012年開始大量提前進館接收檔案資料。具體方法是結合各立檔單位的實際情況，經過協商，將各立檔單位2010年以前的文書檔案中的永久、長期（30年）檔案和文件彙編提前進館。並大量接收進館民生檔案和專業檔案，如，婚姻檔案、林權改革檔案、社保檔案等。同時，對提前進館利用頻繁的一些檔案實現了檔案數字化，以更方便、更快捷的方式為查閱者服務。
2 對室藏檔案提前進館工作利弊分析
2.1 室藏檔案提前進館的利：一是檔案資料提前進館擴大了館藏容量，及時滿足了人們對利用檔案的需求。近年來到檔案館利用檔案的大都是要查找近幾年形成的檔案，但以往查找這些檔案，因都保存在各單位檔案室，檔案館人員隻有建議他們到檔案保管單位去查找。而這些單位的檔案員了解情況後多數會回答：“需要經主管領導審批後方能查找。”由於查找檔案的大多是普通百姓，走“主管領導審批”程序很難走得通，大都空手而歸；也有些人四處托人，費盡周折才得以查到自己想要的結果。而通過室藏檔案提前進館彌補了以往在檔案館查不到檔案的遺憾，使前來利用檔案的人們很容易查找到自己想要的結果。2011年，新鄭市檔案館提供利用檔案1620人次、2023卷（件、冊），而2012年提前進館的當年提供利用檔案就達3528人次、9713卷（件、冊），提供利用檔案人次增長了118%。其中，提前進館的這部分檔案利用情況為989人次、2817卷（件、冊），占2012年全年利用人次的28%。二是檔案資料提前進館確保了檔案資料的完整與安全。首先是有些單位對檔案工作不重視，經費投入不到位，達不到“十防”措施的要求，檔案保管條件十分簡陋，難以保障檔案的安全。其次是檔案員調動頻繁，甚至兩三個月就換人，有的是臨時抽調人員暫管的，導致檔案員責任心不強，還有把檔案室鑰匙交給其他人員管理的，極易發生檔案丟失或損毀現象等。室藏檔案提前進館就可以避免這些情況的發生。三是檔案資料提前進館為單位檔案員減少了工作量，為檔案室釋放了空間。首先，減少了檔案員接待查閱者的時間，使他們更能去專心整理、管理檔案。其次，一些單位辦公用房緊張，檔案室庫房狹小，提前進館檔案可以為其騰出庫房空間，保證檔案的安全管理，有利於立檔單位經常查閱檔案的規範管理和提供利用。
2.2 室藏檔案提前進館的弊：一是妨礙了各立檔單位利用檔案的利益。一些單位業務性比較強，利用檔案也比較頻繁。以前在本單位檔案室較易查到所需檔案，檔案進館後，要想查找檔案就得到檔案館去，手續不齊全，檔案館同誌會不予查找，他們就通過檔案員前去查找，增添了不少麻煩。二是不利於完善檔案齊全。在本單位保存的檔案，檔案管理人員在工作中如發現與檔案密切相關的文件材料就會隨時插入歸檔，彌補以往整理不全的損失。而進館以後，他們發現了這些當年應歸檔而未歸檔的文件材料就會左右為難。不歸檔覺得難以保證檔案的齊全，如果歸檔還得到檔案館履行一係列手續後才能完善本單位的檔案，同時，也給檔案館對館藏檔案的管理帶來一定困難。
3 對室藏檔案提前進館工作的思考
3.1 征求上級主管部門的意見和需要提前進館單位的意見。對於那些老百姓利用頻繁的檔案，如，婚姻檔案、土地承包檔案、學生檔案、政府政策檔案資料等，提前進館不但大大方便了廣大利用者，而且，也節約了立檔單位檔案員接待查閱者的時間，使他們有更充足的時間去管理檔案。對於那些保管條件惡劣，危及檔案安全的單位，也可同其協商讓檔案提前進館，以減少對檔案的繼續損害。
3.2 總體來說，檔案提前進館是利大於弊，因此，建議上級檔案行政主管部門盡快製定出更合理的檔案資料進館法規，修改接收檔案進館的限製年限，使檔案館便於開展檔案接收進館工作，做到有法可依。
3.3 檔案部門可以將檔案提前進館的益處及時歸納總結，向接收進館範圍內的機關、團體、企業、事業單位和其他組織進行大力宣傳，使他們認識到檔案提前進館的益處，引導他們將本單位形成的文書永久、長期（30年）檔案和涉及民生的專業檔案提前進館，來不斷豐富館藏，及時滿足人們利用的需求。
（指導老師：劉東斌 作者單位：新鄭市檔案局 來稿日期：2013-06-17）