3．做好代理人事檔案的收集整理
全麵和及時地收集材料，是檔案工作的重中之重，對每年新形成的材料針對性的收集和整理，如晉升、晉職、考核、任免、各種獎懲、出國訪問、離任審計等材料，增強全程跟蹤意識，認真加工甄別，鑒定取舍，力求真實完整，手續完備，嚴格把好歸檔材料質量關；代理機構與用人單位要注意溝通信息，代理方需及時把握材料形成的規律，掌握材料的來源和環節等，了解材料中經常出現的問題，主動與單位或個人取得聯係，高校力爭在材料生成之前給予指導和督促；及時建立健全人事檔案信息交換聯係製度，建立人事檔案材料收集網絡，代理機構把需歸檔材料的內容及範圍以書麵形式發到用人單位，定期聯係，用人單位對人事材料及時收集、鑒定、登記，年終和代理機構進行檔案移交，以確保代管人事檔案材料的真實性、權威性、完整性、長期可讀性。
4．拓展高校檔案部門的管理功能
高校檔案部門不僅要承擔起傳統的人事檔案管理的職責，而且還要成為人事代理製度下人事檔案管理和利用的樞紐或中轉站；因此，高校人事部門需要在每年新進人員之後將即時更新的名單及時轉給檔案部門；在人事檔案材料產生後，檔案館及時對人事處移交的人事檔案材料進行分類和整理，並將人事代理製度下的人事材料及時向“中心”進行移交。同時，在業務上加強溝通，及時了解所在高校代理的人事檔案情況；在人事檔案材料產生後，檔案部門對代理方移交來的人事檔案及時進行整理和著入，集中統一管理，提供係統性、完整性的檔案服務。
5．建立代管人事檔案信息管理體係
代理機構應及時建立代管人事檔案的信息化管理，與高校建立係統的信息連接，實現信息共享，用人單位可以借助網絡平台，快捷方便地查閱本單位所屬人事代理人員的電子檔案，並要有選擇地對代管者的自然情況和基本信息等進行錄入和采集，如晉職晉資、考察考核、培訓教育、學曆學位、職稱職務、工作簡曆、家庭成員、社會關係等，通過分類加工、有序整理，使之成為完整的人事檔案信息係統模塊，但信息采集工作須建立在組織人事部門審核確認“三齡一曆”的基礎上，確保信息的準確性和唯一性；強化日常管理效能，建立查詢、借閱、統計、分析等的現代管理體係，以便最大限度地滿足高校對有關人事檔案信息的需求。
在人事代理製度下，高校人事檔案工作麵臨新的機遇和挑戰，需要盡快形成與其相適應的人事檔案管理的模式，明確職責、規範管理，發揮人事檔案代理製度的優勢，使人事檔案在高校培養人才、使用人才中發揮更大的作用。
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