最後，一旦出現虛假的情況，人力資源部門應該高度重視，除了索要書麵證明外，還要進行各種特殊情況的排除。例如：候選人可能將實習的時間並入工作時間而造成工作起止時間有出入；職位名稱方麵，候選人可能寫的是對外的職位名稱，而前雇主提供的則是對內的職位名稱；薪水方麵，候選人寫的可能是稅後工資，而前雇主提供的可能是稅前工資。在排除了這些可能的特殊情況後，我們再從其它渠道進行二次調查。例如，如果前雇主人力資源部門提供工作時間有很大出入時，可以找前任主管核實，而如果某位主管對候選人評價非常不好時，可以找另外一位主管核實。
還需要注意的一點是，我們在判斷一名員工是否弄虛造假時，需要將他填寫在背景調查表上的信息與實際核實到的情況進行對比，所以必須防止該候選人在招聘的前幾個環節使用一個版本的簡曆，而等到背景核實的時候因為心虛又使用另外一個版本的簡曆信息。這種情況屢見不鮮，尤其在招聘人員和調查人員不同或者是將該項業務外包給第三方時，因此為了避免這種情況，人力資源部可以自行或者委托第三方將背景調查表上的信息與應聘的簡曆進行對比，一旦有出入則要求候選人做出解釋。
七、如何避免背景調查中的各種糾紛？
背景調查的糾紛主要是由於候選人對背景調查的過程和結果不滿造成的各種勞動關係的糾紛，由於中國目前的法律沒有明確地對企業背景調查的權力和義務進行界定，不滿的候選人就很有可能訴諸於法律。這種情況違背了背景調查的初衷，無論是對於公司的聲譽，還是對於公司正常的運營，都是極為有害的。
首先，企業要在背景調查前做好兩手準備，一方麵，要獲得候選人/員工的理解和支持，把調查的目的、調查的內容、調查人員範圍都向被調查人做解釋說明，最好是在麵試中就告知候選人，讓他們有思想準備，這樣後續的調查也能獲得他們的配合和支持。另一方麵，要求候選人填寫背景調查信息表。在該表中，除了要求候選人提供各種需要調查的信息外，還應包括候選人親筆簽署的授權書和聲明書。授權書的大體內容是授權用人單位以及其第三方代表來調查表格中的各項信息，並免除因此產生的一切責任；聲明書的樣本則如下：本人聲明，該調查信息表裏麵填寫的信息真實無誤，本人清楚如有虛假或者遺漏信息，可以按照公司的聘用、懲戒和解聘規定處理，可能導致違紀處分，包括拒絕聘用和解除勞動關係。
其次，在背景調查過程中要保持嚴謹和客觀的態度，妥善處理背景調查的負麵結果。對於疑似負麵的信息，要排除各種特殊情況，並多渠道求證，不能輕易地下結論，要相信大部分的員工都是誠實的，何況是過五關斬六將的候選人。但是一旦確定這些負麵信息屬實則需采取相應措施，情節較輕者從輕處理，如培訓、調整工作崗位等，情況嚴重的要果斷地拒絕聘用，或與之解除勞動關係。
值得一提的是，由於很多候選人是騎驢找馬，所以可能尚未與目前的公司解除勞動關係。所以在背景調查表的每段工作經曆後麵，需要候選人注明“是否可以與該雇主聯係，如果現在不行，何時可以”。否則人力資源部冒失地打電話過去，會產生一些不必要的麻煩。
最後，我們要完善背景調查的各種製度和流程，保留各種書麵資料。這些資料包括：（1）背景調查信息表的存檔，尤其是裏麵的授權書和聲明書；（2）書麵形式記錄的調查內容，包括證明人拒絕核實等情況都應一並記錄，將其歸檔；（3）為雇員建立並完善背景調查檔案，並保證這些檔案的安全，確保隻有相應工作人員才能查看或者處理這些信息資料。
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