（一）進貨時的商品損失管理
（1）查看進貨傳票與商品的實際數量是否有出入。如電話訂貨，容易出現進貨傳票記載的商品種類、數量與送來的貨品不符的現象。尤其是向批發商訂貨時，由於品牌、大小、包裝、容量或重量的錯誤，導致價款與實際進貨不符。
（2）檢驗是否有未驗收或驗收不夠準確的情況存在。如在生意繁忙的時候，無法分身對訂貨數量和規格進行詳細驗收核對，商品就直接被搬入倉庫，也是造成損失的原因。因為當商品未經檢驗就進入庫存，到要出貨或商場（商店）的貨源需要替補時，直接從庫中取出來賣，可能發生商品短缺、汙損等。而商品汙損的原因，有可能是在對方送貨之前，商品就已在賣方的倉庫中堆放太久。
（3）查看進貨記賬上是否有商品損失。雖然進貨傳票記載無誤，商品的驗收也正確，但是把它轉記入賬簿時，由於記載的失誤，也會造成商品的損失。
（4）查看是否存在倉儲管理不良的情況。倉庫等保管場所不良、溫度管理不良也會引起商品損失。尤其值得注意的是光線的照射、水的侵蝕、蟲害、變質、防火不當、包裝破裂與堆積方式的欠妥等而造成商品損失。
為及時發現和防止進貨時的商品損失，店長應注意核對清楚進貨的商品和傳票，特別是數量、單價、訂貨的單位等。尤其是與進貨傳票有關的記賬，應同時做好檢驗工作。
（二）銷售階段的商品損失管理
銷售階段造成商品損失的主要原因：一方麵是賣錯價錢造成的，如成本40元售價70元的商品，誤把它當60元賣掉，則原來有30元的利潤，現在變成隻有20元的利潤了；另一方麵是計量錯誤造成的，這種情況較多，如15公斤裝賣20元的商品，誤把17公斤裝進去但販賣時仍照20元賣，當然損失了2公斤的商品。此外，因為包裝紙使用的錯誤，計量器的失靈、量法的錯誤，也易導致商品的損失。還有付賬或收賬的錯誤，也會造成商品損失。
為了發現並防止銷售階段商品損失，店長應提醒店員在結算過程中，不可使用不準確的計量器，而是最好把重量，尤其是秤上的刻度念出來，並把價錢口述一遍，以免顧客弄錯價錢。在進行商品管理時，要標清商品價格、規格、重量，並核對清楚。
（三）陳列時的商品損失管理
（1）查看是否有詐騙或偷竊。這種情況，很多商場（商店）或廠商都遭遇過。據統計，商場（商店）遭竊的比率約占銷售額的0.6%，而且有逐漸增加的趨勢。
（2）查看是否存在不合格的溫度管理。尤其是開放型的冷凍庫，因為風的強弱變化，引起溫度上升，冷凍庫的冷凍機能失靈。
（3）查看是否有兒童的惡作劇。如水果被兒童拿去玩而摔壞，雜貨店的瓶罐被踢破，衣料商品被小孩沾上墨水，包裝好的商品被偷偷地打開，或被順手牽羊等。
（4）查看是否存在陳列場所不當的情況。這種情況很多，如個別商場（商店）被太陽照曬，易導致副食商品變質、變色，醫藥商品變質、變色、成分改變等情況。
為了盡早發現並防止陳列時的商品損失，一般應把商品陳列在小孩接觸不到的地方。為了防止盜竊、詐騙、順手牽羊等行為，可在店內設置電跟、防盜器、閉路電視或在商品上做暗號等。在倉儲方麵，要多加注意冷凍庫或冷藏庫的溫度，若是開放型冷凍庫或冷藏庫，上麵最好不要有風通過，因為這樣會使冷凍庫或冷藏庫的溫度不穩定。