（一）談判的定義
談判，有人稱之為協商或交涉，是擔任采購工作最吸引人的部分。談判通常是用在金額較大的采購上。采購談判一般都誤以為是“討價還價”，實際上談判在辭典上的定義是“買賣之間商談或討論，以達成協議”。所以，成功的談判是一種買賣雙方經過計劃、研討及分析，達成互相了餌的協議或折衷方案的過程。而這些協議或折衷方案裏包含了所有的條件，而並非僅限於價格。
（二）談判技巧
1.設定目標
在采購工作中，談判通常有這樣幾項目標：
（1）為相互滿意的商品訂下公平而合理的價格；
（2）使供應商按合約規定準時執行合約；
（3）在執行合約的方式上取得某種程度的控製權；
（4）說服供應商與公司很好地合作；
（5）與表現好的供應商保持長久的良好關係。
2.研究有關情況
采購人員應事先研究與供應商之間的有關情況，做到心中有數。
（1）市場供需與競爭狀況；
（2）廠商價格與品質的優劣；
（3）毛利的因素；
（4）時間的因素；
（5）相互之間的準備工作。
（三）談判策略
采購人員經常必須談判的項目有：
·品質
·包裝
·價格
·折扣
·毛利
·付款條件
·進櫃或進貨應配合事項
·售後服務保證
·促銷活動
·廣告讚助
·裝潢費用
以下僅就品質、售後服務保證、促銷活動、價格及折扣談判策略，略作敘述：
1.品質
品質的傳統解釋是“好”或“優良”。對采購人員而言，品質的定義即“符合買賣雙方所約定需求或規格的就是好品質”，故采購人員應設法了解供應商對本身商品品質的認識程度。管理製度較完善的供應商應有下列有關品質的文件：
（1）產品規格說明書；
（2）品質合格範圍；
（3）檢驗方法。
采購人員應盡量向供應商取得以上的資料，以利未來的交易。通常在合約或訂單上，品質是以下列方法中的一種來確認的：
（1）市場上商品的等級；
（2）品牌；
（3）商業上常用的標準；
（4）物理或化學的規格；
（5）工程圖；
（6）樣品（賣方或買方）；
（7）以上各類的組合。
采購人員在談判時應首先與供應商對商品達成互相同意的品質標準，以避免日後的糾紛甚至法律訴訟。
2.售後服務保證
對於需要售後服務的商品，例如：家電產品、打字機、電腦、手表、照相機等，采購人員最好在談判時要求供應商在商品包裝內提供該項商品的售後服務資料，以便維修時，能直接聯絡。
3.促銷活動
促銷是銷售的一大武器，在世界各地廣泛使用。但仍需仰賴采購人員選擇正確的商品以及售價，才能吸引客戶上門。在進貨商品上，除非采購人員無法取得特別的價格，否則，通常會在促銷活動之前幾周停止正常訂單的運作，而刻意多訂購促銷特價的商品，以增加利潤。
4.價格
采購人員需對公司市場形象及目標顧客群作詳細了解，以采購適合的商品並訂價。若采購人員在對所擬采購的商品，以進價加上合理的毛利後，仍認為該商品價格無法吸引客戶購買時，就不該向供應商采購。
5.折扣
折扣形態通常有新產品引進折扣、數量折扣、付款折扣、促銷折扣、無退貨折扣、季節性折扣、經銷折扣等數種。
有些供應商可能會以無折扣作為談判的起點，有經驗的采購人員會列出各種形式的扣折，要求供應商讓步。