1.電話催收
電話催收在收賬過程中起著非常重要的作用。但是,需要注意的是電話催收隻是催款手段的一種,其效果在很大程度上取決於什麼樣的人在使用它。
電話催款人員應具備以下條件:
(1)專業知識(合同、付款條件、供應商和客戶的權利和義務等)。
(2)技巧(步驟、說話口氣、火候的掌握等)。
(3)權力(與客戶談判的權力、是否有權對欠賬進行打折、是否有權決定停止向債務人供貨及停止提供賒銷等)。
對不同企業,電話追賬的適用性也不一樣。例如,對於擁有大量客戶但每個客戶的賬款都很小的供應商來說,采用電話進行催賬也許會很不劃算,因為不僅增加通信成本,也會耗費大量人力。但是,對於客戶數量不大,但每個客戶欠款金額都比較大的供應商來說,采用電話催款會非常實用。
2.傳真催收
傳真的最大優點就是速度快,可以在最短的時間內以書麵形式讓客戶了解您的要求。它的缺點是首先看到傳真的人很可能不是傳真上注明的收件人。因此,用傳真進行催賬時必須慎之又慎。應盡量避免使用威脅性語言。
3.信函催收
隨著電話和傳真機的普及,很多企業已不再使用信函進行催賬了。但信函催賬是有其優點的:
(1)信函可以一次性發給眾多的客戶。
(2)價格便宜。
(3)可以使電話催收集中於大客戶,提高催賬人員工作效率。
(4)可以通過其設計精美的格式和內容提高供應商的信用管理形象。
(5)與傳真相比,擁有更大的私密性。
采用信函進行催賬是非常正式的。必須明確地向債務人傳遞一個信息,您需要它按照雙方約定的時間付款,不要過多地使用謙恭性的語言,例如:“很抱歉在您百忙之中打擾您”。信函的結束處一定要給對方確定的付款或回複信函的時間。
4.麵訪催收
通過麵訪催賬是催賬方法中成本最高的一種。但對於欠款金額較高的債務人,采用麵訪進行催賬是非常有價值的。麵訪催賬應該隻對重要債務人或在緊急情況下采用。
信用管理製度中應該明確規定在什麼情況下,什麼樣的催賬人員應對什麼樣的債務人通過麵訪進行催收。
5.索要確認函和書麵付款計劃
在催收賬款過程中獲取客戶對債務的書麵確認或要求對方提供書麵的付款計劃是非常重要的。
首先,書麵確認和付款計劃比較正式,能給客戶留下比較深刻的印象。