3.虛列加班時間
虛列加班時間是指通過編報根本不存在的加班時間來計算和獲取收入的舞弊手法。這也是一種通過工資係統進行職員舞弊的較常用的方式。
比如,他們可在每天加上幾小時,每周末加上8~10小時,並告訴管理者他們不得不加班完成工作。一般管理者雖然對員工的這種行為表示不滿,因為他們並沒有在規定的時間內做完應該做的事情,但是還是會考慮員工辛苦工作應該得到補償,於是很容易簽字;而且這種加班費金額不大,一般不會引起管理者的疑問,不會仔細詢問或者檢查,往往是看一下申請書就簽字。
還可以事先把真正的工作時間記錄到卡上,而等到企業領導簽完字後,在把工時記錄卡交到工資部門之前,偷偷地填上虛列的加班時間;或者直接在工時記錄卡上偽造管理者的簽名。
虛列加班時間是一種較常見的但並不難控製的職員舞弊行為,經營者需要注意以下幾方麵問題:
(1)檢查工時記錄卡,查實是否有加班時間,是否經常有加班時間且數額較大。如果某一人經常有加班時間且數額較大,說明可能存在虛列加班時間的舞弊行為。
(2)詢問其直接管理人員,其下屬的工作量有多大,是否需要經常加班才能完成工作。詢問直接管理人員,他們是否會過問加班時間,是否親自在工時記錄卡上簽名,簽名時是否經過認真的審核等。
4.虛構賣方
虛構賣方是職員通過企業賬戶直接支付或對虛列的應付賬款進行支付的一種職員舞弊行為。這是一種較常見的職員舞弊行為。
在小企業中,舞弊職員可簡單地給他自己開出現金支票提現,待銀行對賬單到來時,就用偽造的或作廢的支票注銷或替換用來舞弊的支票,因而,這類舞弊行為通常發生在那些調整銀行賬戶或知道與銀行賬戶不一致的職員身上。
當支付工作職員分離且控製得較嚴格時,就迫使舞弊職員利用真正的發票和其他文件向虛構的賣方付款;如果虛構的賣方聲稱提供了存貨或其他有形資產,那麼舞弊職員就必須偽造企業已經取得這些資產以及已經驗收的有關證明文件;
在需要郵寄支票的企業中,舞弊職員必須確定能夠自己收到支票的投寄地點。一般說來,舞弊職員為避免其舞弊活動被揭露,常常精心選擇投寄地點,使企業難以追查已付款項的去處。
由於進行虛構賣方舞弊行為的職員都要利用企業賬戶,通過支票向外進行虛假的支付,有些還要提供相關經濟業務的憑證。因此,企業經營管理者可以從支票及其相關憑證著手調查:
(1)函證企業開戶銀行、查詢支票的號碼和金額,並和企業賬上的支票號碼和金額核對,驗證兩者是否有不相同之處。如果有不一致之處,那就可能存在以偽造的或作廢的支票注銷賬戶的可能性。
(2)函證企業已支付的款項,如果收不到回函或投寄地點或投寄單位不存在,就應引起高度重視,需要采用相應的替代程序,驗證其真實性。
(3)根據企業賬戶記錄,盤點存貨或者清查資產,查證交易的真實性。如果聲稱的存貨或其他資產不存在,說明可能存在虛構賣方舞弊的事件。
5.虛列出差辦公費用
一般企業對出差員工的某些支出項目進行報銷,對外出、采購辦公用品的支出進行報銷,這就給一些員工以可乘之機。
在外地工作的人經常會多收集車票,將住宿的發票開貴一些;如果住在朋友家,也要想辦法弄到幾張住宿發票;將自己請客的支出記入“招待費”的範圍。
一般商店或批發市場不願意多開發票,因為他們必須多繳一部分稅。但是如果采購人員願意向購買單位支付這一部分稅款,會很容易得到發票。