職員舞弊是現在企業經營者最為頭痛的事情,誰也不願意看到自己“後院起火”。我們通過對公司職員舞弊的方式進行調查,列出職員舞弊的一些常見情形。
1.現金收入揩油
現金收入揩油是指企業職員從企業的現金收入中盜取一小部分現金的職員舞弊活動。
這一舞弊活動主要發生在那些能接觸到現金收入的職員身上。
在小型企業特別是從事零售業務的小型企業中,由於一部分收入是現金收入,而且內部控製較為薄弱,因而,這就為職員進行現金收入的揩油的舞弊提供了機會。
大型企業在應收票據、應收賬款和收賬製度等方麵製定了較嚴密的控製製度,而對不重複發生的非正常經營收入則無相應的內部控製製度,所以,這種不重複發生的非正常經營就常易遭受到現金收入揩油的“侵襲”。
如果大型企業經營零售業務,如開辦連鎖商店,也易受到現金收入揩油的侵襲,甚至在某些情況下比所有權單一的小商店更易遭到這種侵襲。因為小商店的店主極其關注現金收入,因為這是自己的錢;而大型企業的連鎖店的值班經理則無此種切身利害關係。
不重複發生的非正常經營收入是指:供應商的銷售折扣和包裝物押金的退回;為企業車輛支付的保險費的無事故返還;小額租金、許可證費、使用費等收入;廢料和過剩或報廢設備的出售收入。
現金收入揩油舞弊是一種經常發生的職員舞弊行為,防止發生這種舞弊活動的最有效的措施就是加強對現金收入的管理和控製,不給任何企圖進行舞弊的職員以任何可乘之機。因此,企業經營管理者可以從現金收入的內部控製方麵著手,調查以下幾個方麵的內容:
(1)現金收入的管理和控製措施是否完備,職責分工是否明確,是否存在不相容職能。
(2)檢查是否經常發生收入短缺的事件,如果經常發生,應引起經營者的足夠重視。
(3)檢查是否存在不重複發生的非正常營業收入的有關憑證,有關的憑證是否完備,收入是否已被人截留。
(4)查證已注銷的壞賬是否經過授權批準,已注銷的壞賬是否已經收回,收回的壞賬是否被截留。
(5)查證閑置的土地或建築物是否已經出租,租金是否已登記入賬。
(6)查證銷售折扣、折讓或現金折扣的審批手續是否完備和規範,驗證銷售折扣、折讓或現金折扣的金額是否計算正確,是否都已登記入賬。
2.偽造職員工資名單
偽造職員工資名單,是指虛報職員人數,並把偽造的職員姓名納入工資係統內發放工資,舞弊職員再以偽裝職員的名義以某種方式取得其工資的一種職員舞弊行為。
這些偽造的職員姓名或者是杜撰的,也可以是公司以前的職員,他們可以將這些職員偽造為長期職員、合同工、臨時工、甚至鍾點工。
偽造工資名單舞弊在職員工作較穩定、對職員控製較為嚴格的企業較難發生,而在職員流動性強、對職員控製較弱的企業中較易發生。因此,經營者應當注意以下幾個方麵的問題:
(1)企業規模。
一般說來,大型企業一般分設人力資源部門、工資部門和職工福利部門,對企業職員的控製也較為嚴格,因而較難實現這一類型的舞弊;而在小企業,尤其是那些職員流動性快的勞動密集型企業中,較易發生偽造職員工資名單的舞弊。因此,經營者應根據企業規模的大小,判斷發生這一舞弊的可能性。
(2)企業實有的長期職員人數。
調查企業長期職員的實有人數,並和工資名單上列示的長期職員人數相對照,驗證二者是否一致。如果存在不一致的情況,說明可能存在偽造工資名單的事實。
(3)企業雇傭臨時工、鍾點工等情況。
管理者可以調查企業雇用了多少臨時工、鍾點工;其人數是否和工資名單上的人數一致。如果二者不一致,說明存在偽造臨時工、鍾點工人數的事件。