淺析外貿公司如何撰寫針對新客戶的開發信
外貿業務探討
作者：尚靜
很多外貿公司的業務員在開發新客戶時，一個月發出上千封開發信，可是回複率卻很低。而有的業務員一個月可能隻發幾十封開發信，但回複率卻很高。差距原因在於，前者隻用一分鍾甚至更少的時間查看客戶網站，記錄下郵箱，然後套用開發信模板發送，而後者卻非常重視前期工作，花費大量時間研究、分析、調查客戶。即使前者的開發信寫得非常出色，由於沒有送達真正的買家，不得不淪為垃圾郵件。所以開發信不在於多，貴在於精，開發信的前期準備工作非常必要。鄭州泰普機械設備有限公司（以下簡稱泰普）是從事軸承、傳動件和汽車零配件加工、研發和出口的外向型企業。本文以泰普的軸承這一產品為例，來說明如何有效地通過前期準備工作找到目標客戶。
一、如何利用穀歌等搜索引擎搜索新客戶
在撰寫開發信之前，需要找到客戶的聯係方式。對於小型外貿企業來說，主要有以下幾種搜索客戶信息的方法。
（一）搜索客戶網站
通過搜索引擎可以找到客戶網站，了解客戶的實力、網絡活躍度、企業主要產品類別、供應的主要客戶群體等信息。
以外貿業務員主要應用的穀歌搜索引擎為例，由於穀歌退出中國大陸，所以每次訪問都會自動跳轉到，這時穀歌默認的語言是中文，要想直接搜索到英文網站，可以切換成英文或在地址欄中輸入。
現在有很多外貿公司在阿裏巴巴或全球資源網等網站上從事B2B業務，以泰普的Roller Bearing（滾柱軸承）為例，如果在穀歌上輸入“Roller Bearing” +BUYER，會搜索出很多網頁，其中不少是B2B網頁，在B2B網站上發詢盤求購的公司經常稱自己為BUYER。想要排除這些B2B網站，可以利用穀歌的“邏輯非”運算法，即去掉某些不想要的內容。比如輸入：Roller Bearing- alibaba- globalsource，可以排除阿裏巴巴和全球資源網上的B2B網站。但這隻能有限地排除特定的B2B，以下方法可以排除更多的B2B網站。注意：如果商品名稱為兩個或兩個以上單詞的話，一定要用雙引號。排除法包括：1、排除國內同行、政府或學校網站；2、由於黃頁、行業目錄、零售商店、論壇、博客等客戶信息已經被國內的同行搜索過很多次，所以需要排除以下詞彙：forum、yellow pages、directory、online 、shop、store、blog、wikipedia、youtube。3、在B2B網站中，會經常出現一些高頻詞，包括：Market Place、 Trade Leads、 Platform、Find Suppliers、Find Manufacturers、Member等。這些詞語也可以運用邏輯非運算從穀歌搜索結果中排除。
把上述詞彙結合起來，放在產品名稱的後麵，這樣就可以避開很多的B2B網站和黃頁、行業名錄等。而且這樣做不僅不會增加穀歌服務器的負荷，反而縮小了搜索範圍，減少了工作量。
通過上述方式找到emerson bearing這家公司，公司網站上方就有該公司的郵箱，contact us頁麵中列出了公司的地址在美國波士頓，以及具體各負責人的郵箱。如果直接向此郵箱發開發信，回複率較低，可能有以下幾個原因：（1）收信人可能是最終用戶，購買量很少；（2）收信人可能隻是零售商、經銷商或分銷商，他們往往並不進口；（3）可能發到客戶的公共郵箱而不是采購部或進口部；（4）可能對方自己在中國設有工廠。所以在給客戶發開發信之前有必要對客戶網站進行深入而細致的研究。
客戶的重要信息其實隱藏在about us頁麵中，包括公司性質、所處行業、主營產品、曆史等。emerson bearing是一家有50多年曆史的遍及美國的服務於OEM和維修市場的滾柱軸承專家。
接下來查閱products catalog欄，本欄往往會說明產品的規格、型號、包裝、色彩、係列等信息。emerson bearing產品範圍包括：Ball Bearings、Roller Bearings、Bearing Accessories等。其中Roller Bearings中的Tape Roller Bearings正好是泰普的強勢產品。這樣基本判定該客戶為目標客戶了。
接下來還要注意網站上LOGO欄中所顯示的公司名稱與網頁底部的“Copyright”。版權聲明一般包括公司名稱、版權文字、年代，如果前者與後者公司名稱一致，可以直接向該客戶寫開發信；如果二者不一致，那麼前者可能隻是後者旗下的某個品牌網站，若是往該郵箱發開發信，可能沒多大效果，因為很多品牌網站一般隻負責銷售和售後服務，而采購則由母公司負責。這時就需要再回到穀歌去搜索母公司的網站。emerson bearing公司正好符合第一種情況，因此可以往公司郵箱發送開發信。
（二）搜索客戶郵箱
運用搜索引擎也可以找到客戶郵箱，比如在穀歌裏輸入：“Roller Bearing” 。用mail而不用Email原則在於mail這個詞更全麵。有些網站上寫的是E-mail，若是用email則搜不到有E-mail的網頁。
很多網頁上提供的郵箱可能是sales@******.com，這是競爭對手的郵箱。應該搜索例如Buyer、Purchasing manager、Marketing director、info、project director等的郵箱。一般發給Buyer或Purchasing manager的郵件更容易收到回信。
運用穀歌搜索時，最好針對不同的國家，用不同國家的分站來搜索。隻需要利用翻譯軟件，把產品名稱翻譯成相對應國家的語言。相比較僅使用英語進行搜索，這種方式搜來的客戶郵箱會更多一些。比如在穀歌德國網站上 輸入Wlzlager。
（三）Google Trends
Google Trends通過分析穀歌數以十億計的搜索結果，告訴用戶某一搜索關鍵詞在穀歌被搜索的頻率和相關統計數據。在輸入“Roller Bearing”，會發現對汽車軸承關注度最高的前三位國家分別是印度、南非、新加坡。表明這些國家對軸承的需求量很大，購買力較強，可以作為主要的目標市場。