四、采購業務內部控製製度設計
采購業務是企業進行生產的第一個重要環節，因此一個良好的內部控製係統也會對這一業務進行比較嚴密的監控。采購業務主要由商品、原材料和固定資產三個部分的采購供應組成。
它一般包括簽訂供貨合同，驗收材料或商品入庫，結算支付貨款三個環節。
（一）采購內部控製所應達到的要求
1.采購工作中計劃、訂貨、驗收、結算等各個環節必須分工負責；
2.采購人員除經過特別授權外不得擅自改變采購內容，隻能按批準的品種、規格、數量進行采購；
3.除零星采購外，采購業務均需簽訂采購合同；
4.購貨款必須在認真審核、核對合同之後，方可付款結算；
5.購貨款除小額采購外必須通過銀行結算；
6.采購的物資必須經過驗收方可入庫；
7.采購過程中的損耗必須查明原因，經審核批準後方可處理；
8.應付賬款明細賬與總賬應定期核對並保持賬目一致。
（二）采購內部控製的主要手段
1.采購前先填寫“物資采購申請單”，辦理申請手續。企業各部門所需要的材料、商品和其他物資，或者倉儲部門認為某種貨物的儲備量已達到最低儲備限額而需要補充時，應當通過填寫“申請單”的方式，申請購貨。采用這種方式，使每一次采購業務都能有相應的依據，並建立在有計劃的基礎之上，對於提高采購的計劃性，節約使用資金，分清各有關部門和個人的責任都有比較好的作用。
“申購單”一般采用一式兩份的方式，詳細注明申購部門、申購物資名稱、規格、數量、要求到貨日期及用途等內容，一並交供應部門。供應部門據此辦理訂貨手續後，將其中一張退回申購部門，以示答複。
2.采購時要簽訂“采購訂貨單”，規範采購活動。企業中除零星物品的采購可隨時辦理外，大量購買業務應盡可能簽訂合同並采用訂貨單製度，以保證采購活動的規範化。“采購訂貨單”是供應部門進行采購活動的一種業務執行憑證，也是購銷雙方應當共同遵守的一種契約，這不僅使采購業務在開始時就置於計劃控製之下，而且便於在任何時候、任何環節下對整個采購業務進行查詢。
“采購訂貨單”可根據實際情況，采用數張複寫方式，其中一張送交供貨單位，請求發貨；
一張轉交倉庫保管部門，作為核收物品時與發票核對的依據，即驗收貨物的依據；一張留做存根，由供應部門歸檔保存，以便對所有的訂貨與到貨情況進行查對、分析。
3.采購物資到達時應填寫“入庫單”，嚴格驗收之後方可入庫。采購部門購回的各種材料物品，都應及時送交倉庫驗收。驗收人員應對照銷貨單位的發貨票和購貨訂單等，對每一種貨物的品名、規格、數量、質量等嚴格查驗，在保證正確、相符的基礎上填寫“入庫單”。
“入庫單”是證明材料或商品已經驗收入庫的會計憑證。“入庫單”由倉庫驗收人員填製，並取得采購人員的簽字後，一張留存，登記倉庫台賬；一張退給采購部門進行業務核算；
一張送交會計部門。嚴格的驗收製度，有利於考核采購人員的工作質量，劃清采購部門與倉庫之間的經濟責任，保證入庫物資的準確性、安全性。
4.規範審查製度、嚴格審核采購業務的各種憑證。會計部門在正式記錄采購業務、支付貨款之前，應對各有關部門送來的各種原始憑證，包括發貨票、運貨收據、入庫單以及訂貨單等進行認真的審查、核對。不僅審查每一張憑證的采購數量、金額計算的正確性，還要檢查各種憑證之間是否內容一致、時間統一、責任明確、手續清楚等。如果發現問題，應及時查明原因，分清責任，合理解決。在此基礎上，編製付款憑證，由出納員結算支付貨款，並按貨幣資金支出業務的內部控製製度要求和方式實施內部控製，使兩種業務的內部控製統一起來。
五、銷售業務內部控製製度設計
銷售業務也是企業內部控製應當著重注意的一個環節，采購業務是企業各項物資的“入口”。
而銷售業務則是企業各項物資的“出口”，這兩個“口”一個也不能放。銷售業務一般要經過簽訂銷售合同、填寫發貨單通知倉庫發貨、辦理發貨、辦理貨款結算四個環節。
銷售業務內部控製一般情況下應達到以下要求：
1.發票和發貨單應順序編號，如有缺號須經批準方可注銷。
2.銷售合同、發票和發貨單，必須經過審核批準方可注銷。
3.要按規定價格銷售，未經授權不得改變售價。
4.廢殘料的出售必須按一般銷售同樣處理。
5.銷售退回必須經授權批準後方可辦理退款手續。
6.收款時必須對品名、數量、單價、金額進行審核，有銷售合同的必須與合同核對。
7.開單、發貨、收款必須分工負責。
8.應收賬款明細賬應與總賬核對相符。
銷售業務分為現銷業務和賒銷業務兩種類型。
現銷業務是指企業在銷售產品或商品的同時，收取貨款，強調錢貨兩清。工業、商業批發等企業對現銷業務實施內部控製的主要手段是開具“銷貨單”，並確定其合理的傳遞程序。具體做法是：
1.客戶購貨時，由銷售部門填製一式數聯的“銷貨單”，注明購貨單位、貨物名稱、規格、數量、單價、金額等，經負責人審核簽章後，留一聯作為存根，進行業務核算，其餘交客戶辦理貨款結算和提貨。
2.客戶持“銷貨單”向財會部門交款。財會部門對“銷貨單”認真審核後，辦理收取貨款的手續，並加蓋財務專用章和有關人員的簽章，留一張編製入賬憑證，其餘退給客戶。
3.客戶持“銷貨單”中的提貨聯向倉庫提貨。倉庫保管人員對“銷貨單”複核，確認已辦妥交款手續後，予以發貨，並將提貨聯留下登記倉庫台賬。
賒銷業務是指企業先辦理產品或商品發出，然後在規定時間內收取貨款。一般情況下，賒銷業務的內部控製除符合前述要求外，還應采取以下程序和方式：
1.嚴格訂貨單製度，強化銷售合同的作用。凡賒銷業務，最好采用訂貨方式，訂單確定後列入銷售計劃，作為日後發貨的依據，防止無計劃地發出貨物。
2.建立賒銷業務批準製度。賒銷業務應該經過財務負責人批準，未經批準，銷售部門不得指令倉庫發貨，以防止因不了解客戶信用度而可能造成的損失。
3.及時登記銷售明細賬和應收賬款明細賬。在發出貨物後，會計部門應對銷售部門開具的“銷貨單”以及相關的合同、訂單等進行審核查對，正確無誤後編製記賬憑證，並及時登記銷售和應收賬款明細賬，以充分發揮賬簿的控製作用。
4.定期與購貨單位核對賬目，並按有關規定及時收取貨款。對賬中發現的問題應及時查明原因並加以處理，收回貨款應及時登記應收賬款明細賬，確保雙方賬目相符。
小結
1.財務管理機構的設置有兩種形式：財務與會計並為一體或財務與會計設置不同管理機構
2.內部控製製度主要包括組織機構控製、業務記錄控製和業務處理程序控製
3.應該分別針對各項具體業務製訂詳細的內部控製製度
思考題
1.組織機構控製的內容有哪些？
2.現金支出控製的關鍵是什麼？
3.如何做好銷售業務的內部控製？