分部化經營是一種分權管理模式。企業的總經理既重視企業的總預算,同時也關注每個分部的經理在總預算中所擔負的責任。分部化經營通過編製分部責任預算、確定考核標準,並建立跟蹤係統,進行反饋控製,實現“分散權責、集中監控”和“權利共享的分權”,從而擺脫以往分權管理的惡性循環。預算是企業往下層溝通和展示權威的主要工具,分部預算是限製和約束分部經理行為的標準,它以財務數據指標的形式使各分部的權利、責任和利益得以體現。通過把實際執行結果與預算相比,列出差異,詳細查出原因後,向上級報告。高層管理者通過分部預算和分部經營責任報告這個管理載體,控製各分部的業務活動和經營進度。這樣,高層管理者既能從總體上掌握全局,又能有效地控製各分部的活動,發現存在的問題和偏差,及時幫助分析問題的原因,采取糾正措施,由直接管理轉變為間接管理,收到事半功倍的管理效果。
分部預算是由分部預算報表和一係列責任指標構成的。企業高層管理者必須提供所有作為編製分部預算基礎的必要預測和假設以及預算目標。各分部在編製預算報表時,首先要根據上級下達的預算目標、年度運作計劃和預算編製政策以及各種預算假設,編製與本分部相關的預算項目草案。預算項目的設置要由企業統一進行。預算項目包括利潤表預?算項目(收入預算項目、費用預算項目等);資本性預算項目(技改工程預算項目、小型基建支出預算項目等);采購預算項目(材料采購預算項目、燃料采購預算項目等);現金預算項目(現金銷售收入預算、借款預算、稅費現金收支預算、采購支出預算、水電費支出預算、大修費支出預算、財務利息支出預算等);資產負債表預算項目等。預算項目要與會計科目相一致。各分部根據自己的具體任務,預測計劃期本部要發生的預算項目及其數額,說明原因、目的和預期結果,編寫預算項目草案上報。針對各種預算項目的特點,各分部可分別采用增減預算、零基預算、概率預算等方法編製。
增減預算法就是根據曆史數據進行推斷。管理者是通過查看前一期的預算數字和實際結果以及對未來的預期目標而確定下一期預算的。例如,市場部門的預算應是在上一期的實際費用的基礎上再加上諸如計劃提薪所增加的支出而製定的。增量預算的優點是曆史數據、經驗以及對未來的預測都被納入了預算編製的過程。傳統預算的批評者經常指責有關增量預算的缺點是:管理者可能不去對目前和未來的市場狀況進行評估,而是簡單地直接以過去的數據為基礎,然後在此基礎上增加一定的百分比就作為下一期的預算。另外管理者還會有“不花掉就會丟掉”的觀點。具有這種觀點的管理者認為,到了預算期末他們必須用掉所有的預算支出額,否則那些節省下來的款項就會在下一期預算中被削減掉。
零基預算法就是以零為基礎,或從頭開始編製新預算的方法,就像第一次編製預算一樣。每一個預算期開始時都要縝密地審核所提出的每一個假設和所有的預計支出。零基預算的優點是,它要求管理者對每個相關的項目都進行更加深入的分析,即充分研究目標,挖掘其他可能的方案,證明他們所提出的要求的合理性。零基預算的缺點是,雖然它的分析深入而徹底,但它的編製過程卻非常耗費時間,甚至會因此而影響到預算的啟動。
概率是用來表示隨機事件(可能發生也可能不發生)發生可能性大小的數值。通常,把必然發生的事件的概率定為1,把不可能發生的事件的概率定為0,而一般隨機事件的概率是介於0與1之間的一個數。概率越大就表示該事件發生的可能性越大。概率預算法就是利用概率的基本原理,將預算期內各項預算內容中的各種數值出現的可能性事先分別做出概率估計,然後進行概率綜合,求出相應概率預算值的預算編製方法。