食為天後台係統是專門針對餐飲企業的高度可管理、低成本、易操作的庫存管理軟件，是現代餐飲企業降低成本、提升客戶滿意度的最佳選擇。食為天後台係統采用簡單、明了、友好的人機交互界麵，模擬操作人員實際操作模式，易學易用，隻要輸入日常經營中的物流和資金流數據就可以全麵掌握實際經營情況。
一、基礎數據
基礎數據模塊主要定義係統所需的基本資料，具體包括計量單位資料、交付銀行資料、付款方式、企業類型備選集、供應商資料、客戶資料、采購交貨地點、人員資料、部門資料、倉庫資料、物品類別、物品信息、配送物品日存量、加工配方集、物品備選集、出品配方集。各資料記錄中的“是否在用”標誌此資料記錄可否在其他功能中被調用。在此，我們主要介紹部門基本資料、倉庫基本資料、物品類別、物品信息。
（一）部門基本資料
部門主要是對應企業與倉庫管理運作相關的部門，一般分為生產部門和管理部門，如中廚部、樓麵部、財務部等。其中，中廚部和樓麵部為生產部門，生產部門消耗原料，產生收入；財務部為管理性部門，產生部門費用。
點擊“基礎數據\部門資料”，在“部門基本資料”中列出已經定義的部門記錄，完成新增、修改、刪除操作。
1.增加
點擊“編輯”，選擇“增加”按鈕，錄入“部門代碼”、“部門名稱”、部門所屬分店對應的賬套。如果此部門為當前分店的出品部門，選擇此部門對應“前台係統”中的部門代碼，用於計算前台出售出品，後台原料耗料單。
在“是否在用”處打“√”，即表示啟動此部門資料；空白即表示屏蔽掉此部門資料。最後按“保存”完成增加項目。
所屬賬套：指此部門所屬某分店中的某一賬套。
是否出品部門：指後台此部門是否有相對應的前台出品部門，如果有前台出品部門，那麼前後台的部門聯係起來後，後台會根據所配方，生成物料耗料單。
2.修改
選定所要修改的部門資料，選擇“編輯”下麵的“修改”，錄入正確的“部門代碼”、“部門名稱”、“所屬賬套”及相關正確數值，點擊“保存”完成修改操作。
（二）倉庫基本資料
餐飲企業的倉庫一般分為兩種：一種專用於存貨，供生產部門領用，稱為“總倉庫”；另一種是部門內設倉庫，方便部門內原材料的使用及盤點，稱為“部門倉庫”。部門倉庫多為生產部門建倉。
點擊“基本數據\倉庫資料”，打開“倉庫基本資料”界麵，完成新增、修改、刪除操作。
1.增加
點擊“編輯”，選擇“增加”按鈕，錄入“倉庫代碼”、“倉庫名稱”、“所屬賬套（某分店）”，如果此倉庫為部門建倉，請在“部門倉”處打“√”。
在“是否在用”處打“√”，即表示啟動此部門資料；空白即表示屏蔽掉此部門資料。最後按“保存”完成增加項目。
所屬賬套：即此倉庫所屬分店對應賬套。
是否部門倉：倉庫為部門建倉。
2.修改
選定所要修改的部門資料，選擇“編輯”下麵的“修改”，錄入正確的“倉庫代碼”、“倉庫名稱”、“所屬賬套”及相關正確數值，點擊“保存”完成修改操作。
（三）物品類別
物品包括特加工原料、購進後直接銷售的商品、直接使用與銷售無關的物料等。物品分類，方便管理，係統支持二級歸類。企業本身特加工銷售或可支持銷售的物品，與企業使用或參與銷售，但不是一次性消耗的物品，在作用與核算方麵都有很大不同。前者稱為原料，後者稱為物料。
點擊“基礎數據\物品類別”，打開“物品類別”界麵，界麵中以數型結構列出已經定義的大類和小類。點擊大類前麵的“+”，可展開顯示所屬的小類。小類歸屬於大類，物品歸屬於小類，在大類中定義是否“原料”。
1.大類增加
點擊“編輯”，選擇“增加”按鈕，錄入“大類類別代碼”及“大類類別名稱”，如此類物品屬原料類，請在“部門倉”處打“√”；非原料類請空白。最後點擊“保存”完成增加項目。另外，如在“是否在用”處打“√”，即表示此大類物品啟用生效；如空白，即表示此物品類別無效。
2.大類修改
選定所要修改的大類資料，選擇“編輯”下麵的“修改”，錄入“大類類別代碼”、“大類類別名稱”及相關正確數值，點擊“保存”完成修改操作。
3.小類增加
點擊“編輯”，選擇“增加”按鈕，錄入“小類類別代碼”及“小類類別名稱”，以及所屬大類碼，最後按“保存”完成小類增加項目。另外，如在“是否在用”處打“√”，即表示啟用此小類物品；如空白，即表示未啟用此物品類別。
4.小類修改
選定所要修改的小類資料，選擇“編輯”下麵的“修改”，錄入正確的“小類類別代碼”、“小類類別名稱”及相關正確數值，點擊“保存”完成小類資料修改操作。
（四）物品信息
物品信息是指企業需要加工的原料、直接出售的商品、不參與銷售或服務的物品的各種屬性定義，如名稱、規格、參考價、保質期等。物品歸屬小類。
點擊“基礎數據\物品資料”，打開“物品資料”界麵，界麵中左區域為類別，右區域列出已經定義的物品。
1.增加物品
點擊“編輯”，選擇“增加”按鈕，進入物品資料錄入界麵。錄入“物品代碼”、“物品名稱”及其他相關必須項目後，點擊“保存”完成增加項目。
物品規格：存在同種物品規格不同，係統要求作為兩種物品處理。如珠江啤酒500ml與珠江啤酒350ml，就可以在規格處錄入其500ml與350ml的規格區別。
物品類別：指此物品所歸屬的小類名稱。
計量單位：指此物品的單位名稱。
參考單價：指采購的一個參考價或同供應商的協議價。通過市場調查，近期本物品的最佳單價，可與近期采購價作一定的對比，從而在各種報表中體現出結果。
助記碼：可作為一種錄入方式，一般采取此物品名稱的每一個中文拚音字母。
保質期提前量：指某種新鮮貨品保質期的預警。即保質期前某時段×××天可錄入，在×××天時電腦會自動提示某種貨品即將過期，請予以處理。
保質天數：指某物品保質天數的錄入。
庫存下限數量：指某物品的最小存貨量，即保證此物品最少不能低於此數量。
庫存上限數量：指某物品的最大存貨量，即保證此物品最多不能高於此數量。
需要申購：是否需要填申請單，才可進行申購，如果需要申請請打“√”，如果不需申請可直接購時請保持空白即可。
低值物料：是否將此物品作為低值物料來處理，如果是請打“√”，如果不是則保持空白即可。
需要成本核算：一般原料類的物品都需成本核算，即需要打“√”，因為根據後台所做的配方，係統將自動生成耗料單；如果不打“√”，那麼此原料就不會按配方生成耗料單。
銷售價定義：本物品出售給外部的不同價格，一般出售給其他的酒家。
2.修改物品
選定所要修改的物品，選擇“編輯”下麵的“修改”，錄入正確的相關數值，按“保存”完成物品資料修改操作。
二、業務單據
後台是使用單據來實現業務的。單據分為兩種狀態：未審核、已審核。未審核的單據稱為草稿，在係統中不生效，即不能影響倉存賬目，可刪可改；已審核的單據不能再刪改，以免影響倉存賬目，隻能衝紅。
單據包括以下類型：
（1）采購單據。如申購單、采購訂單、配送申請單、收貨單、直撥單、退貨單、直撥退貨單、領料單等。
（2）倉存單據。如部門耗料單、部門補差單、倉庫損益單、部門損益單、倉庫盤點單、部門盤點單等。
（3）加工中心單據。如加工單、配送單、銷售單、銷售退貨單等。
（一）采購訂單
根據各個部門或者倉庫的需求，經過有關人員批準，將需要采購的物品錄入采購訂單，向供應商或者采購人員發出訂單，以購回物料。采購回的物品一般先入到倉庫，然後各個部門從倉庫領料；也可以將采購回的物品直撥到部門。采購訂單需要指定要求采購的部門或倉庫，要求錄入采購物料、采購數量、采購價格。采購訂單不計入流水賬，不影響倉庫及部門存量。
（1）錄入原始單號、交貨地點、選擇交貨日期、確定訂購部門以及供應商。
（2）如果針對申購單做采購，點擊“選申購單”，取申購單中的物料；或點擊“選擇物品”錄入。
（3）針對供應商下訂單時，選擇供應商，點擊“自動生成”。在彈出的界麵上選擇一個時間段，會將這個時間段的申購單的物品彙總列出，在物品前打“√”，確定向此供應商采購的物料。
自動生成：這是另一種下采購訂單的方法。將申購單中的物料按供應商彙總，各個部門需采購的相同物料累加，方便采購。
（4）錄入采購數量及訂購單價。
采購單價：已確定供應商，並持有物料報價，一般以此價格購回物料。
收貨數量：所下采購訂單上的物料購回倉庫後，會顯示收貨數量，以查看所下訂單上的物料是否全部購回。
（5）確認單據錄入無誤，經有關人員批準，可審核。
（二）收貨單
庫收到采購的物料入庫，包括根據采購訂單購回的物料及零星購回的物料。收貨單需要指定收貨倉庫，錄入物料、入庫數量、實付金額；也可指定對應的采購訂單。收貨單計入流水賬（+），增加倉庫存量。
（1）如果是依采購訂單購回，點擊“選擇訂單”；或點擊“選擇物品”。
（2）“取備選集”，備選集在“基礎數據→物品備選集”中定義。
（3）關於“贈送品”。如果收貨單中有供應商贈送的物料（即贈送品），錄入正確的數量，“實收金額”處錄入“0”，將收貨單右上角的“贈送品”標誌打上“√”，會默認“實收金額”為“0”的物料記錄是贈送品。
（4）確認單據錄入無誤，經有關人員批準，可審核。
（三）直撥單
直撥單是指采購的物料直接進入部門，不入到倉庫。單據需要指定收貨倉庫，錄入物料、采購單價、實付金額。可指定對應的采購訂單。直撥單計入流水賬（+），增加部門存量。
（1）確定撥入部門、收貨人、供應商及采購員。
（2）對應采購訂單直撥，點擊“選擇訂單”；或點擊“選擇物品”錄入物料。
（3）錄入收貨數量、實收金額及生產日期、保質天數。
①直撥單中的單價同收貨單中的單價一樣，非錄入項。其取值方式有兩種：取基本資料→物品信息中定義的參考單價；取最近一次的采購單價。
在食為天V3.0後台賬套管理→建賬→賬套參數可以選擇一種取值方式。
②生產日期及保質天數。入庫時錄入生產日期及保質天數，從生產日期開始，即將到達保質天數時，會生成“保質期限控製表”，以便及時對將要過保質期的物料作出處理。