一、客房預訂
（一）預訂管理
預訂管理的主要功能是對散客、團體的客房預訂的受理、確認、變更、取消，完成客人抵店前的準備工作，處理預訂未到、預訂取消後的恢複、預訂等候特殊業務。
預訂視圖包括“全部預訂”、“取消預訂”、“未到預訂”、“等候預訂”、“預計今天抵達的預訂”，均可按賬號、姓名、房號、抵店日期等項目快速定位查找預訂單及進行排序。
客單狀態：I-在住、O-離店、N-未到預訂、R-正常預訂、X-取消預訂、W-等待預訂。
1.修改訂單、訂單信息
預訂單變更是酒店很常見的業務。通過點擊左側功能區中的“修改預訂”，可以打開右邊列表中的散客或團體記錄，進行修改客人資料、進行預排房、修改已排房等操作。進入修改界麵後，所有灰色顯示的內容表示保存不可修改。如果要對團體預訂單進行修改，選擇主賬點擊“修改訂單”即可。如果列表中記錄過多，可用過濾條進行查詢，找到相應的預訂單便可以進行修改操作。訂單信息用於打開查看團體預訂單，不可以編輯。
2.取消預訂、恢複預訂
如果接到客人要取消預訂的要求，或者客房較緊張時的非確定性預訂客人又沒有如期抵店，則需要取消這些預訂設置為未到預訂。對於操作失誤的取消和未到預訂，可以用恢複預訂來將預訂單還原到正常的預訂。取消預訂有單獨的視圖，方便管理及查看。
3.確定預訂、未到預訂、等候預訂
確認預訂是客人已經通過口頭或書麵形式對預訂進行了確認，但也規定客人必須在約定時間前抵店，否則預抵當日夜核時會將訂單自動轉為未到預訂。
在酒店預計客滿或者由於超額預訂時，不能馬上滿足客人的訂房要求，但仍可將客人的訂房要求記錄到電腦中，並且歸入等候預訂。一旦有客房空出（如其他客人取消預訂或提前離店），可以立即通知客人，並將此等候預訂恢複為正常的預訂。係統中確定預訂有單獨的視圖，方便管理及查看。
4.預訂入住
為有預訂的客人或團體辦理入住登記是非常快速、方便的。通過預訂入住就可以完成，免去了重新登記的煩瑣。
（1）可以通過姓名或團號在預訂列表中查找將要入住的客人的預訂單，點擊左側功能區中的“預訂入住”。一個團體預訂單轉入住，勾選“團體主賬”，則所有團員默認選中，也可隻選擇部分團員先轉為入住狀態。
（2）如果客人仍未排房，則可以點擊圖中左上角的“排房”按鈕來分配房間。排房後再轉為入住狀態。
（3）當預訂單的預抵時間已經小於當前係統日期時，預訂入住時會提示預訂單已經超期。這時需要通過“修改訂單”功能修改“預抵日期”和“預離日期”，保存後才可正常將預訂單轉入住。
（二）散客預訂
散客預訂是指個別的零散客人、長住客人及成批的零散客人來酒店預訂。
（1）預訂單分為客房資料和客人資料兩個頁麵錄入，加粗顯示的為必錄項，其他項可視酒店的需求錄入。
（2）預訂單裏的部分特別項說明如下：
①預訂種類：必須按照預訂單的實際情況選擇“普通”或“確定”，確定類預訂將影響遠期房態，普通類預訂則不影響遠期房態。
②關於房價：一般選取確定的房價代碼（房價代碼在基本設置中增加），對應此房類的實際房價就會自動填入。如果需要打折，則直接錄入折扣，或錄入折後房價。如果客人是已簽協議的協議單位的客人，則在“協議編號”一欄錄入相應的協議編號，或在“協議單位”一欄錄入相應的協議單位名稱，協議規定的房價代碼和房價就會自動帶入此預訂單。同樣，如果此客人為會員，在“會員編號”處錄入會員編號，則會調出會員相關資料及會員房價。
③實際房價包括房價和附加費，其中，附加費可以在係統參數—賬務參數—客房附加費中定義默認值，然後在接待參數—附加費處設置收取附加費的方式（按比例或按固定金額、比例是以實際房價還是標準房價為基準計算）。
④定價原因：默認是“無折扣”，當要錄入折扣時，需要選擇一種定價原因（有操作員折扣、經理折扣、會員折扣和協議折扣四種原因可以選擇），才能進行錄入。
⑤加床：勾選“加床”後，可針對房間設置加床，手工錄入加床單價，夜核時會自動記入加床費用。
3.功能按鈕
（1）Button_隱藏、顯示：預訂單左側的列表顯示與當前預訂單有關聯的客單，單擊隱藏、顯示按鈕，可以關閉或重新顯示此列表。
（2）Button_新客單：在當前預訂單已保存的前提下，點擊“新客單”按鈕，可以開始下一個預訂單的錄入。
（3）Button_複製：對於相似的預訂單，我們可以用複製的方法來快速建立，然後再修改不同的項目。例如，對於同住客人，可以新建一個預訂單，然後複製一份，視情況修改不同的項目就可以了。前提是被複製的預訂單預抵時間不能小於當前時間。
（4）Button_押金錄入：用於錄入客人入住時交付的押金款項，保存時提示是否打印押金單，押金單可以作為客人的支付憑證。
（三）團體預訂
團體預訂是指為旅行團、會議團等有組織的成批客人預訂不同房類、不同抵店或離店日期的一批客房。團體業務是一個巨大的市場，各種團體為酒店提供穩定的業務量，而且一般團體客人在酒店的花費也較大，從而為酒店帶來較大的利益。當然，團體訂房通常有較大的房價折扣。一般團體種類有會議團、旅行團、博覽會或展覽會團、政府團等。
點擊菜單“客房預訂/團體預訂”進入到團體預訂界麵。團體預訂的項目較多，如抵店或離店時間、房數、人數、折扣、協議單位、領隊信息等。這些信息保存後才可繼續錄入其他信息，如排房、押金錄入等。預訂時填入盡量多的信息，對客人抵店時的快速入住將有很大的幫助。
另外，需要說明的是，協議單位因為與房價、銷售員業績及協議單位傭金有關，所以如果是協議單位客人，必須錄入協議單位，在“協議單位”錄入框中錄入單位編號，或單位名稱的關鍵字，按回車鍵即可調出協議單位。
1.排房
（1）團體客不同於散客，由於存在多種房類、分批抵店或離店的情況，需要對團體進行排房操作。依據不同房類、不同抵店時間、不同離店時間，需要把一個團體分成幾個批次。