誠然，製定出標準化以後，很多問題可以得到解決，然而，事情總有例外，標準化不可能把一切能發生的事情全部包括在內。因此，凡是類似標準中的事例，都應該全權委托下屬去處理，隻有在發生例外事項時，領導者才參與工作，給予及時的指示，這種做法就叫做"例外管理"。
中級職員要提高自己的工作水平，必須循序漸進。首先是改進工作，使之標準化、自動化、程序化。下功夫改進工作是關鍵環節，沒有對工作的改進，標準化是難以實現的。隻會使浪費現象固定化、合法化。對於辦公室自動化也是如此，如果沒有對工作的改進，沒有工作的標準化為前提，是根本無法順利進行的。
這就要求每個領導者，必須大力宣傳標準化的重要性，同時還要仔細觀察每個下屬的工作標準化進展情況，有針對性地教授方法，或謀求統一，使標準化成為現實。
有時也趕鴨子上架
表現力是一個人向別人傳達自己的意見或信息、客觀事實等的一種基本能力，包括說、聽、寫三個方麵的能力。
對於說話的要求是必須在較短的時間裏，重點突出地講完要說的話。換句話說，就是要話語簡潔、表達清楚。當然，還得準確區分事實與推斷。說話是體現一個人表現力的不可忽視的環節，因此，在各種會議上積極發表意見，就是衡量一個人說話水平的極為重要的方麵，而要做到這一點，必須習慣在大庭廣眾麵前說話。領導者要留心這方麵存在問題的人，及時給予幫助。諸如有意擬出一些問題，令其思考，不能不說是個有效的方法。
聽人說話與自己說話顯然不同，體現一個人表現力的另一個重要環節，是聽的能力。聽他人講話時一定要認真，做到專心致誌，一字不漏，必要時還要做好記錄。為了切實養成專心傾聽的良好習慣，擔任會議記錄可以說是難得的訓練機會。
至於寫的能力，完全可以這樣說，無論辦公室自動化程度多高，都無法使寫的能力失去魅力。寫的無論是文章或報告，需要讓別人看得懂這是重要的。在日本的公司裏，常見到一些使人簡直無法看下去的文章。這似乎也是一種報應，讓人沒有興趣看的文章或報告，豈不等於白寫嗎？
其實，寫文章與講話並沒有什麼原則性的區別，重點突出，簡潔明了可以說是共同的要求。隨著生活節奏加快，時間意識在人們頭腦中得到進一步強化，因此，必須縮短看文字材料的時間，而要做到這一點，讓人能夠容易看懂就成了先決條件。這裏特別需要強調的是，如果是需要做口頭表述補充說明的報告，要盡可能控製在一頁之內。這對敏捷思路的形成，是極為有益的。
一般來說一個人的文字表達能力同他的閱讀量成正比關係。平日閱讀大量書籍的人，表達能力自然準確，寫作能力也必然是很高的。與此相反，平時根本不讀書的人，要想提高寫作能力也是不大可能的。因此，作為領導者，一個重要的職責就是要引導下屬充分利用時間，盡量多讀些書或雜誌報刊。
誠然，一個人的口頭、文字表達能力的高低，在某種程度上受其本人的素質和學校教育的製約。對口頭、文字表達能力影響最大的歸根結底還是鍛煉機會。簡單地說，說話和寫作機會多的人，由於反複實踐，表達能力會自然而然地提高；而很少有機會鍛煉說和寫的人，可以想象，能力是很難提高的。要想提高口頭和文字表達能力，別無他法，非得經過反複實踐不可，這可以說是至理名言。
然而，在現實當中，有許多現象是令人不可思議的，不少自認為自己口頭表達和文字表達能力差的人，卻千方百計設法逃避可能要說話的場合就是一例。不曾想到，這樣做的結果，豈不是使自己永遠處於不善言辭的境地麼？不善於寫文章的人，似乎也是懷有這種心理--不敢輕易動筆，如此下去，又怎麼能提高自己的寫作水平呢？其實，這是非常愚蠢的，這如同從來不敢下水而又想提高遊泳水平是一個道理，隻會自己困擾自己。
作為一個領導者，需要對每個中級職員認真觀察，做到心中有數。對不擅長講話的人，要有意識地鼓勵他多寫，讓其用書麵的形式報告工作。這樣反複地令其鍛煉，是會見成效的。
越是不擅長的事情，越要有意識地、積極地多次反複去做，增加鍛煉的機會。這是提高表達能力的惟一方法。當領導的必須向下屬經常灌輸這一思想。
準備一個打氣筒
隨著新技術革命的衝擊，隨著管理要求的不斷提高，處在競爭激烈的社會裏，每個人的精神更加高度緊張。加之工作本身難度越來越大，因而常常會看到情緒低落、意誌消沉而又無法自拔的人。嚴重的時候，便會形成神經衰弱症，根本不能上班，需要經常請假。更有甚者，言語、舉動都很反常。
這種現象多數發生在內向型的人身上，他們由於想認真、誠實地完成自己的工作，因而思慮過度而導致了精神異常。至於那些工作馬馬虎虎的人，絕對不會產生這種後果。