他的助手這方麵做得也特別出色，給領導呈送的文件都分出了輕重緩急，在突出重點的情況下，兼顧其他。比如，她把文件整理出來，依次分出輕重緩急的程度，然後把那些最重要的文件、需要領導當時就要處理的文件放在紅色的公文夾中；把那些需要領導立即批閱的文件放在綠色的文件中；桔色的公文夾裏放的是需要領導當天必須注意的文件；黃色的公文夾是次重點，需要那一周之內批閱完就行；白色公文夾裏的文件，是領導要在周末才批閱的文件；黑色的公文夾裏的文件代表著需要領導簽名的文件……
這樣助手把領導的工作都分出了輕重緩急，並且條理分明，就會使領導更加高效地工作，在有限的時間內，不僅處理的事情多，並且先完成了那些重要的事情，這樣領導工作起來才會感到遊刃有餘，做起事來才能事半功倍。
美國汽車公司裏的總裁深諳此道的有效性，所以才讓助手如此去做，而助手對此事也做到認真負責，把領導交代的事情處理得比較完善，為領導的工作帶來很大的方便。
隻做最重要的事
無獨有偶，美國伯利恒鋼鐵公司的總裁查斯·舒瓦普，也是一個高效的總裁。不過在他辦公司之初，卻還不知道應如何提高自己的工作效率以及員工們的工作效率。他想把效率提高，因此就去找效率專家艾維·利，向他請教如何做才能提高效率，才能更好地去執行計劃，完成決策等等一係列的問題。
艾維·利對查斯·舒瓦普說：“我可以在10分鍾內就能給你一個好方法，這個方法效果明顯，並且施行起來簡便，雖然用時不多，但卻能讓你公司在很短的時間內業績提高50％。”說完之後，他遞給舒瓦普一張白紙說：“請你仔細想一想，明天要做的最重要的6件事，想好之後，把它寫出來，然後按照重要的程度依次把它編上數字。”
舒瓦普接過紙，用心想了一下明天自己該處理的最重要的事情，按照艾維·利的要求把它寫了下來。然後標上數字。做這些他花費了10分鍾時間。艾維·利看他寫完了，於是說：“行了，你把這張紙放進自己的口袋，明天到了公司，第一件事情就要把我今天讓你寫的這張紙拿出來，看一下那個標號是1數字的事情，也就是第一重要的事情。
其他的幾項不必要看。接著你就著手去辦第一件事，不管花費多長時間，直到把這件事情完成為止。如果這第1件事情做完後，剩下還有時間，再接著去做第2項、第3項……這樣一直做下去，直到你下班時才可以停止。當然，可能你一天隻做完了一件事情，這樣也不要緊，你所做的事情是最重要的，有最大價值的那一件事情。”
艾維·利看了看舒瓦普，又接著說：“我給您的這個方法有沒有效果，您試過才能知道，但您要記住一點，必須天天堅持如此做。此方法簡單、易行，花費的時間也不多，我相信您一定會堅持做下去的。現在我不收取您任何費用，待您試過之後，看到了此方法的效果，並且深信不疑時，再叫你的員工們去這樣做。我相信不久以後，你們的業績就會很快提上來，到那時，你看我這個方法值多少錢，就給我寄張多少錢的支票吧。”
查斯·舒瓦普回去之後，按照艾維·利教給自己的方法，效率果然提高了，並且速度提升得很快。一個月之後，舒瓦普就給艾維·利寄去了一張支票，支票的麵值為2.5萬美元。另外還有一封熱情洋溢的信，舒瓦普在信中說：“你交給我的那個方法，我試過很有效，現在員工也都如此做，謝謝您艾維·利先生，是您給我上了一生中最有價值的一課。”
從此之後，舒瓦普每天都堅持如此去做。他的公司越開越大，後來感覺自己應付不過來，就請了一位助手，他的助手名叫麗娜絲，是個熱情活潑、辦事麻利的女孩。她跟著舒瓦普總裁工作了一個月之後，已經能夠全麵安排舒瓦普總裁要處理的所有事務，並且把那些事情分得有條有理，先後輕重都排列得井然有序，即突出了重點，又照顧全麵，為舒瓦普總裁節省了很多時間，舒瓦普的工作效率進一步大幅度提高。
同時，舒瓦普也一直對自己公司裏的員工這樣的要求，無論新老員工，每一個人都要把日常事務分出先後緩急，然後撿那些主要的事情去完成。
舒瓦普的鋼鐵公司在這樣的理念經營下，舒瓦普有這樣一個高績效的助手幫助下，５年之後，舒瓦普當初開辦的那家不為人所知的小鋼鐵廠，在老板與員工高效率的工作下，一躍而成為世界上最大的獨立鋼鐵廠，利益與名聲雙豐收。