秘書對信息時代的適應性分析
信息工作
作者：李紅蘭
在當今這個發展迅速的信息時代，從市場需求來看秘書人員並不是隻具備傳統的文字能力和事務能力，而更要有較高的辦公自動化能力。秘書隻有提高素養，提升能力，將所需要的各種能力融合到現代的信息時代中才是其成才的必經之路。
一、秘書人員需在時代中成長
秘書是在實踐與研究和探索中成長的。在文秘專業頂崗實習中，經常會出現不能勝任崗位工作的問題，在無從適應中需要重新認識學習，重新適應。不同的企業中對文秘人員會有不同的要求，當前社會文秘人才的需求狀況正在發生改變。現在，文秘人員的就業渠道由行政事業單位轉向企業單位，尤其是各類發展的中小企業。這類企業規模小，秘書的工作雜，對文秘人員的綜合素質有更高的要求。在這些企業，文秘人員身兼數職，集文秘工作、財務、統計、人事、檔案管理等工作於一身，這就要求具有較高的工作能力和較強的社會活動能力：（1）掌握文秘專業知識、能力和其他非文秘專業的基礎知識。（2）具備辦文辦事、熟悉掌握現代辦公設備的能力。（3）熟練駕馭語言、有較強的自我意識、超前意識、公關意識，智商高、情商高，熟悉各種計算機軟件。
二、利用網絡做好辦公室日常工作
現代社會進入了一個全新的“信息時代”。網絡為我們提供了各種各樣的信息。我們足不出戶便可以充分地了解世界各地的經濟發展狀況。對於傳統的隻是利用網絡發郵件、製作表格或幻燈片，以及統計各類數據的工作要求，已不能滿足企業的需要。因此我們應該學會利用網上傳播的各種知識為我們的管理和企業服務。
（一）提高秘書的信息能力。秘書的信息能力是指秘書人員在從事秘書工作中所應具備的對於秘書工作信息的搜集、理解、分析、處理能力。學會建立內部信息網絡並掌握自己所熟悉的常規信息渠道，探索新的秘書工作信息資源，獲取所需的信息。例如，秘書人員要收集網絡上有關秘書工作方麵的網頁、站點、欄目，尋找能快速查找與瀏覽信息的渠道和方法：下載和保存搜集到的信息並靈活運用。
（二）信息選擇的能力。每天在接收信息和處理信息這個問題上，信息垃圾、信息幹擾和信息焦慮這些問題在所難免。經驗和實踐證明選擇信息的方法有：（1）學會篩選信息。對信息進行去粗取精、去偽存真、靈活運用；（2）學會理解、識別信息的含義。對收集到的信息進行判斷，全麵掌握所收集到的信息資料對領導決策和秘書工作產生的影響。
（三）預測信息的能力。預測信息的能力屬於高層次的能力。它是指秘書人員對現有的信息進行預見及推斷。信息預測能力是對理解信息的能動反映，是在所獲取的信息上，對事物的理性判斷，它對於秘書輔助領導科學決策是非常重要的。
（四）信息處理的能力。信息處理的程序：加工、開發、傳輸、存貯、調閱和吸收。處理信息一是對信息進行綜合性的分析、整理排序及歸類處理，來充實數據庫；二是認識信息，有針對性地給領導提出建議和對策，提供有參考價值的方法。