秘書怎樣做好會務工作
會議組織
作者：王文元
會議作為人們聚眾議事、溝通交流、集納信息、優化決策的一種通用形式，一直被機關、企事業單位所廣泛利用。如何開好會，開短會，做好會務工作，是保證會議高效的前提。一名稱職的秘書一定是一個組織會務工作的高手。
會務工作即會議的組織、保證和服務工作。一般需要有會議的領導者、參加者和服務者三個方麵的努力配合。這裏主要就服務者即秘書人員所做的會務工作加以論述。秘書做好會務工作的關鍵在於會前精心準備；會中做好管理保證；會後及時總結反饋。
一、會務工作內容
會務工作的繁簡，與會議的規定、內容、級別有一定的關係，一般來說，會議越大，規格越高，會務工作的內容也就越多，做好會務工作的難度也就越大。對於有些小型會議，僅僅發個通知，確定時間、地點，做個記錄就行，會務工作非常簡單。但對於領導層的某些決策會議，人數雖少，卻十分重要，必須做好精心準備；大型和特大型會議，由於會務工作的內容較為繁雜，需要由專門成立的會務組來組織、籌備。本文主要就一般的中型以上會議秘書人員怎樣做好會務工作加以闡述，從會前、會中、會後三個階段分別進行論述。
（一）會前超前籌措，精心準備。“凡事預則立，不預則廢。”任何會議不管是大，是小，是長，是短，均須有目標，有計劃，有分析，有論證，準備工作必須充分。甚至可以說，會務工作的成敗，很大程度上取決於會議的前期準備工作細化程度。具體應做好以下幾方麵的工作：
1 了解掌握相關信息，協助領導做好會議議題的確定。議題或由領導提出，或由秘書人員收集，但必須把握住一個原則，就是一定要弄清領導開會的真正意圖，通過開會要解決什麼問題，達到什麼目的。對收集到的議題要不斷進行篩選，反複送交領導審核，必要時還要準備一些預備議題，以便見縫插針，同時盡可能避免把不成熟的議題帶到會議上去。
2 做好會議的經費預算工作。包括占場費、租金費、用品費、設備費、培訓費、資料費、住宿費、交通費等預算。製定會議經費預算應本著勤儉辦會、節約辦會的原則，盡量降低會議的成本，另一方麵也要有一定的彈性，注意留有餘地。如果把一個隻有幾十個人參加的工作會議預算經費支出為10萬元，那就是一次失敗的會議費用預算。
3 做好會議議程、日程的製定。會議議程是對會議主要內容所做的順序排列，應當簡明概略，切不可拖遝冗長。會議日程是會議議程在時間上的具體安排，一般采用表格式，將會議議程的各項分別固定在會議期間每天的上午、下午及晚上三個單元，使與會者一目了然，反之，就會讓與會者之間互相打聽，誰也沒有一個準確的說法。舉例來說：
2月18日預備會議
2月19日正式會議
2月20日會議結束
上例的這個會議日程安排表製定得就不算很成功，因為它違反了會議日程的製定方針（應把與與會者有關的需配合的事項準確無誤地事先告之），所以在製定會議議程、日程的安排上，一定要做到明確、具體、準確、無誤。
4 做好與會人員範圍的確定及會議通知的發送。注意何種規格檔次的會議由何種層次與何種身份的人參加。據我所知，現在社會上有些單位辦會，動不動請上一堆“名人”，根本不按會議的實際需要確定與會人員。這樣做，除了給會議的主辦單位與會議的組織者增加會務工作負擔外，什麼作用也達不到。擬定與會人員名單，應根據會議的實際需要，做到應參加者不漏，不應參加者不請，盡量避免以上情況的發生。在發送會議通知時，一定要注意其準確性，把會議的時間、地點、對象及注意事項預先打在一張通知單上，按單通知至相關單位與個人，秘書同時需記錄下接收此會議通知的具體人員，確保信息傳遞到位。
5 做好會議文件的準備。會議文件的準備工作也是會前工作的一項重要內容。包括兩方麵內容，一是會議文件尤其是會議的報告稿、領導人的講話稿等主旨文件的起草工作一定要提前做好準備。為達到這一要求，秘書人員必須做到有快手備用，並能熬夜突擊。二是會議文件的印製及複製工作，複製的文件一定要做到標準化、規範化，同時在複印前一天對複印設備的功能進行確認，避免越是緊急，越是有重要的文件需要印，機器越是出毛病的情況發生。
6 做好會場布置。主要包括會場的布置工作及會議用品的準備工作。會場的布置，主席台的設置，座次的安排以及為烘托渲染氣氛所做的裝飾都要依會議的性質及會議的要求而定。會場用品的準備一般包括會議的必備用品（文具用品、桌椅、台布、茶具及擴音、照明、通訊設備）的準備及會議的特殊用品的準備。專業性的特殊的會議還需準備特定的會場用品。如選舉會議所需的投票箱、選票，表彰會所需的獎品及領獎時的音樂；專業性會議所需的幻燈機、投影儀；談判性會議需準備的簽字筆。這些必備用品及會議的特殊用品都要提前送到會場，且要一一檢查過確保好用，有效。