3 在確定與會人員名單時應注意該參加的一定要提及到。但也要考慮到列席人員不可過多，過多就會影響會議效果：在發放與會人員通知時，尤其應注意對於擬調動但尚未調動人員的通知一定不要發錯，一定要附上會議通知回執，以便安排與會人員食宿。
4 在布置會場時，應本著什麼性質的會議就應突出什麼樣的氣氛的原則，不可千篇一律。在人員座位的安排上，有多少人參加的會議就擺多少椅子（可以稍多幾把），因為擺椅子過多，與會人員總會謙虛地往後坐，容易使會場顯得很分散，也不便於討論問題。
5 會場設施的安裝調試應及早做準備，會議用品也要提前送到會場並專人專職。
6 會議文件的準備工作，要明確內容與範圍，責任具體落實到人頭，還要有具體的時間限製，既要有迅速起草文件的秀才，也要有善於接待、應對辦事的組織者。
7 在做好會議固定工作的同時，在會前還要協調安排好足夠的通訊員、聯絡員及服務人員，以便做好會議期間的臨時性工作。但也要考慮服務人員的比例一定要與出席會議的人數比例相協調、適中。這些都是會前會務工作應注意的事項。
（二）會中要嚴密組織，熱情周到地搞好服務工作。會議進行到會中，會議主持人指揮調度控製會議的進行，秘書在此階段主要協助領導指揮控製。除了做好各項管理保證工作外，最主要的是掌握會議動態與信息，做好會議記錄與會議情況的收集工作及會中的一些臨時性工作。協助領導使會議按事先規劃的軌道進行。對於會議進行當中出現的好的苗頭與壞的傾向，都要了如指掌，如出現新的未意料到的情況，則應及時提出建議和補救措施，並報主管領導。
1 在組織與會人員簽到時，要手中備一份與會人員的名單、聯係方式及與會人員的抵離時間表。
2 在接待與會人員時，態度一定要禮貌熱情，在證實報到人員的身份後，再將事先準備好的文件袋發給與會人員，還要對報到人員住處的電話號碼進行詳細登記，以備隨時聯係。
3 要隨時掌握報到人數，發現該報到而未報到的，應抓緊催促，保證在開會之前與會人員能夠全部按時到達。
4 會中發放文件同樣要做到準確，並注意保密與履行登記手續。另外，作為秘書人員還應不斷強化自己記人的本領，在可能的條件下熟悉所有可能參加會議的各級領導同誌，這不但對於簽到工作是必要的，而且在會議進行中，對於傳遞文件，做好會議記錄等都是非常必要的。
5 會議記錄時必須真實、準確、完整。如果會議記錄記得馬馬虎虎，殘缺不全，會後連自己都很難看清楚，則無法整理出一份很好的快報或紀要。會中各項活動的安排，要切身考慮到各位參會領導的工作任務，以不增加領導的工作負擔為原則，以上是秘書在會中會務工作的幾點需要注意的事項。
（三）會後要妥善處理好一切事宜。在會後，會務工作的主要工作是送別與會人員，清理會場，歸還借用物品，結算會議經費等，重點是會議文件的整理，協助傳達貫徹會議精神，把信息及時反饋給領導。這些工作雖然是在會後進行，但處理的好壞直接關係到此次會議的質量。
1 做好會議文件的清退。在會議結束前開具一份應退文件的清單，按單做好收集。
2 在統計到會人數時，還要注意不要把原定到會人數、通知人數、報名人數、報到人數等混淆。
3 在會後文件的立卷歸檔時，無論大會還是日常的工作會議，一般每份文件都要保存三份，即一份原稿，兩份打印稿。
另外，秘書會務工作的藝術還包括以下幾點：在各部分之間分工明確各負其責的同時，還必須密切協作，主動配合，以利步調一致地進行工作；還有大型會議的工作人員多是來自各個不同的部門，任務要求各不相同，必須實行集中統一領導，要有嚴格的組織紀律性，做到一切行動聽指揮，重大問題及時請示彙報，不得各行其是；還要保證有良好的會風，各項工作都要堅持高標準、嚴要求，各項活動的安排，都要想在前麵，做到前麵。
總之，對於每次會議的指導思想、目的、任務一定要明確，不開糊塗會；圍繞主題，做好會議各種文件、方案的準備工作，或會前發給與會者，或根據會議的要求發放，不開無準備的會：再一個就是領導要加強對會議的控製與指導，不能放羊跑馬，不著邊際地亂跑，而要隨時掌握情況，及時研究，適時決定和總結。
綜上所述，做好會前、會中、會後精心準備與落實是保證會議成功的前提，同時注重會務工作的技巧與藝術性，秘書人員就一定能夠把會務工作組織好。