7 做好會議行政事務性準備工作。主要包括做好與會人員的迎送、交通、食宿、後勤保障、醫療、參觀訪問、文化生活等安排，這些行政事務性工作要打好提前量，並一一細化，責任落實到人，每個人都把分內的工作做好，會議的質量就有了保證。
8 做好會議服務人員的培訓工作。會務工作的成功與否與會議會務人員的服務質量有直接的關係。訓練有素的稱職的秘書服務人員應做到儀表舉止端莊得體；用語禮貌謙和；態度熱情大方，善於辦事，恪盡職守。不難想象，一個沒有經過訓練、不分場合，把持無度，舉手投足依個性所為的會議服務人員，怎能把會議籌劃、組織、服務得到位？
以上所列的是會前準備階段八個方麵非常重要的工作，隻有同時做好這八個方麵的工作，會前工作的準備才可稱之為充分，也隻有做好這些，才能保證會議進行階段及會後階段工作順利進行。
（二）會中協調控製，做好管理保證。主要應做好以下四方麵的工作。
1 做好會議的報到、簽到工作。會議的簽到用品，會議簽到時發放的材料一定要準備充足並提前送到會場，放到指定位置，擺設好，同時禮貌熱情地接待與會人員，並設專人引導與會人員做好簽到。
2 做好會議文件用品的發放及會場各種設備的操作工作。會議期間分發的文件主要是會前未發的文件及會中新產生的簡報類文件。把會議用品及會議所需文具準備充足。秘書還要熟練使用操作會場內的音響、燈光及通風設備、必要的安全設施的操作，並能夠保證在設備發生故障時，第一時間到達，以確保會議的理想效果。同時隨時保證主席台及會場人員茶水飲料的充足。
3 做好會議記錄工作。秘書人員在做好與會人員簽到、發放完會議材料後，要做好會議記錄，學過速記的可用速記，在做好用文字原始記錄的同時，最好用錄音筆或錄相設備做好實況記錄。一是便於會後紀要的整理，二也是為了存檔的需要。
4 做好會場外與會人員的食宿安排工作。盡管食宿安排工作在會前已安排就緒，但仍不免有一些與會者提出與會人員預料不到的要求及建議，作為會務工作的組織服務者，應盡量考慮給以滿足與解決。
5 做好會場內外的保衛與保密工作。包括協助服務人員做好入場的驗證監票工作；會場秩序的維護工作：會場內的安全保衛工作；會議材料的保密工作。
會中階段秘書做好會務工作的關鍵在於協助與控製。
（三）會後及時總結與反饋。會議結束並不意味著會務工作的終結，還要做好會議重要文件的清退、會議資料的收集，會議紀要的整理及會後的反饋、立卷歸檔工作。會議結束後，根據保密原則，該收回的文件盡快收回，該彙總的要及時彙總。結合搜集的會議前前後後產生的有關文字、聲像材料全部進行分類後進行歸檔。會後反饋工作雖然是在會後進行，但它卻是會議善後工作的一項重要內容，是整個會務工作的一個重要的組成部分，因為它能夠直接反映出會議效果的好壞以及會議的主旨精神是否能夠落到實處。
綜上所述，盡管會務工作的會前、會中、會後階段的會務內容各不相同，但它們之間是相互關聯、相輔相成的關係，一個環節出現了問題，就要影響到下一環節甚至整個會議，隻有對會務工作中的各個環節統一安排、統一部署，才能保證會議的高質量、高效率及會議的圓滿成功。
二、會務工作技巧
要開會，就會有會前、會中、會後許許多多的會務工作要做。怎樣把這些工作以最短的時間，花費最少的精力，取得最佳的效果，這就是會務工作的技巧。大體可分為以下幾個方麵：
（一）明確目的及作用，認真負責地做好開會前的各項準備工作。
1 首先要知道有哪些會議，會議有何作用；其次，要了解會務工作的各項要求、任務、目的及指導思想和做法；對這些有了明白透徹的了解，有助於把握領導的意圖，與領導搞好配合。
2 在會前議題、議程及大會人員編組的問題上，決定權在領導，秘書人員隻有建議的權利，一旦領導確定下來，秘書人員必須嚴格遵守。另外議題除極特殊情況外，應提前兩天，重大會議應提前10天通知與會人員。