辦公室的高效服務
廳室建設
作者：黃永生
通過近年來對辦公室工作的認識，筆者現就做好辦公室服務，用服務來促進管理、加強督查督辦，提升服務能力和執行力，談幾點體會。
一、在服務理念上拓展深度，提升事務管理的能力
服務是辦公室的天職，是最基本、最根本的任務。在整個單位上下營造一種和諧、有序的環境，讓辦公室成為內外連結的紐帶，上下溝通的橋梁，拓展服務的深度，有效提升管理事務的能力。
（一）真心服務。“愛人者，人恒愛之，敬人者，人恒敬之”；尊重他人、理解他人、關愛他人；真心換真心，誠心換誠心，切忌互不信任、互相猜忌。傳達真實意圖，反饋真實情況，把問題講清、把原因講透、把辦法講實，幹不可弄虛作假，反饋假情況、反映假民意，幹擾領導決策。隻要對他人好，他人才能真正對自己好，才能求得好共事、好做事、做成事。如急用車等，在通過努力爭取，耐心解釋，但尚不能保證時，要取得他人的理解；同時通過服務，及時了解工作的動態和進展，更好地為後續工作做好服務保障。
（二）精細服務。“己所不欲，勿施於人”，一是換位思考，充分聽取服務對象的要求和主張，盡可能地準確理解和把握意圖，熟悉他們的工作習慣、思維方式和活動規律，把準目標，認真負責求滿意，做到“五辦”作風，立即辦、主動辦、上門辦、靈活辦、公開辦。二是站在全處的高度，抓主要矛盾和關鍵問題，不在非原則的事務上較真，不在細微末節上糾纏，大事講原則、小事講風格。三是盡力掌控整個服務過程，贏得主動，在接待中或彙報會上，對一個眼神，一個不經意的動作，一個稍縱即逝的表情，盡量能捕捉，從“小事”中分析斷定表達和隱含的意義，確保服務及時、細致、周到。
（三）超前服務。“凡事預則立”，開闊視野，超前思維，每半個月對下階段的工作運行重點準確定位，按照單位整體工作要求，結合各部門重點，主動靠前，提前準備、超前安排，使辦公室的工作更貼近領導的思路，更滿足各部門具體的要求；事情發現比別人早，解決的辦法就比較多，服務才能周全、到位；在看葉知秋的同時，高屋建瓴，把眼光從紛繁的日常事務中跳出來，根據時間、進展和狀況的不同，調整服務內容和方式，確保服務到位，提高辦公室辦事的效率和滿意度。
二、在服務水平上拓展寬度，提升督查督辦的能力
圍繞中心是辦公室工作的重點，辦公室涉及到整個單位各專業工作的每個方麵，政治性、原則性和任務性都很強，作為運轉中樞、責任重大，嚴格按各項製度、規定和程序辦事，牢記一個“細”字，事事無小事，要做到事事細致、處處細密，在執行力上下功夫，在服務水平上拓展寬度，提升辦公室督查、督辦能力。
（一）製度管事、製度管人。嚴格按照中國石化和油田辦公室係統管理製度的要求，結合技術監督中心工作特點，嚴格執行用章登記審批程序、會議材料彙審辦法、一周用車計劃申請、辦公用品申請登記、文件起草修改流程、總部和地方檢查彙報接待申報、請銷假申請登記等係列製度，統一標準，規範透明，辦公室日常事務盡可能信息化、表單化和流程化，提高辦公室工作質量和效率。
（二）令行禁止、加強督辦。工作中遇到雷聲大，雨點小的現象，其實就是執行力不夠、缺乏有效的督辦造成的；沒有督辦，領導就無權威，上下級就政令不暢，工作流於形式。辦公室要敢於出麵，圍繞中心目標，突出關鍵時點和程序的督查，狠抓重點工作的落實和跟蹤，月度生產會議上，第一項就是辦公室通報重點工作完成情況和不能完成工作的督查原因，不當老好人，不怕得罪人，講明工作不落實的原因和問題，確保領導決策和重點工作的全麵落實。對落實中遇到的問題，不等、不拖，及時彙報，並向領導提出相關建議，以化解矛盾，解決問題，推動有效實施，促進一次性將事情做正確、做好確保政令暢通、執行有力。