步驟五：確認和了解公司的聽眾。哪些聽眾與你的公司相關呢？大多數公司都會關心媒體、顧客和潛在消費者。個人投資者也可能包括在內。上市公司必須遵守股票交易信息規則，並要接受地方或國家法製機構的質詢。
你要有他們完整的聯係方式，如郵寄地址、傳真和電話號碼簿，以便在危機時刻與之迅速地聯絡。此外，你還要知曉每個人希望尋求何種信息。
步驟六：預先演練。如果你想搶先行動、未雨綢繆，那麼就要把危機溝通小組集中起來，預先討論如何應對所有潛在危機。這種做法有兩個直接的好處。首先，你可能會意識到，完全可以通過對現有運營方式加以改動，來避免一些危機的發生。其次，你能夠思考應對措施，最好和最壞的打算等等。有備而戰總比被動應付要好得多。
當然，在一些情況下，你已經知道危機即將發生，因為你正在引發危機——比如，公司裁員或者進行大規模收購。要是這樣的話，你甚至可以在危機發生前就進行以下第七至第十步。
步驟七：對危機進行評估。沒有充分認識情況就倉促做出回應，是典型的“先打後問”的情況，應該避免這類事件的發生。但是如果你已經首先完成了以上六個步驟，你的危機溝通小組就很容易成為信息的接收端，進而就可以決定做出何種應對措施。
因此，你無法預先完成本步驟。如果事先沒有準備，你的公司將推遲做出應對的時間，要等到公司員工或者匆忙招募來的顧問人員一一完成以上一至六步。此外，一個匆忙建立起來的危機溝通戰略和工作小組的效率是非常低的，與預先計劃好並且經過演練的情況無法相比。
步驟八：確定關鍵訊息。你已經明了你的聽眾正在尋求何種信息。現在，你希望他們對此危機情況有何認識呢？要做到簡單明了，給每個聽眾的主要訊息不超過三條，也許還需要為具有專業素養的聽眾提供相應的信息。假設一個在可疑情況下發生死亡的事件，如果供退休人員使用的器材出了問題，你需要向聽眾提供的關鍵訊息可以包括：
我們對人員死亡的悲劇深感遺憾，我們正在與警方及驗屍官全力合作，以確認死亡原因。我們公司有極好的安全紀錄，符合所有保障健康和安全的規則要求。我們會及時向媒體提供最新的消息。
步驟九：決定信息溝通方式。進行危機溝通的方式有很多，對於公司的職員、客戶、潛在的主顧和投資者，你可以親自向他們簡要介紹情況，也可以將訊息以郵件、通訊或者傳真的方式發送給他們。
對於媒體，要向其提供新聞稿和解釋信，或者讓其參加公司舉行的一對一的情況介紹會或新聞發布會。選擇的方式不同，產生的效果也不同。因此，公司裏必須有一個專家熟知每一種方式的優缺點。
步驟十：安全渡過難關。無論危機的性質如何，無論消息是好還是壞，也無論你準備得如何認真、做出的應對如何謹慎，總有一些聽眾的反應與你的願望背道而馳。該怎麼辦呢？很簡單：
客觀看待這些聽眾的反應。是你的錯嗎？還是他們一廂情願的理解？
判斷再一次溝通是否能改善他們對公司的印象。判斷再一次溝通是否會惡化他們對公司的印象。判斷進行再一次溝通是否有意義。
缺乏計劃，會導致控製損失所需的時間和成本增至兩倍或者三倍。延遲也可能帶來無法挽回的損失。相反的，建立應對未來危機情況的模式和運作基礎，隻需要好好計劃一次，並且不斷稍加更新即可。換句話來說，危機溝通計劃是一種成本相對較低的辦法，它可以避免將來花費更高的代價和麵對更大的煩惱。
危機新聞發言人的特點
領導作為危機新聞發言人是組織處於危機狀態下的代言人，是危機管理團隊中的專門角色。訓練不良或者能力不足的發言人隻能導致危機惡化。相對於一般的新聞發言人，危機發言人有其自身的獨特性。