這一部分是會議總結的重點。主要講通過大家的共同努力,會議統一了哪些思想,提高了哪些認識,研究解決了哪些問題。
第三(部分)今後工作意見。
這一部分主要是根據會議總的精神,結合工作實際,提出實施會議主題的意見。就是對會議的傳達學習、貫徹落實提出具體要求,對會議確定的目標、任務進行分解,落實到有關責任單位和責任人。
會議總結一般可采用如下方法:
1.直敘法
就是簡要概括地回顧敘述會議辦了哪些事,達到了哪些共識,解決了什麼問題,加深與會者的印象。
2.歸納法
就是在簡要回顧會議的基礎上,對整個會議進行高度歸納、概括。
3.鼓動法
在對會議作全麵總結的情況下,用鼓舞人心的話作總結,對大家提出希望和要求,號召大家為實現某個目標或完成某項任務而努力工作。
會議的總結是詳細還是簡要,這要根據會議的要求、會議氣氛、與會人員、時間安排等情況而定。可以根據上述介紹的一般結構和方法進行調整、完善,靈活掌握。
總結應力求客觀、符合實際。不要言過其實,隨意誇大。對會議的總結,在看到成績的同時,也要及時、客觀地指出存在的問題,提出今後需要努力的方麵。會議的總結,往往能起到提醒、強化下屬意識的積極作用,所以領導者一定要加以重視。
處理會議意外情況三大準則
領導在進行任何會議的過程中,都有可能出現一些意想不到的情況。對這些情況,主持人一定要沉著冷靜,靠自己的應變能力恰當地加以處理。
1.如何應對會議開始的冷場
冷場,是會議活動中一種常見而又使會議主持者頗感難辦的問題。冷場的原因很多,我們應針對不同的原因,采取不同的措施。
(1)與會者無思想準備,一時難以發言。特別是事先沒有打招呼,臨時召開的會議就很容易出現冷場,這時會議主持者可以鼓勵大家先談不成熟意見,在討論中再補充完善。也可以讓大家先做短暫的準備,然後發言。
(2)與會者對所討論的議題不理解、不明白而感到無從開口,會議主持者應詳細、明確地交代議題,對與會者進行耐心啟發。
(3)會議議題直接涉及與會者多數人的利益,因為有太多顧慮而造成的冷場,會議主持者應先啟發與其利益關係不太大的,或者是大家公認比較正直、公道的人發言,然後再逐步深入。隻要有人開了頭,冷場就會變成熱烈。
(4)會議議題有一定的難度和複雜性,一時不易提出明確意見而出現冷場,這時會議主持者可以由淺入深,啟發大家開動腦筋,逐步接觸問題的實質,也可以選擇分析能力強、比較敏銳的同誌率先發言,打開突破口再引導大家討論發言。
2.巧妙打破部分人的沉默
當一部分人在會議上沉默時,主持者應當思索沉默的原因,有針對性地采取對策。會議中的沉默通常有以下幾種情況:
(1)顧慮、害羞的沉默。對此,會議主持人要尋找機會鼓勵這些人發言,表示出對他們的發言很感興趣,促使他們大膽發言。
(2)持少數意見者的沉默。當會上多數人同意某種意見,出現了一邊倒的情況,持少數意見的人知道自己的意見已經被孤立,也就不講了。在這種情況下,主持者不應急於表態同意多數人的意見,而應當耐心地、熱情地鼓勵有異議的人講出自己的見解,以便比較。
(3)無所謂的沉默。當會議議題與部分人關係不大時,有人會認為議題與己無關,抱著無所謂的態度而不願開動腦筋。會議主持者應采取恰當的方法把他們引導到會議議題上來,促使其思考問題。