通信雙方在啟動傳真通信後，不要掛機，這樣在傳真結束後，可再進行通話。有時，傳真機亦可能會出現“噗，噗……”的聲音，這時隻要按下“通話請求”或“停止”鍵，便可消除這個聲音而進行正常的通話。
（三）複印
傳真機具有簡化的複印功能，其操作步驟如下。
（1）將要複印的稿件按規定放置於傳真機進紙口處。
（2）按下傳真機上的“複印”鍵，即可開始複印。
注意：應盡量避免用傳真機的複印功能來複印資料，對於熱敏記錄方式的傳真機更是如此。因為熱敏紙記錄方式的傳真機完成複印功能的主要部件是熱敏間，它是傳真機最重要的部件之一，靠自身發熱工作，應盡量減少其工作時間，以延長傳真機的使用壽命。此外，熱敏紙記錄的文件不宜長期保存，這是因為傳真紙上的化學染料不穩定，時間長了或受陽光照射後，傳真紙上的字會逐漸褪色。因此，對於重要的、需要長期保存的文件，最好采用靜電複印機進行複印。
四、傳真機的常見問題及日常維護
（一）傳真機的常見問題及處理
1.傳真機打印時，紙張全白
使用的傳真機為熱感式傳真機，則可能是記錄紙正反麵安裝錯誤，將記錄紙反麵放置再重新試一試。熱感式傳真機所使用的傳真紙隻有一麵塗有化學藥劑，如果安裝錯了，在接收傳真時就不會印出任何文字或圖片。
使用的傳真機為噴墨式傳真機，則有可能是噴嘴頭堵住，清潔噴墨頭或更換墨盒即可。
2.紙張無法正常饋出
檢查進紙器部分是否有異物阻塞，原稿位置掃描傳感器是否失效，進紙滾軸間隙是否過大等。檢查發送電機是否轉動，如不轉動則需檢查與電機有關的電路及電機本身是否損壞。
3.電話正常使用卻無法收發傳真
如果電話與傳真機共享一條電話線，檢查電話線是否連接錯誤。將電信局電話線插入傳真機標示“LINE”插孔，將電話分機插入傳真機標示“TEL”插孔。
4.機器卡紙
卡紙是傳真機經常出現的故障，特別是使用新的紙張或用過的紙張都較容易產生卡紙故障。如果發生卡紙，在取紙時要注意，隻可扳動傳真機說明書上允許動的部件，不要盲目拉扯上蓋。而且盡可能一次將整紙取出，不要把破碎的紙片留在傳真機內。
5.傳真、打印時紙張出現黑線或白線
接收到的文件或複印時打印的文件出現一條或數條黑線。如果是CCD傳真機，可能是反射鏡頭髒了；如果是CIS傳真機，可能是透光玻璃髒了。根據傳真機使用手冊上的說明，用棉球或軟布蘸酒精擦清潔即可。如果清潔完畢後仍無法解決問題，需將傳真機送修檢查。
接收到的文件或複印時打印的文件出現白線，通常是由於熱敏頭（TPH）斷絲或沾有汙物所致。如果是斷絲，則應更換相同型號的熱敏頭。如果是有汙物，可用棉球清除。
6.傳真機功能鍵無效
傳真機出現功能鍵無效的現象，應先檢查按鍵是否有被鎖定，然後檢查電源，並重新開機讓傳真機再一次進行複位檢測，以清除某些死循環程序。如果還不能解決問題，需送修檢查。
7.接收到的傳真字體變小
一般傳真機會有壓縮功能，將字體縮小以節省紙張，但會與原稿不同或版麵不同，可參考手冊將“省紙功能”關閉或恢複出廠默認值即可。
8.接通電源後響起報警聲
出現報警聲通常是主電路板檢測到整機有異常情況，可按下列步驟處理：檢查紙倉裏是否有記錄紙且記錄紙是否放置到位，紙倉蓋、前蓋等是否打開或合上時不到位，各個傳感器是否完好，主控電路板是否有短路等異常情況。
9.更換耗材後傳真或打印效果差
如果是更換感光體或鐵粉後，傳真或打印效果沒有原先的好。檢查磁棒兩旁的磁棒滑輪是不是在使用張數超過15萬張還沒更換過，而使磁刷摩擦感光體，從而導致傳真或打印效果及壽命減弱。建議每次更換鐵粉及感光體時，要一起更換磁棒滑輪，以確保延長感光體壽命。
如果是更換上熱或下熱後，壽命沒有原先長，可檢查是否因為分離爪、矽油棒及軸承老化，而致使上熱或下熱壽命縮短。