（二）傳真機的日常維護
（1）不頻繁地開關傳真機。否則會加速傳真機內部電子元件的老化，導致縮短傳真機的使用壽命。
（2）使用標準的傳真紙。如果傳真機的光潔度不夠，會造成熱敏頭和輸紙輥的磨損。
（3）不在高溫、強磁或強腐蝕氣體環境中使用傳真機，否則會影響傳真機記錄的印字質量，或對電子線路造成損壞、幹擾通話等現象。
（4）不傳真帶有裝訂針、大頭針之類的文件以及墨跡或膠水未幹的稿件，否則，硬物質會引起傳真機發生故障；稿件上的墨跡或膠水易弄髒掃描玻璃，導致傳真的效果下降。
（5）不在打雷下雨時使用傳真機，否則，雷電容易通過電話線損壞傳真機。因此在打雷下雨時要關掉傳真機的電源，將電話線插頭拔掉。
傳真機的主要技術指標
1.分辨率
分辨率又稱掃描密度，可分為垂直分辨率和水平分辨率。垂直分辨率是指垂直方向每毫米的像素點數。傳真機國際標準的水平掃描密度為8像素/毫米。垂直方向的掃描密度則可分為標準：3.85線/毫米；精細：7.7線/毫米；超精細：13.4線/毫米。一般中高檔傳真機均具有超精細功能。無超精細功能的傳真機在複印或發送時，對細小文字、複雜圖像的處理可能會丟掉某些細節，造成副本的可讀性不強。
2.有效記錄幅麵
有效記錄幅麵可分為A4（210毫米）和B4（252毫米）。有效記錄幅麵為A4的，其有效掃描寬度為216毫米；有效記錄幅麵為B4的，其有效掃描寬度為256毫米。A4幅麵每行為1728像素，B4幅麵每行為2048像素。B4幅麵的傳真機較適合於辦公室使用，可用於B4幅麵文件的複印與收、發傳真。
3.發送時間
發送時間指傳真機發送l頁國際標準樣張所需要的時間，發送時間一般在6～45s。發送時間的長短取決於傳真機所采用的調製解調器速度、電路形式及軟件編程，中低檔傳真機的調製解調器速度最高為9600bit/s，可自動調節為7200/4800/2400bit/s；高檔傳真機的調製解調器最高速度為14400bit/s，發送時間最快可達6s。發送時間在9s以下的均為高檔傳真機。
4.中間色調
中間色調又稱灰度級，是反映圖像亮度層次、黑白對比變化的技術指標。傳真機具有的中間色調級數越多，其所記錄與傳輸得到副本的圖像層次就越豐富、越逼真。采用CCD作為掃描器的傳真機，其中間色調可達64級；而采用CIS作為掃描器的傳真機，其中間色調最多可達32級，一般均在16級以下。因此，對於經常需要對圖像信息進行傳真和複印的使用者來說，采用CCD掃描方式的傳真機當為首選，並且應選擇具有64級中間色調的傳真機。
本節“案例導入”中的小李打算用傳真的方式將資料傳給對方，他要做的是：首先把相關資料放入傳真機的進稿器上，然後撥對方的電話號碼。若占線，可重撥，直至撥通。等待對方“準備好”的回音，當聽到對方電話傳來“嗶”音信號時，立即按下“啟動”鍵，掛下話筒。此時資料會自動地進入傳真機並被發送給對方。
辦公室小王近期接到一個任務，公司領導讓他把某類產品的係列資料進行彙編。小王到公司有關部門收集電子資料，卻發現有些電子資料已經不存在了，隻有文本資料。要是把文本資料一點一點地打出來，可能需要很長時間，於是他想到使用掃描儀會快得多。請問如何使用掃描儀將文本資料轉化為電子資料？
一、掃描儀的分類
（一）按接口方式分
1.SCSI接口
SCSI接口的掃描儀需要一塊SCSI卡將掃描儀與計算機相連接（所需的SCSI卡一般在掃描儀中自帶），早期的掃描儀大都是SCSI接口。優點是傳輸速度較快，掃描質量高。缺點是需要開機箱安裝一塊SCSI卡，要占用一個ISA或PCI槽以及相應的中斷，安裝相對複雜，有可能與其他配件發生衝突。
2.EPP接口
就是打印口（並口）。與SCSI的掃描儀相比，速度較慢，掃描質量稍差；但安裝方便，兼容性好。大多采用EPP接口的掃描儀後部都有兩個接口：一個接計算機；另一個接其他的並口設備（一般是打印機）。
3.USB接口
USB接口是最新出現的接口形式。一般的ATX主板都自帶USB接口，老式的AT主板一般不帶（一些較新的AT主板上有USB的連接端口，但需另買連接線）。優點是速度較EPP快，可帶電插拔，即插即用；較新的USB掃描儀可直接由USB口取電，無須另加電源。缺點是舊型號的機器用不了。