傳真機按記錄方式可分為熱敏紙記錄方式和普通紙記錄方式兩種。
1.熱敏紙記錄方式
熱敏紙記錄方式是以熱敏紙作為載體，依靠熱敏頭發熱，使熱敏紙變色而記錄傳真內容。目前傳真機大多采用熱敏紙記錄方式。采用熱敏紙記錄方式的優點是費用便宜，缺點是文件保存時間不長。
2.普通紙記錄方式
普通紙記錄方式可分為激光靜電複印方式、噴墨記錄方式和熱傳導方式。
（1）激光靜電複印方式，是靠激光束照射硒鼓將墨粉附著在複印紙上。
（2）噴墨記錄方式，使用液體墨水通過噴墨頭記錄在複印紙上。
（3）熱傳導方式，是通過熱敏頭加熱色帶將內容印在複印紙上。
采用普通紙記錄方式的成本稍高，但文件可長期保存。目前采用普通紙記錄的傳真機普遍采用激光靜電複印方式。普通紙記錄方式是傳真機未來的發展趨勢。
二、發送傳真的準備工作
不同類型傳真機的操作方法略有差別，因而在使用時應按其說明書進行。
（一）調整傳真機的工作狀態
在傳真通信前，要根據發文要求和傳輸信道質量對傳真機工作狀態進行調整。
（二）裝入記錄紙
目前，有的傳真機使用熱感紙，有的傳真機使用普通的複印紙。
使用熱感紙的傳真機要注意記錄紙的幅寬必須符合規格要求，紙卷兩端不要卡得太緊；注意記錄紙的正反，紙的正麵應對著感熱記錄頭；記錄紙的紙頭應按說明書上的規定裝到指定的位置。
使用普通紙的傳真機要注意檢查墨盒，防止因墨用光而打印不出來的現象。
（三）檢查原稿
要保證原稿的質量，選擇原稿文件時最好使用打印機打印的或用黑墨水寫的原稿，並且使用白色或淺色的紙作為介質。過大、過小、過薄、過厚的原稿都不能使用。另外，發送傳真前一定要取下原稿上的大頭針、回形針或其他硬物。
（四）放置文件
將待發送的文稿按傳真機的所示方向，放入傳真機的進紙槽，並按尺寸調整導紙器，使之緊挨文件邊緣。注意：一次放置的文件頁數不能超過規定頁數，文件頂端要推進到能夠啟動自動輸紙的地方。
三、傳真機的操作
（一）發送文件
1.手動撥號發送文件
（1）裝入文件。把將要發送的文件放入文件進稿器上，選擇好清晰度和對比度。
（2）呼叫對方。撥對方的電話號碼，若占線可重撥，直至撥通。
（3）等待對方“準備好”的回音。此時可能出現兩種情況：
①對方傳真機處於自動接收狀態，用戶會聽到“準備好接收”的“嗶”音信號（CED信號）。
②對方傳真機處於手動接收狀態，請對方按下“啟動（START）”鍵，你將聽到類似“嗶”音的信號。
（4）啟動發送操作。當聽到對方傳來的“嗶”音信號，立即按下“啟動”鍵，掛下話筒，文稿會自動地進入傳真機並被發送給對方。此時，如果傳輸成功，將會顯示“成功發送”；倘若傳輸失敗，則會有出錯信息顯示。
2.用縮位撥號或單觸鍵撥號發送文件
如果傳真機具備快速撥號功能，且用戶所需的電話號碼已存入傳真機，這時，將文稿放進文稿進紙器中，且選擇好分辨率和對比度，按下相應的縮位撥號鍵或單觸鍵，傳真機將開始自動撥號，撥通以後的操作方法同上麵的手動發送。
（二）接收文件
1.自動接收
（1）自動接收時，傳真機必須是處於自動接收狀態，可用鍵選擇或者通過編程設置；通常會有自動接收指示燈指示或在顯示屏上顯示現時為自動接收狀態。
（2）對方發送的傳真到來時，電話鈴在響若幹聲後（可按要求設置）即轉入自動接收，接收對方傳來的傳輸文稿。
（3）接收完畢，若成功，則會有通信成功的信息顯示；不成功，則會有出錯信息顯示或告警。
2.手動接收
在傳真機處於手動接收的狀態下，電話鈴聲響聲後，即可進行接收操作，具體可分兩種情況。
（1）對方是手動發送，回答呼叫，按照對方要求，按下“啟動”鍵，掛下話筒，便可接收對方來的傳真文件。
（2）對方是自動發送，在拿起話筒時，會聽到類似“嗶”音的CNG信號，這表明對方是自動發送傳真狀態，這時按下“啟動”鍵便能接收文件。