隨著現代辦公節奏的加快，辦公自動化漸漸地深入人心，複印機、傳真機、打印機、掃描儀和刻錄機等走進了辦公室，成為人們平時辦公所必需的輔助工具。雖然現在很多人都提倡無紙化辦公，但出於資料存檔等方麵的特定需要，不少文件還是需要以紙質的形式保存下來，有些文件則需要傳輸給客戶，這就需要一些辦公輔助設備。本章主要介紹這些常見辦公設備的基本知識、使用方法、常見故障與日常維護，以提高現代辦公效率。
當人們在處理一些重要文件時，有時需要將文檔直接打印到紙張上進行版麵校準，但如果使用的是噴墨打印機，並且文檔中含有大量的圖片，那麼打印樣稿就要耗費大量的墨水，如果是彩打就更不得了，從而會造成不必要的浪費與開支。那麼如何實現在打印文檔的時候不打印出圖片，但仍然保留圖片的位置，在節約打印開支的前提下，保證頁麵排版的完整性？
一、打印機的種類
打印機按其工作方式可分為擊打式和非擊打式兩大係列，按有無色彩可分為單色和彩色兩種。目前常用的打印機有針式打印機、噴墨式打印機和激光打印機三種。噴墨打印機和激光打印機又稱為噴墨式印字機和激光式印字機，這是因為它們屬於非擊打式打印機的緣故。
（一）針式打印機
針式打印機顧名思義是通過打印針來進行工作的，當接到打印命令時，打印針向外撞擊色帶，將色帶的墨跡打印到紙上。針式打印機按針數可分為9針和24針兩種。打印速度一般為50～200個漢字/秒，該類打印機按寬度可分為窄行（80列）和寬行（132列）兩種，目前在我國使用最廣泛的是帶漢字字庫的24針打印機。
針式打印機的優點是結構簡單，耗材省，維護費用低，可打印多層介質（如銀行等需打印多聯單據）；缺點是噪聲大，分辨率低，體積較大，打印速度慢，打印針易折斷。
（二）噴墨打印機
噴墨打印機按噴墨形式可分為液態噴墨打印機和固態噴墨打印機兩種。
1.液態噴墨打印機
液態噴墨打印機是讓墨水通過細噴嘴，在強電場作用下，以高速墨水束噴出，在紙上形成文字和圖像。從技術上看可以分為：
（1）佳能公司專利的氣泡式，其工作原理是利用加熱產生的氣泡，使墨水通過噴嘴噴到打印紙上。
（2）愛普生公司專利的多層壓電式技術，對噴出的墨水進行嚴密完整的控製，使墨粒微小而均勻，改善了因墨點不均勻而導致的噴墨打印不清晰的問題。
（3）惠普公司的熱感式技術，采用這種技術是將墨水與打印頭設計為一體，
受熱後將墨水噴出。人們平常所說的噴墨打印機均為液態噴墨打印機。
2.固態噴墨打印機
固態噴墨是泰克公司1991年推出的專利技術。它所使用的相變墨在室溫下是固態，打印時墨被加熱液化，之後噴射到紙上並滲透其中，附著性相當好，色彩也極為鮮亮，打印效果有時甚至超過熱蠟式打印機。
噴墨打印機的優點是噪聲低，打印質量比針式好，彩色效果好，速度快；缺點是不能打印多層介質，打印成本較高。
（三）激光打印機
激光打印機是利用電子成像技術進行打印的。當調製激光束在硒鼓上沿軸向進行掃描時，按點陣組字的原理，使鼓麵感光，構成負電荷陰影，當鼓麵經過帶正電的墨粉時，感光部分就吸附上墨粉，然後將墨粉轉印到紙上，紙上的墨粉經加熱熔化形成永久性的字符和圖形。
激光打印機的優點是印字質量高，分辨率高，噪聲低，速度快，色彩豔麗，緩衝區大時占用主機的時間將相對減少；缺點是價格高，打印成本較高，不能打印多層介質，體積較大。
（四）其他類型打印機
除以上三種打印機之外，還有熱蠟式、熱升華式和染料擴散式打印機。
1.熱蠟式打印機
熱蠟式打印機也叫做熱轉印式打印機，它是利用打印頭上的發熱元器件加熱浸透彩色蠟的色帶，使色帶上的固態油墨轉印到打印介質上。
一個簡單的操作，卻能夠節約打印的成本。具體步驟：在Word窗口中執行【工具】-【選項】命令，彈出選項對話框。然後選擇【打印】選項卡，在【打印選項】下麵將“草稿輸出”進行√，同時，在“打印文檔的附加信息”這一欄，將“圖形對象”前麵的√去掉。然後，直接點擊【打印】，即可在不打印圖片的前提下完整地將頁麵作為草稿輸出到紙張上。
公司王經理準備到銀行辦理有關業務，需要帶上身份證原件及複印件。王經理讓辦公室小李幫其複印一下身份證。接到任務後，小李思考著如何把身份證的正反兩麵複印到同一張紙上。